Workflow-Manager.Event-Prozesse mit Wenn-Dann-Regeln automatisieren.
Workflow-Automatisierung für Events: Wenn ein Gast sich anmeldet, absagt, nicht reagiert oder eingecheckt wird, macht AirLST den nächsten Schritt von selbst. Bestätigung mit Ticket, Reminder, Nachrücker, Freigabe, Dokument. Regeln statt Erinnerungszettel, auf derselben Gästeliste.
Event-Workflows, die den Teilnehmer managen.
Bestätigung, Reminder, Nachrücker: Abläufe, die sonst jemand im Kopf hat, laufen als Regel.
Trigger und Bedingungen kommen aus dem Gastdatensatz, Aktionen aus den Modulen.
Jede Ausführung im Protokoll, jede E-Mail am Gast, jede Regel pausierbar.
Sonderkonfigurationen wie Freigabe, Fahrtenbuch oder Hotelkontingent hängen an Regeln.
Wenn Anmeldung, dann Bestätigung. Wenn Absage, dann Nachrücker.
Eine Regel hat drei Teile: der Trigger, ein Ereignis am Gast; die Bedingung, ein Filter aus der Gästeliste; die Aktion, etwas, das ein Modul ohnehin kann. Weil alle drei dieselben Daten nutzen, braucht die Regel keinen Abgleich und kein Mapping.
Anmeldung, Zusage, Absage, Frist erreicht, Check-in, Zahlung eingegangen, Feld geändert.
Alles, was die Gästeliste filtern kann: Gruppe, Status, Kontingent, Feld, Einwilligung.
E-Mail oder SMS, Status setzen, Dokument erzeugen, Nachrücker, Freigabe, App auslösen. Freie Kombination:
Die typischen Abläufe gibt es fertig. Sie stellen Empfänger und Zeitpunkt ein.
Von der Einladung bis zum Follow-up wiederholen sich die Abläufe: Bestätigung nach der Anmeldung, Reminder nach einer Frist, Nachrücker bei Absage, Erinnerung vor dem Event, Dankeschön und Umfrage danach. Diese Regeln liegen als Vorlagen bereit; Sie passen Gästegruppe, Zeitpunkt und E-Mail-Vorlage an und aktivieren.
- Einladung und AnmeldungBestätigung mit Ticket und Kalenderdatei, Reminder an Offene, Absage-Bestätigung.
- KontingenteWarteliste, Nachrücker, Hinweis an das Team, wenn ein Kontingent voll ist.
- Vor und nach dem EventErinnerung mit Anfahrt, Dankeschön an Anwesende, Umfrage, „Schade“ an No-Shows.
- Über 50 VorlagenFertige Workflows für die typischen Abläufe, als Ausgangspunkt für eigene Regeln.
- ✓Zusage VIP
- ✓Freigabe angefragt
- 3Gastgeber entscheidet
- 4Ticket senden
| Gast | Gastgeber | Freigabe |
|---|---|---|
| JWJonas Winter | K. Richter | Freigegeben |
| TLTobias Lindner | E. Meier | Offen · seit 2 h |
| CVClara Vogel | K. Richter | Freigegeben |
Workflows lösen Apps aus.
Eine Sonderkonfiguration ist eine Kette von Regeln: Wenn Zusage, dann Freigabe durch den Gastgeber; wenn Fahrzeug zugewiesen, dann Fahrtenbuch anlegen; wenn Hotel gebucht, dann Kontingent reduzieren und Rooming-Liste ergänzen. Der Workflow-Manager ist das, was die Apps antreibt.
- FreigabeprozesseZusage anfragen, Entscheidung einholen, Ticket erst danach: VIP-Ticketing.
- KFZ-VerwaltungZeitfenster gebucht → Fahrzeug zugewiesen → Unterschrift → Fahrtenbuch.
- Hotel und TransferBuchung → Kontingent → Rooming-Liste → Shuttle-Plan.
Automatisch heißt nicht unsichtbar.
Jede Ausführung steht im Protokoll: Gast, Regel, Aktion, Zeitpunkt. Die versendete E-Mail steht im Gastdatensatz wie jede manuelle. Regeln lassen sich mit einem Gast testen, pausieren, mit Datum aktivieren; und sie senden nur an Gäste, deren Einwilligung passt.
Der Workflow ist die Gästeliste, die von selbst weitergeht.
Trigger kommen aus Anmeldung, Check-in und Zahlung, Bedingungen aus der Liste, Aktionen aus E-Mail, Ticket, Dokument und Apps. Deshalb gibt es kein Automatisierungs-Tool daneben.
Event-CRMKontakte über alle Events
Digitale GästelisteEin Datenstand für das ganze Team
Event-WebseitenLandingpages ohne Programmierung
EinladungsmanagementDigitale Einladungen in Ihrem Design
Online-AnmeldungenFormulare, Zusagen, Begleitpersonen
Event-TicketingFälschungssichere QR-Tickets
Sitzplan & SeatingTische und Plätze aus der Gästeliste- Sie sind hier
Workflow-AutomationAbläufe automatisieren 
Event-AppProgramm und Ticket auf dem Handy
Event Check-inScan statt Suche am Einlass
EinlassmanagementCheck-in, Badges, Gates: der ganze Einlass
NamensschilderDrucken beim Eintreffen
LeaderfassungLeads am Stand scannen
Online-UmfragenFeedback nach dem Event
EventstatistikenAnwesenheit, No-Shows, Auswertung
API & IntegrationenCRM und IT anbinden
KI-Anbindung (MCP)Claude, ChatGPT oder Copilot anschließen
Was ist ein Workflow-Manager im Eventmanagement?
Ein Workflow-Manager ist die Funktion einer Event-Software, die wiederkehrende Abläufe im Teilnehmermanagement als Wenn-Dann-Regeln automatisiert: Wenn ein Ereignis am Gast eintritt, etwa eine Anmeldung, eine Absage oder eine abgelaufene Frist, und eine Bedingung gilt, etwa Gästegruppe oder Status, führt die Software eine Aktion aus, etwa Bestätigung mit Ticket senden, Reminder verschicken, Nachrücker bestätigen oder eine Freigabe anfragen. Workflow-Automatisierung für Events ersetzt damit den Erinnerungszettel und die manuelle Serienmail.
Bei AirLST läuft der Workflow-Manager auf der Gästeliste: Trigger und Bedingungen kommen aus dem Gastdatensatz, Aktionen aus den Modulen, die ohnehin da sind. Deshalb braucht eine Regel weder Export noch Mapping, und deshalb ist sie nachvollziehbar: Jede Ausführung steht im Protokoll, jede E-Mail am Gast. Die belegten Abläufe sind Bestätigung nach Anmeldung, Reminder an Nichtreagierte, Wartelisten-Logik, Statuswechsel und Dokumente sowie Freigaben in Sonderkonfigurationen; der Umfang frei kombinierbarer Regeln ist mit dem Team abzustimmen.
Eine Regel ist ein Satz: Wenn dies am Gast passiert und das gilt, dann tu jenes. Alles drei kennt die Gästeliste.
Wie entsteht eine Wenn-Dann-Regel mit AirLST?
- Vorlage wählen oder neu. Typische Abläufe liegen als Vorlage bereit; eigene Regeln beginnen leer.
- Trigger setzen. Ereignis am Gast: Anmeldung, Zusage, Absage, Frist, Check-in, Zahlung, Feldänderung.
- Bedingung filtern. Wie in der Gästeliste: Gruppe, Status, Kontingent, Feld, Einwilligung; auch kombiniert.
- Aktion wählen. E-Mail oder SMS mit Vorlage, Status setzen, Dokument erzeugen, Nachrücker, Freigabe anfragen, App auslösen.
- Testen und aktivieren. Mit einem Testgast ausführen, Ergebnis prüfen, mit Datum aktivieren; pausieren jederzeit.
- Beobachten. Protokoll je Ausführung, E-Mails am Gast, Fehler sichtbar; Regel anpassen, ohne die Liste zu berühren.
Was unterscheidet den Workflow-Manager von allgemeinen Automatisierungs-Tools?
Allgemeine Automatisierungs-Tools verbinden Apps über Schnittstellen: Ein Formular-Tool meldet eine Anmeldung, ein E-Mail-Tool schickt eine Bestätigung, eine Tabelle zählt das Kontingent. Das funktioniert, bis ein Gast absagt und niemand weiß, welches Tool den Nachrücker kennt. Jede Regel braucht ein Mapping, jede Änderung an einem Tool bricht eine Kette.
Der Workflow-Manager verbindet keine Tools. Er arbeitet in dem einen, das den Gast kennt.
Trigger, Bedingung und Aktion nutzen denselben Datensatz; die Warteliste kennt das Kontingent, die E-Mail kennt die Einwilligung, das Ticket kennt den Status. Für Systeme außerhalb, etwa das CRM, stößt ein Workflow die API an; die Regel bleibt in AirLST. Und für Sonderfälle, die kein Standard vorsieht, werden Regeln zu Apps: Ketten von Wenn-Dann, konfiguriert für Ihren Fall.
Womit arbeitet der Workflow-Manager zusammen?
Mit den Online-Anmeldungen als Quelle der meisten Trigger, der Gästeliste für Bedingungen, dem Einladungsmanagement und dem Event-Ticketing für Aktionen, dem Event Check-in als Trigger am Eventtag, der API für Aktionen nach außen und den Apps als Sonderkonfigurationen aus Regeln.
- VIP-Ticketing: Freigabeprozesse als Workflow
- Seminar-Software: Warteliste und Nachrücker je Termin
- KFZ-Verwaltung: Fahrzeug, Unterschrift, Fahrtenbuch als Kette
- Event Management Software: Vorlagen und Regeln als Standard über viele Events