Event Management Software für Unternehmen.Planung, Budget und Gäste in einem System.
Die Event Management Software von AirLST bildet ein Event vollständig ab: Aufgaben planen, Budget führen, Anbieter beauftragen, Gäste einladen und einlassen, Kosten abrechnen. Weil alles in einem System liegt, wissen Sie am Ende nicht nur, was ein Event gekostet hat, sondern was es je anwesendem Gast gekostet hat.
Brand Summit 2026
24.–25. Sep. 2026 · München
Aufgaben planen. Aufgabenliste übernehmen: Die Fristen rechnen sich ab dem Eventdatum, das Team arbeitet im Board. Mehr erfahren: Aufgaben planen
Budget führen. Budget je Gewerk mit Reserve, Prognose aus Geplant, Beauftragt und Ist. Mehr erfahren: Budget führen
Angebote vergleichen. Angebote nebeneinander prüfen, Zuschlag erteilen, Zahlungsplan anlegen. Mehr erfahren: Angebote vergleichen
Event-Webseite gestalten. Im Editor Airstage entsteht die Eventseite mit Anmeldung, im Design Ihrer Marke. Mehr erfahren: Event-Webseite gestalten
Gäste einladen. Einladungen und Erinnerungen aus Vorlagen im Corporate Design. Mehr erfahren: Gäste einladen
Anmeldestand verfolgen. Zusagen, Absagen und Begleitpersonen laufen in der Gästeliste ein. Mehr erfahren: Anmeldestand verfolgen
Event-App bereitstellen. Programm, Ticket und Infos für Gäste im Browser, ohne App Store. Mehr erfahren: Event-App bereitstellen
Gäste einchecken. QR-Scan am Einlass, auch offline; die Anwesenheit steht sofort im System. Mehr erfahren: Gäste einchecken
Ergebnis auswerten. Kosten je Eingeladenem, Bestätigtem und Eingechecktem, Export für das Controlling. Mehr erfahren: Ergebnis auswerten
Eine Event Management Software. Vom Plan bis zum Ergebnis.
Aufgaben, Fristen und Zuständige je Gewerk, aus Vorlagen.
Geplant, beauftragt, bezahlt, mit Prognose je Gewerk.
Einladung, Anmeldung, Ticket und Check-in auf denselben Daten.
Kosten je Teilnehmer und Event-Ergebnis für das Controlling.
Jedes Event startet mit einem Plan.
Aufgaben haben ein Gewerk, eine verantwortliche Person, eine Fälligkeit und eine Priorität. Das Team arbeitet im Board oder in der Liste, je nachdem, was gerade zählt. Wiederkehrende Formate starten aus einer Aufgabenliste: AirLST rechnet die Fälligkeiten vom Eventdatum aus rückwärts.
- Aufgabenlisten als VorlageHändlerkonferenz, Kundentag, Sommerfest: Jede Liste bringt ihre Aufgaben mit Fristen relativ zum Eventbeginn mit. Doppelte Aufgaben entstehen nicht.
- Board oder ListeGruppiert nach Status, Person, Gewerk oder Fälligkeitswoche. Gespeicherte Ansichten gibt es persönlich und für die ganze Organisation.
- Checklisten und KommentareJede Aufgabe hat ihre eigene Checkliste und einen Verlauf der Abstimmung.
- Viele Aufgaben auf einmal ändernStatus, Zuständige, Priorität oder Fälligkeit für eine Auswahl setzen, auch „um X Tage verschieben“, wenn sich der Termin bewegt.
Geplant, beauftragt, bezahlt. Und was am Ende herauskommt.
Das Budget entsteht je Gewerk, mit einer Reserve für das Unvorhergesehene. Ist es abgestimmt, wird es freigegeben und als Version festgehalten. Ab dann zeigt die Prognose je Gewerk, wo das Event landen wird: aus dem, was geplant, was beauftragt und was schon bezahlt ist.
- Budget je Gewerk und ReserveLocation, Catering, Technik, Hotel und Reise, Agentur, Druck: die Gewerke legt Ihre Organisation einmal fest.
- Freigegebene VersionenEine freigegebene Budgetversion ändert sich nicht mehr. Spätere Anpassungen sind eine neue Version, keine stille Korrektur.
- Prognose mit AbweichungJe Gewerk steht, wie weit Beauftragt und Ist vom Budget entfernt sind. So entsteht die Prognose, Schritt für Schritt erklärt.
- Hinweis bei ÜberschreitungLäuft ein Gewerk oder die Reserve über, erscheint ein Hinweis in der Glocke, ebenso bei überfälligen Aufgaben und fälligen Zahlungen.
| Gewerk | Budget | Prognose |
|---|---|---|
| Location | 48.000 € | 46.500 € |
| Catering | 36.000 € | 38.400 € |
| Technik | 28.000 € | 26.200 € |
| Hotel und Reise | 22.000 € | 21.000 € |
| Agentur | 18.000 € | 18.000 € |
| Druck | 6.000 € | 5.200 € |
Angebote vergleichen, Zuschlag erteilen, Zahlungen planen.
Caterer, Technik, Location: Anbieter liegen mit ihren Preislisten im Anbieterverzeichnis Ihrer Organisation und stehen jedem Event zur Verfügung. Angebote werden gegen die Preisliste geprüft und nebeneinander verglichen. Der Zuschlag geht an einen Anbieter, die übrigen Angebote werden mit Begründung abgelehnt.
- AngebotsvergleichBis zu sechs Angebote je Gewerk nebeneinander, Positionen gegen die Preisliste geprüft.
- ZahlungsplanAnzahlung, Raten und Schlusszahlung je Auftrag, mit Fälligkeit. Bezahltes wird mit Datum markiert.
- Kosten und BelegeBelege und Gutschriften mit Mehrwertsteuer und Kostenstelle, bis zur Schlussrechnung.
- Dokumente am EventAngebot, Auftrag, Vertrag, Rechnung und Lageplan liegen beim Event, Downloads werden protokolliert.
| Anbieter | Angebot netto | Status |
|---|---|---|
| Gastro Nord GmbH | 38.400 € | Zuschlag |
| Tafelwerk Catering | 41.900 € | Abgelehnt |
| Küche & Konzept | 44.250 € | Abgelehnt |
- Anzahlung 30 %11.520 €Bezahlt
- Rate bei Menüfreigabe11.520 €Fällig 15.09.
- Schlusszahlung15.360 €Nach dem Event
Wie das für Ihre Events aussieht, zeigen wir Ihnen gern im Gespräch.
Sponsoren mit Paket, Leistung und Gästen.
Sponsoring-Pakete und ihre Leistungen liegen beim Event, mit Vorlagen für wiederkehrende Pakete. Aus jeder zugesagten Leistung wird mit einem Klick eine Aufgabe. Und weil die Gäste im selben System sind, wird der Sponsor direkt in der Gästeliste zugewiesen.
Die Übersicht zeigt je Event, was vereinbart, was bezahlt und was noch offen ist, dazu den Stand der Leistungen.
Logo auf der Bühne, Stand im Foyer, Plätze am Tisch: jede Leistung kann als Aufgabe mit Zuständigem und Frist angelegt werden.
Gäste werden in der Gästeliste ihrem Sponsor zugewiesen. So ist klar, welche Gäste über welches Paket kommen.
Teilnehmermanagement von der Einladung bis zum Check-in.
Die Gäste laufen im selben System wie die Planung. Einladung, Anmeldung, Gästeliste, Ticket und Einlass sind Module der Event Management Software, die Sie je Event zusammenstellen.
Einladungen und Erinnerungen aus Vorlagen, mit eigenem Absender.
Mehr zu EinladungsmanagementFormulare mit Begleitpersonen, Workshops und Hotel.
Mehr zu Online-AnmeldungStatus, Kontingente und Wartelisten je Gast.
Mehr zu Digitale GästelisteTickets mit QR-Code, Zahlung und Rechnung.
Mehr zu Event-TicketingQR-Scan am Einlass, auch offline.
Mehr zu Check-in-AppNamensschilder vorab oder beim Check-in drucken.
Mehr zu NamensschilderPlätze per Drag-and-drop aus der Gästeliste.
Mehr zu SitzplanProgramm und Ticket im Browser, ohne App Store.
Mehr zu Event-AppKontakthistorie über alle Events.
Mehr zu Event-CRMBestätigung, Ticket und Erinnerung laufen automatisch.
Mehr zu Workflow-AutomationWas hat das Event je Gast gekostet?
Weil Kosten und Gäste im selben System liegen, beantwortet das Reporting die Frage, die Controlling und Leitung nach jedem Event stellen: Kosten je Eingeladenem, je Bestätigtem und je Eingechecktem, insgesamt und je Gewerk. Mit dem Ticketumsatz aus AirLST ergibt sich das Ergebnis des Events.
| Gewerk | Je Eingechecktem |
|---|---|
| Location | 53,33 € |
| Catering | 44,04 € |
| Technik | 30,05 € |
| Hotel und Reise | 24,08 € |
| Agentur | 20,64 € |
| Druck | 5,96 € |
Je Eingeladenem, Bestätigtem und Eingechecktem, umschaltbar zwischen Ist und Prognose. No-Shows machen den Unterschied sichtbar.
Ticketumsatz aus bezahlten Bestellungen plus weitere Einnahmen, abzüglich der Kosten. Dazu Kostenverlauf sowie Budget und Prognose.
Der Bericht geht als Excel-Datei an Finance und Leitung. Teilnahmequoten und No-Shows liefern die Eventstatistiken.
Ein Event planen. Alle Events im Blick behalten.
Was im einzelnen Event entsteht, läuft in der Organisation zusammen: Budgets aller Events im Soll-Ist-Vergleich, die Aufgaben und Zahlungen aller Events, ein gemeinsames Anbieterverzeichnis. Rollen regeln, wer was sieht.
- Budgets aller EventsBudget, Prognose und Ist je Event als Liste oder Diagramm, mit Export für das ganze Programm.
- Rollen je EventPlanung ansehen, bearbeiten, einrichten, exportieren: die Rolle im Event entscheidet. Private Events bleiben für nicht zugelassene Nutzer verborgen.
- Ein Standard für alle TeamsGewerke, Aufgabenlisten, Sponsoring-Vorlagen und Vorlagen für Einladung, Webseite und Ticket im Corporate Design gelten für jedes neue Event.
- Ein KontaktstammWer wann zu welchem Event eingeladen war und gekommen ist, steht am Kontakt im Event-CRM.
| Event | Prognose |
|---|---|
| Händlerkonferenz 2026 | 155.300 € |
| Kundentag Frankfurt | 44.100 € |
| Führungskräftetagung | 61.800 € |
| Produkt-Launch Berlin | 118.500 € |
| Partner-Summit | 55.200 € |
Ihr KI-Assistent arbeitet mit.
AirLST ist MCP-fähig: Der AirLST MCP Server verbindet Ihren Assistenten, etwa Claude oder ChatGPT, mit Ihrem Event-Konto. Er baut zum Beispiel die Event-Webseite in Airstage, im Rahmen Ihrer Rechte und mit jedem Schritt im Protokoll. Verfügbar in Airstage, weitere Module folgen.
Bereit für IT, Datenschutz und Einkauf.
Eine Event Management Software läuft nicht neben der IT, sondern in ihr. AirLST bindet sich über die REST-API und Konnektoren an CRM und Marketing-Automation an; Sicherheit und Datenschutz sind einmal geprüft und dokumentiert, nicht je Event neu.
- TISAX-geprüftInformationssicherheit nach dem Standard der Automobilindustrie, siehe TISAX-Prüfung.
- DSGVO-konformAuftragsverarbeitung, Löschkonzept und Unterauftragsverarbeiter stehen im Trust Center.
- Hosting in DeutschlandDie Eventdaten liegen auf deutschen Servern, siehe Hosting.
- Single Sign-onEine sichere Anmeldung für alle Mitarbeitenden und Systeme.
SalesforceKonnektor
HubSpotKonnektor
SAPAnbindung möglich
Microsoft DynamicsAnbindung möglich
REST-APIEigene Anbindungen
MCPKI-Assistenten mit Eventdaten
Anbindung an Marketing-Automation-Anbieter möglich. Umsetzung mit den Integration Services.
Von der Prozessaufnahme bis zum ersten Event im neuen System.
Die Einführung einer Event Management Software ist Organisationsarbeit, nicht nur Technik. Das AirLST-Team begleitet sie in drei Schritten und bleibt danach für Veranstaltungstage und Erweiterungen erreichbar.
-
01
Prozessaufnahme
Welche Eventformate gibt es, welche Teams und Gewerke, welche Systeme müssen angebunden werden. Ergebnis: Aufgabenlisten, Gewerke, Vorlagen und Rollenmodell.
Consulting -
02
Einrichtung und Anbindung
Vorlagen im Corporate Design, Rollen und Rechte, Domains, Sprachen und die Schnittstellen zu CRM und Marketing-Automation.
Enterprise-Implementierung -
03
Schulung und Betrieb
Teams lernen ihr Format, nicht das ganze System. Für große Veranstaltungstage übernimmt AirLST auf Wunsch Einlass und Akkreditierung vor Ort.
Einlass vor Ort
Wie das für Ihre Events aussieht, zeigen wir Ihnen gern im Gespräch.
AirLST im Vergleich zu Tabellen, Ticket-Plattformen und Enterprise-Suiten
Was eine konfigurierte Plattform für Teilnehmermanagement gegenüber den drei üblichen Alternativen leistet. Details unterscheiden sich je Anbieter, bitte dort prüfen.
| Kriterium | AirLSTkonfiguriert für Ihre Organisation | Tabellen und E-MailExcel, Google Sheets, Serienmail | Ticket-PlattformenÖffentlicher Ticketverkauf, Self-Service | Enterprise-SuitenGroße internationale Suiten, auf Angebot |
|---|---|---|---|---|
| Gästeliste mit Einladung, Zusage und Begleitperson | Einladung, RSVP, Begleitpersonen, Kontingente | Von Hand, Serienmail | Ticketkauf, keine Einladungslogik | Enthalten |
| Sitzplan und Kontingente | Drag-and-drop aus der Gästeliste | Zeichnung nebenher | Sitzplatzwahl beim Kauf, je nach Anbieter | Modul, je nach Anbieter |
| Check-in-App, auch offline | QR online und offline, Namensschilder vor Ort | Liste abhaken | Scanner-App, offline je nach Anbieter | Oft Zusatzmodul |
| Event App für Teilnehmer | Digitales Booklet im Browser, ohne App-Store | Nicht vorhanden | Ticket-App, kein Event-Booklet | Meist Zusatzmodul |
| Namensschilder und Einlass-Team vor Ort | Druck vor Ort, Team buchbar | Nicht vorhanden | Nicht Teil des Angebots | Über Partner, je nach Anbieter |
| Persönlicher Service | Fester Ansprechpartner, Einrichtung durch AirLST, Support auf Deutsch | Sie selbst | Self-Service, Support je Tarif | Account Management je Vertrag |
| Konfiguriert statt Standard | Formulare, Abläufe und Branding richtet AirLST ein, White-Label | Frei, aber Handarbeit | Vorlagen, Branding je Tarif | Umfangreich, mit Projektaufwand |
| Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, TISAX | AWS Frankfurt, TISAX-geprüft | Je nach Office-Vertrag | Standort je nach Anbieter | EU-Rechenzentren auf Anfrage |
| KI-Anbindung über MCP | AirLST MCP Server für Claude, ChatGPT, Copilot | Nur über Office-Assistenten | Kein MCP-Server bekannt (10/2026) | Kein MCP-Server bekannt (10/2026) |
| Preismodell | Paket je Monat oder Event, 30 Tage kostenlos testen | Kostenlos, aber Handarbeit | Gebühr je verkauftem Ticket | Angebot und Jahresvertrag |
Stand Oktober 2026. Gattungsvergleich ohne Anbieternamen; Details je Anbieter ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. Prüfliste und Quellen: Teilnehmermanagement-Software im Vergleich
Eventprogramme, die auf AirLST laufen.
Mercedes-Benz
15.000 Events, 1 Mio. Teilnehmende
Eventprogramm auf Konzernniveau
Seit 2020 auf AirLST: 15.000 Events mit 1 Mio. Teilnehmenden und 5.000 Usern, bis zum Werksfest „120 UT“ mit mehr als 50.000 Gästen an einem Tag.
Case Study lesen
15.000 VIP-Tickets, 78 Länder
Ein Hospitality-Kontingent, 78 Länder
Heineken vergibt sein Hospitality-Kontingent rund um UEFA Champions League und Formel 1 mit AirLST: 500 Nutzer in 78 Ländern arbeiten in einem System.
Zu Corporate Hospitality
2.000 Teilnehmer, ein Design
Eventplanung in Eigenregie mit einem Design
2.000 Teilnehmer mit einem reproduzierbaren Design: Templates im AirLST Studio anpassen, Events eigenständig planen.
Case Study lesen
30 wiederkehrende Events mit einem Design-Modell
Anpassbare Landingpages, Umfragen und Corporate Design: 30 Events mit 4.000 Teilnehmern in Eigenregie.
Case Study lesen
80.000 Teilnehmer, 20 Check-in-Points
Sommerfest, Music Days, Airport Days: ein System
80.000 Teilnehmer mit QR-Code-Tickets und 20 Check-in-Points, organisiert auf einer Plattform.
Case Study lesenWeitere Beispiele, von Zalando bis zur IHK Ulm, unter Referenzen und Case Studies. Welche Software zu welchem Eventprogramm passt, von der Enterprise-Suite bis zum Einladungstool, ordnet der Software-Vergleich ein.
Was ist eine Event Management Software?
Eine Event Management Software, kurz Event Software, verbindet die Aufgaben eines Events in einem System: Planung, Budget, Anbieter, Gäste und Ergebnis greifen ineinander, für jedes Event und über alle Events einer Organisation. Gemeint ist dasselbe, wenn von Eventmanagement-Software, Veranstaltungsmanagement-Software oder Veranstaltungssoftware die Rede ist.
Wer nach Event-Manager-Software sucht, sucht meist ein Werkzeug für die eigene Arbeit als Event Manager. Eine Event Management Software ist mehr: die gemeinsame Arbeitsfläche des ganzen Teams, vom ersten Plan bis zur Abrechnung. Wie AirLST das Teilnehmermanagement allein abdeckt, zeigt die Teilnehmermanagement Software im Überblick.
Die Aufgabe kennt das Gewerk, das Angebot kennt das Budget, die Kosten kennen die Zahl der Gäste.
Event-Management-Tool oder Event Management Software?
Ein Event-Management-Tool löst eine Aufgabe: eine Tabelle für das Budget, ein Formular für die Anmeldung, eine App für den Check-in. Zusammengeführt wird von Hand. Für Event Manager, die ein Event im Jahr betreuen, reicht das oft.
Wer mit mehreren Teams viele Events plant, braucht die Software. Spätestens bei der Frage, was das letzte Event je Teilnehmer gekostet hat, merken Sie den Unterschied: Mit Tools ist das eine Rechnung über drei Dateien, mit der Software ein Bericht.
Wo steht AirLST?
AirLST verbindet die Planung eines Events mit dem Teilnehmermanagement: Aufgaben, Budget, Anbieter und Sponsoren liegen im selben System wie Einladung, Anmeldung, Gästeliste und Check-in. Deshalb gibt es Kosten je Teilnehmer und eine Auswertung über alle Events.
Die Plattform ist TISAX-geprüft, DSGVO-konform und in Deutschland gehostet, angebunden an CRM und IT über API und Integrationen. Welche Software zu welchem Eventprogramm passt, ordnet der Software-Vergleich ein.