Einladungsmanagement: Definition
Auch: Einladungsverwaltung, Event-Einladungsmanagement. Gemeint ist die ganze Kommunikation mit den Gästen bis zur Veranstaltung, nicht nur die eine Einladungsmail.
Einladungsmanagement umfasst das Erstellen, den personalisierten Versand und das Nachverfolgen von Event-Einladungen inklusive aller Zu- und Absagen.
Zum Einladungsmanagement gehören Save the Date, Einladung mit persönlichem Anmeldelink, Bestätigung, Erinnerungen an Gäste ohne Rückmeldung und die laufende Übersicht, wer zugesagt, abgesagt oder noch nicht reagiert hat. Jede Rückmeldung fließt dabei in die Gästeliste, und der Status des Gastes entscheidet, welche Nachricht er als Nächstes bekommt. Wie das als Software aussieht, zeigt die Seite Einladungsmanagement.
Welche Nachrichten gehören zum Einladungsmanagement?
Eine Einladung ist selten eine einzige Mail. Typisch sind fünf Schritte, die alle auf demselben Gastdatensatz arbeiten:
01Save the DateDer erste Kontakt, damit der Termin im Kalender steht, bevor das Programm fertig ist.
02EinladungPersönliche Anrede und ein eigener Anmeldelink je Gast, der die Antwort eindeutig zuordnet.
03BestätigungNach der Zusage, mit Ticket und Kalenderdatei. Eine Absage löst die Stornierung aus.
04ErinnerungNur an Gäste, die noch nicht reagiert haben.
05Eventinformation und Follow-upAnfahrt und Agenda kurz vor dem Termin, danach Dank, Rückblick oder Umfrage.
Nicht zu verwechseln mit
| Merkmal | Serien-E-Mail | Einladungsmanagement | Teilnehmermanagement |
|---|---|---|---|
| Umfang | eine Nachricht an eine Liste | alle Nachrichten bis zum Event | alle Daten und Abläufe von der Einladung bis zur Auswertung |
| Rückmeldung | per Antwortmail, von Hand übertragen | über den Anmeldelink direkt in die Gästeliste | wie Einladungsmanagement, dazu Anmeldedaten und Check-in |
| Nächste Nachricht | Empfänger von Hand auswählen | folgt aus dem Status des Gastes | folgt aus dem Status des Gastes |
| Ergebnis | Öffnungen und Klicks | Zusagen, Absagen, offene Rückmeldungen | zusätzlich Anwesenheit und No-Show-Quote |
Ein Newsletter-Tool verschickt Werbung an Abonnenten und braucht dafür eine Marketing-Einwilligung. Die Einladung zu einem Event und die Bestätigung danach sind dagegen Nachrichten zu einer konkreten Veranstaltung. Teilnehmermanagement ist der Oberbegriff; mehr dazu im Eintrag Teilnehmermanagement.
Woran man gutes Einladungsmanagement misst
- Zustellung: Wie viele Einladungen angekommen sind und welche Adressen unzustellbar waren.
- Rückmeldung: Wie viele Gäste zu- oder abgesagt haben und wie viele noch offen sind.
- Wirkung der Erinnerung: Wie viele offene Rückmeldungen nach dem Reminder beantwortet wurden.
- Anwesenheit: Wer nach der Zusage wirklich gekommen ist. Das zeigt erst der Check-in am Einlass.
Im Produkt
Einladungsmanagement in AirLST
AirLST verbindet jede E-Mail-Vorlage mit dem Status des Gastes in der Gästeliste.
- Vorlagen im Drag-and-drop-Editor, im Design des Veranstalters
- Platzhalter für Anrede, Name und persönlichen Anmeldelink
- Bestätigung, Absage und Erinnerung nach Gaststatus
- Kalenderdatei, PDF-Ticket und Wallet-Ticket als Anlage
- E-Mail-Statistik je Vorlage: zugestellt, geöffnet, geklickt
Verwandte Begriffe
Häufige Fragen zum Einladungsmanagement
Was ist Einladungsmanagement?
Einladungsmanagement ist die Organisation aller Einladungen zu einer Veranstaltung: gestalten, personalisiert versenden, Zu- und Absagen erfassen, an offene Rückmeldungen erinnern und auswerten, wer reagiert hat. Grundlage ist eine Gästeliste, in der jeder Gast einen Status hat.
Was ist der Unterschied zwischen Einladungsmanagement und Teilnehmermanagement?
Einladungsmanagement ist ein Teil des Teilnehmermanagements. Es endet mit der Rückmeldung und den Nachrichten bis zum Event. Teilnehmermanagement umfasst zusätzlich Anmeldedaten, Einlass, Check-in und die Auswertung nach der Veranstaltung.
Brauche ich für Einladungsmanagement eine Software?
Für eine kleine Runde mit einer verantwortlichen Person reicht eine Serien-E-Mail mit einer Tabelle. Sobald mehrere Nachrichten je Event verschickt werden, mehrere Personen daran arbeiten oder Rückmeldungen laufend eintreffen, spart eine Software die Abgleiche: Sie kennt den Status jedes Gastes und schickt Bestätigung und Erinnerung an die richtige Gruppe. Was dazu gehört, zeigt die Seite Einladungsmanagement.