Festzelt OS · eine Sparte von AirLSTFestzelt-Software vom Oktoberfest: Reservierung, Tischplan, Rechnung, Einlass

Was ist eine Festzelt-Software?

Eine Festzelt-Software ist die Software des Festwirts für den Betrieb eines Festzelts: Reservierungsanfragen annehmen und bestätigen, Tische je Festtag und Schicht zuordnen, Rechnungen, Zahlungen und Gutscheine abwickeln, Gäste am Reservierungstag einchecken und das Personal für die Saison organisieren. Sie ersetzt Postfach, Excel-Liste und Zeltplan auf Papier durch ein System, das Reservierungsbüro, Personalteam und Einlass gemeinsam nutzen.

Bei AirLST ist das Festzelt OS: eine eigene Sparte der AirLST GmbH mit Sitz in München, entstanden 2017 auf dem Oktoberfest und seit 2022 eine eigenständige Einheit. Festzelt OS verbindet zwei Lösungen, das Reservierungsmanagement und die Personalverwaltung mit Zeiterfassung.

Vom Eingang der Anfrage bis zum Einlass bleiben Gäste, Tische und gebuchte Leistungen der Reservierung zugeordnet.

Wie läuft die Wiesn-Saison mit Festzelt OS ab?

1. Anfragen empfangen. Gäste starten die Reservierung direkt im Reservierungsportal auf der Website des Festzelts; je nach Einrichtung entsteht eine Anfrage oder direkt eine verbindliche Buchung (Online buchen).
2. Plätze zuordnen. Das Reservierungsteam vergibt Tische im Sitzplan oder lässt Gäste im aktuellen Tischplan wählen und hinterlegt Menüs oder weitere Produkte (Reservierungsbüro, Tischzuteilung).
3. Buchungen abwickeln. Zahlungsunterlagen gehen per E-Mail an den Gast, Zahlungseingänge werden aus dem Kontoauszug zugeordnet, Voucher für Ausgabe und Druck vorbereitet (Abrechnen).
4. Gäste willkommen heißen. Mit Eintrittskarten und koordiniertem Einlass geht die Vorbereitung in den Festbetrieb über; am Reservierungstag checkt das Team Gäste über die Buchung oder per QR-Scan ein (Einlass).
5. Personal organisieren. Bewerbungen, Verträge und Unterlagen im Staffing-Tool, Arbeitszeiten am Terminal, auch wenn das Netz im Zelt ausfällt.

Welche Bausteine gehören zu Festzelt OS?

Im Reservierungsmanagement: Reservierungsportal mit Gästeportal, Anfragen und Buchungen je Festtag und Schicht, Sitzplan mit Zeltbereichen und Tischgruppen, Menüs und Produkte an der Buchung, Rechnungen, Online-Zahlung und Überweisung mit Kontoauszug-Import, Voucher, Check-in-App. In der Personalverwaltung: Bewerbungen, Mitarbeiterstammdaten, elektronische Arbeitsverträge mit Online-Unterschrift, Dokumentenstatus mit Erinnerungen und Zeiterfassung am Terminal mit Offline-Betrieb.

Welche Funktionen genutzt werden, richtet sich nach den eingesetzten Modulen und der Einrichtung. Für Firmen, die selbst Gäste ins Festzelt einladen, gibt es die AirLST-Eventplattform mit Einladungsmanagement, Gästeliste und Check-in.

Warum eine Festzelt-Software vom Oktoberfest?

Weil Festzelt OS dort entstanden ist: Die Geschichte begann 2017 auf dem Oktoberfest mit einem digitalen Reservierungssystem für den Festzeltbetrieb, seit 2022 ist Festzelt OS eine eigenständige Einheit der AirLST GmbH mit Sitz in München. Im Einsatz ist die Software unter anderem im Marstall Festzelt und in der Pschorr Bräurosl. Über Oktoberfest-Booking, das offizielle Wiederverkaufsportal vieler Wiesnwirte, lassen sich bestehende Reservierungen mit Zustimmung des jeweiligen Festzelts weitergeben; vorher werden die Existenz der Reservierung und die Zuordnung zum Inhaber geprüft.

• Festzelt OS: Funktionen, Preise und Demo
• Oktoberfest-Booking: Wiesn-Reservierungen offiziell weitergeben
• Firmenevents: Firmen-Wiesn mit Einladung, Gästeliste und Check-in
• Nachweis und § 37b: Boxen für Geschäftspartner mit Freigabe und Gastgeber

Was muss ein Reservierungssystem für Festzelte können?

Vier Dinge, die ein Restaurant-Reservierungssystem nicht kann: Erstens Schichten je Festtag, etwa Nachmittag und Abend, mit eigener Tischbelegung. Zweitens den Sitzplan des Zelts mit Bereichen und Tischgruppen, in dem das Team zuordnet oder Gäste selbst wählen. Drittens Rechnungen, Zahlungen und Gutscheine an der Reservierung, mit Zuordnung der Zahlungseingänge. Viertens den Check-in am Reservierungstag über die Buchung oder per QR-Scan, mit Gästezahl, Tisch, gebuchten Produkten sowie anwesenden und noch nicht erschienenen Gästen. Dazu kommt, was im Festzelt sonst getrennt läuft: das Personal für die Saison. Genau das verbindet Festzelt OS.