Lösung · MessemanagementMessemanagement-Software: Besucher, Aussteller, Standpersonal in einer Liste

Was ist Messemanagement-Software?

Messemanagement-Software organisiert die Teilnehmer einer Messe: die Registrierung der Besucher, die Anmeldung von Ausstellern mit Standpersonal und Gästen, den Einlass mit Ticket und Namensschild und die Erfassung von Leads am Stand. Sie unterscheidet sich von Messeplanungs-Tools, die Hallenpläne und Standvergabe verwalten, und von Ticketshops, die nur verkaufen: Messemanagement-Software führt Besucher, Aussteller und Leads über den gesamten Messetag in einem Datensatz.

Bei AirLST ist das keine eigene Anwendung, sondern die Eventplattform, konfiguriert für die Messe: Gästegruppen für Besucher, Aussteller und Standpersonal, Kontingente je Aussteller und je Messetag, Formulare je Gruppe, Badge-Druck am Einlass, Leaderfassung am Stand.

Besucher, Aussteller und Leads über den ganzen Messetag in einem Datensatz.

Wie läuft eine Messe mit AirLST ab?

1. Aussteller anlegen. Jeder Aussteller mit Ansprechpartner, Stand und Kontingent, getrennt nach Standpersonal und Gästen; Einladung mit Zugang zum eigenen Formular (Aussteller).
2. Besucher einladen. Persönliche Einladung an Kunden und Partner, öffentliche Registrierungsseite für Interessenten; Messetag und Programm als Kontingente (Besucherregistrierung).
3. Tickets verschicken. Mit der Bestätigung: QR-Code als PDF und Wallet, Kalenderdatei, Reminder vor dem Messetag.
4. Einlassen. Scan prüft das Ticket, Namensschild mit Barcode wird gedruckt, Live-Anwesenheit je Tag und Gruppe (Einlass).
5. Leads erfassen. Standteams scannen den Badge und qualifizieren das Gespräch (Leaderfassung).
6. Auswerten. Besucher je Tag, No-Shows, Leads je Stand, Feedback aus der Umfrage; Kontakte im Event-CRM für die nächste Messe.

Welche Daten und Bausteine braucht Messemanagement?

Je Besucher: Name, Firma, Funktion, Kontakt, Gästegruppe, Messetag, Programmpunkte, Interessen, Begleitpersonen, Ticket, Einlass mit Uhrzeit, Leads je Stand. Je Aussteller: Firma, Ansprechpartner, Stand, Kontingente für Standpersonal und Gäste, Anmeldestand, Leads. Je Messetag: Kapazität, Anwesenheit, No-Shows.

Die Bausteine dafür sind Standard bei AirLST: Einladungsmanagement, Online-Anmeldung mit Kontingenten, Gästeliste mit Gruppen, QR-Ticket, Check-in-App mit Badge-Druck, Namensschilder mit Barcode, REST-API und Konnektoren, Eventstatistiken, Event-Webseiten. Für Zutrittskontrolle, Drucker und Personal vor Ort das Einlassmanagement.

Für welche Formate eignet sich das?

Für jedes Format mit Besuchern und Ausstellern: die Hausmesse eines Herstellers mit Kunden, Partnern und Werksführungen, die Fachmesse eines Verbands mit Ausstellerportal und Leaderfassung, die Ausstellung neben einem Kongress mit einem Badge für Programm und Halle, den Ausstellerabend mit Gästelisten je Aussteller, die Jobmesse und den Infotag mit öffentlicher Registrierung und Zeitfenstern.

• Industrie: Hausmessen im Werk mit Leaderfassung, wie bei Uhlmann
• Automobilindustrie: Händlermessen und Produktpräsentationen
• Konferenzen: Ausstellung neben dem Programm

Wie erfasse ich Leads auf der Messe ohne Medienbruch?

Indem der Lead derselbe Datensatz ist wie der Besucher: Der QR-Code auf dem Namensschild findet den Gast in der Gästeliste, das Standteam qualifiziert das Gespräch in einem gemeinsamen Formular, und die Lead-Liste geht zum Eventende an jeden Aussteller. Kein Abtippen von Visitenkarten, keine Liste, die nach der Messe zusammengeführt wird. Wie das im Detail funktioniert, für Veranstalter und für Aussteller auf fremden Messen, zeigt die Funktion Leaderfassung.