Glossar: Begriffe aus dem Teilnehmermanagement
Jeder Begriff in einem Satz erklärt, so wie wir ihn in Projekten verwenden. Ausführliche Einträge verlinken auf die passende Funktion in AirLST.
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A
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Akkreditierung
Akkreditierung ist die Prüfung und Freigabe von Personen für den Zutritt zu einer Veranstaltung oder zu bestimmten Bereichen – inklusive Ausgabe eines Zutrittsnachweises.
Der Begriff stammt aus Formaten mit erhöhten Sicherheits- oder Zugangsanforderungen: Pressevertreter, Dienstleister, VIPs oder Mitarbeitende erhalten nach Prüfung ihrer Berechtigung ein Badge, ein Ticket oder ein RFID-Medium, das den Zutritt zu definierten Zonen steuert. Vor Ort wird die Akkreditierung häufig mit Barcode-Scanning und Zutrittskontrolle kombiniert.
Wie die Presseakkreditierung abläuft, beschreibt der Guide Presseakkreditierung organisieren. Für Akkreditierung mit Personal und Technik vor Ort unterstützt AirLST mit dem Team für den Einlass vor Ort.
B
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Badge / Namensschild
Ein Badge ist ein personalisiertes Namensschild, das Gäste auf einer Veranstaltung identifiziert und – mit aufgedrucktem Barcode oder QR-Code – zugleich als Scan-Medium für Zutritt und Anwesenheit dient.
Typische Angaben auf einem Badge sind Name, Firma und gegebenenfalls Position oder Gästekategorie. Modern ist der Druck „on demand“ direkt beim Check-in: Das Schild entsteht erst, wenn der Gast wirklich eintrifft – das spart Ausschuss durch No-Shows und lange Abholtische mit vorsortierten Schildern.
Details auf der Seite zum Namensschilder-Druck inklusive Barcode.
D
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Digitale Gästeliste
Eine digitale Gästeliste ist die zentrale, in Echtzeit aktualisierte Datenbank aller eingeladenen und angemeldeten Gäste einer Veranstaltung.
Anders als eine Excel-Tabelle wird die digitale Gästeliste von allen Prozessen automatisch mitgepflegt: Anmeldungen, Absagen, Begleitpersonen, Check-ins und Änderungen landen ohne manuelles Übertragen am selben Ort. Damit ist sie die „Single Source of Truth“ des Teilnehmermanagements – vom Einladungsversand bis zur Auswertung nach dem Event.
Mehr dazu auf der Funktionsseite zur digitalen Gästeliste.
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Double-Opt-in
Double-Opt-in ist ein zweistufiges Anmeldeverfahren, bei dem Empfänger ihre E-Mail-Adresse über einen Bestätigungslink verifizieren, bevor sie weitere Nachrichten erhalten.
Im Eventkontext spielt Double-Opt-in vor allem bei Newslettern und werblicher Kommunikation eine Rolle: Es dokumentiert die Einwilligung des Empfängers nachweisbar und hat sich dafür als Standard etabliert. Für die reine Transaktionskommunikation einer Anmeldung (etwa die Anmeldebestätigung selbst) gelten andere Maßstäbe als für Marketing-Mails.
Wie Anmeldedaten sauber erhoben werden, zeigt die Seite zu den Online-Anmeldungen; die Grundlagen des Datenschutzes bündelt die Seite DSGVO bei AirLST.
E
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Einladungsmanagement
Einladungsmanagement umfasst das Erstellen, den personalisierten Versand und das Nachverfolgen von Event-Einladungen inklusive aller Zu- und Absagen.
Zum Einladungsmanagement gehören der Versand von Save-the-Dates und Einladungen im Design des Veranstalters, personalisierte Anschreiben, Erinnerungen sowie die laufende Übersicht, wer zugesagt, abgesagt oder noch nicht reagiert hat. Jede Rückmeldung fließt dabei direkt in die digitale Gästeliste ein.
Wie das in AirLST funktioniert, zeigt die Funktionsseite zum Einladungsmanagement mit personalisierten E-Mail-Einladungen.
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Event Check-in
Der Event Check-in ist die Erfassung der tatsächlichen Anwesenheit von Gästen am Einlass einer Veranstaltung – heute meist per QR-Code-Scan mit einer Check-in-App.
Beim digitalen Check-in scannt das Einlass-Team das persönliche Ticket des Gastes; der Anwesenheitsstatus wird in Echtzeit in der Gästeliste vermerkt. So entstehen keine Warteschlangen durch händisches Abhaken, doppelte oder gefälschte Tickets fallen sofort auf, und Veranstalter sehen jederzeit, wie viele Gäste bereits eingetroffen sind.
Alle Details – inklusive Badge-Druck direkt am Einlass – auf der Seite Event Check-in mit QR-Code-Scan.
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Event-CRM
Ein Event-CRM ist eine Datenbank, die Gästebeziehungen eventübergreifend pflegt – mit Einladungshistorie, Teilnahmen, Präferenzen und Kontaktdaten an einem Ort.
Während eine Gästeliste zunächst für ein einzelnes Event gilt, macht ein Event-CRM aus vielen Veranstaltungen ein Gesamtbild: Wer wurde wann eingeladen, wer kam tatsächlich, welche Ernährungswünsche oder Interessen sind bekannt? Diese Historie macht Folge-Einladungen persönlicher und die Zielgruppenauswahl präziser.
Mehr dazu auf der Funktionsseite zum Event-CRM – und zur Anbindung an bestehende CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot auf der Seite API & Integrationen.
H
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Hospitality
Hospitality bezeichnet im Eventkontext die besondere Betreuung ausgewählter Gäste – etwa VIPs, Sponsoren oder Geschäftspartner – mit eigenen Einladungsprozessen, Kontingenten und Services.
Hospitality-Programme reichen von reservierten Bereichen und persönlichen Ansprechpartnern bis zu eigenen Ticketkontingenten, die Fachbereiche oder Partner an ihre Gäste vergeben. Organisatorisch bedeutet das: getrennte Gästegruppen, Freigabeprozesse und eine saubere Nachverfolgung, wer wen eingeladen hat.
Wie das abgebildet wird, zeigt die Seite Nachweis und § 37b bei Hospitality-Einladungen.
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Hybride Events
Hybride Events sind Veranstaltungen, die sowohl in Präsenz als auch virtuell stattfinden.
K
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Kontingentverwaltung
Kontingentverwaltung bedeutet, verfügbare Plätze, Tickets oder Zimmer in festen Teilmengen zu definieren und deren Vergabe automatisch zu begrenzen.
Typische Kontingente sind ein Gästelimit für das Gesamtevent, Teilmengen je Workshop-Runde oder Rahmenprogramm, Ticketkontingente je Abteilung oder Partner sowie Zimmerkontingente in Eventhotels. Ist ein Kontingent erschöpft, schließt die Anmeldung automatisch oder eine Warteliste übernimmt.
Ein ausführliches Anwendungsbeispiel ist die Verwaltung von Ticketkontingenten im VIP-Ticketing.
N
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No-Show-Quote
Die No-Show-Quote ist der Anteil der angemeldeten Gäste, die trotz Zusage nicht zur Veranstaltung erscheinen.
Die Kennzahl entsteht aus dem Abgleich von Anmeldungen und tatsächlichen Check-ins und gehört zu den wichtigsten Steuerungsgrößen im Teilnehmermanagement: Sie beeinflusst Catering-Mengen, Raum- und Sitzplatzplanung sowie die Frage, ob Überbuchung oder Warteliste sinnvoll sind. Verlässlich messen lässt sie sich nur mit digitalem Check-in.
Wie Anwesenheit und No-Show-Quote ausgewertet werden, zeigen die Eventstatistiken.
Q
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QR-Code-Ticket
Ein QR-Code-Ticket ist eine Eintrittskarte mit einem eindeutigen, maschinenlesbaren Code, der am Einlass gescannt und dabei automatisch auf Gültigkeit geprüft wird.
Jeder Code existiert nur einmal und ist nur einmal einlösbar – das macht QR-Code-Tickets fälschungssicher. Gäste zeigen den Code wahlweise auf dem Smartphone-Display oder als Ausdruck vor; versendet wird das Ticket in der Regel automatisch mit der Anmeldebestätigung.
Wie Tickets erstellt und verwaltet werden, erklärt die Seite zum Event-Ticketing mit QR-Code-Tickets.
R
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RSVP
RSVP steht für das französische „Répondez s’il vous plaît“ („Bitte antworten Sie“) und bezeichnet die Bitte um verbindliche Zu- oder Absage auf eine Einladung.
Im Eventmanagement ist „RSVP“ zum Sammelbegriff für den gesamten Rückmeldeprozess geworden: Gäste bestätigen oder ablehnen ihre Teilnahme, Veranstalter erhalten damit eine belastbare Planungsgrundlage. Digital läuft das RSVP über einen persönlichen Link in der Einladung, der zur Anmeldeseite führt – die Antwort landet automatisch in der Gästeliste.
Wie Anmeldeformulare dafür aufgebaut werden, zeigt die Seite zu den Online-Anmeldungen mit individuellen Formularen.
S
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Save-the-Date
Ein Save-the-Date ist eine Vorankündigung, die Gäste frühzeitig über den Termin einer Veranstaltung informiert, bevor die eigentliche Einladung mit allen Details folgt.
Save-the-Dates sichern den Platz im Kalender wichtiger Gäste, lange bevor Programm und Anmeldung stehen. Im digitalen Teilnehmermanagement wird das Save-the-Date als erste Stufe des Einladungsprozesses versendet – an dieselbe Gästeliste, die später auch Einladung und Erinnerungen erhält.
Mehr zum mehrstufigen Versand auf der Seite zum Einladungsmanagement.
T
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Teilnehmermanagement
Teilnehmermanagement bezeichnet die Organisation aller Teilnehmerdaten und -prozesse einer Veranstaltung – von der Einladung über Anmeldung und Gästeliste bis zum Check-in und zur Auswertung.
In der Praxis umfasst Teilnehmermanagement vier Phasen: Vor dem Event werden Gäste eingeladen und ihre Rückmeldungen erfasst, während der Anmeldephase entstehen strukturierte Daten (etwa Kontaktdaten, Reisedaten oder Workshop-Wünsche), am Veranstaltungstag wird die Anwesenheit beim Einlass registriert, und danach liefern Statistiken und Umfragen die Grundlage für das Follow-up. Software bündelt diese Phasen in einer zentralen Gästeliste, statt sie über Excel-Tabellen und E-Mail-Postfächer zu verteilen.
Einen Überblick über alle Software-Bausteine gibt die Seite Funktionen für das Teilnehmermanagement; wie die Einführung gelingt, beschreibt der Guide „Teilnehmermanagement einführen“.
V
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Vertreterversammlung
Eine Vertreterversammlung ist die Generalversammlung einer Genossenschaft, in der gewählte Vertreter statt aller Mitglieder entscheiden.
W
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Warteliste
Eine Warteliste erfasst Anmeldungen, die über die verfügbare Kapazität hinausgehen, und rückt Interessenten geordnet nach, sobald Plätze frei werden.
Wartelisten verhindern, dass ausgebuchte Events Interessenten verlieren: Sagt ein angemeldeter Gast ab, kann der nächste Platz automatisch oder nach Freigabe vergeben werden. Besonders bei Seminaren mit begrenzten Plätzen gehört die Warteliste zum Standard.
Mehr dazu auf der Seite Wartelisten in der Seminar-Software.
Alle Begriffe an einem Ort: in der Gästeliste
Einladung, Anmeldung, Ticket, Check-in und Auswertung laufen in AirLST über dieselbe Gästeliste.
- Einladungen und Zusagen verfolgen
- QR-Tickets automatisch versenden
- Check-in mit Echtzeit-Status
Häufige Fragen zu Begriffen im Teilnehmermanagement
Worin unterscheiden sich Teilnehmermanagement und Eventmanagement?
Eventmanagement umfasst die gesamte Organisation einer Veranstaltung – Location, Programm, Catering, Technik und Budget. Teilnehmermanagement ist der Teilbereich, der sich ausschließlich um die Gäste kümmert: Einladung, Anmeldung, Gästeliste, Check-in und Auswertung. Software für Teilnehmermanagement digitalisiert genau diese Kette.
Was ist der Unterschied zwischen Kontingent und Warteliste?
Ein Kontingent begrenzt die Anzahl verfügbarer Plätze im Voraus – etwa ein Gästelimit oder Teilmengen je Workshop. Die Warteliste greift, wenn ein Kontingent erschöpft ist: Sie sammelt weitere Interessenten und rückt sie nach, sobald Plätze frei werden. Beide Instrumente arbeiten also zusammen, siehe Ticketkontingente und Wartelisten.
Warum ist die No-Show-Quote eine wichtige Kennzahl?
Weil sie den Unterschied zwischen Anmeldung und Realität misst: Catering, Bestuhlung und Personalplanung richten sich nach den Gästen, die wirklich kommen. Wer seine No-Show-Quote kennt, plant Mengen realistischer und entscheidet fundiert über Erinnerungs-Mails oder Wartelisten. Gemessen wird sie über den Abgleich von Anmeldungen und Check-ins in den Eventstatistiken.
Ist Double-Opt-in für Event-Einladungen Pflicht?
Für werbliche E-Mail-Kommunikation wie Newsletter hat sich Double-Opt-in als Standard etabliert, weil es die Einwilligung nachweisbar dokumentiert. Ob es im Einzelfall erforderlich ist, hängt vom Charakter der Kommunikation und der bestehenden Geschäftsbeziehung ab – das sollte mit dem eigenen Datenschutzverantwortlichen geklärt werden. Wie AirLST mit personenbezogenen Daten umgeht, beschreibt die Seite DSGVO & Datenschutz.
Was gehört auf ein Namensschild (Badge)?
Bewährt haben sich gut lesbarer Name, Firma und – je nach Format – Position oder Gästekategorie. Ein aufgedruckter Barcode oder QR-Code macht das Badge zusätzlich zum Scan-Medium für Zutrittskontrolle und Anwesenheitserfassung. Mehr dazu auf der Seite zum Namensschilder-Druck.