Event-Software für Pharma und MedizintechnikEinladen, was den Kodex besteht.
Einladungen an Fachkreise, die den Kodex bestehen: Anwesenheit, Bewirtung und Programm je Teilnehmer belegt. AirLST hält Einladung, Einwilligung und Scan am selben Gast; was darüber hinausgeht, setzen wir im Projekt um.
- 1Anwesenheit beim Scan
Jeder Teilnehmer wird am Einlass mit Uhrzeit erfasst, nicht nur angemeldet.
- 2Keine Begleitpersonen
Die Anmeldung bietet keine Begleitung an, so wie es § 20 Abs. 7 FSA-Kodex verlangt.
- 3Programm und Teilnahme belegt
Was stattfand und wer da war, steht an einem Datensatz je Teilnehmer.
Was bei Veranstaltungen für Fachkreise über Erlaubt und Verboten entscheidet
Fünf Regeln, die jede Einladung an Ärzte, Apotheker oder andere Fachkreise durchläuft. Je Regel, was sie für die Veranstaltung bedeutet, und woher sie kommt.
FSA-Kodex § 20 Abs. 2: Anwesenheit und Programm
Die Anwesenheit der Teilnehmer und das durchgeführte Programm sind zu dokumentieren. Reise und Übernachtung nur bei eindeutig wissenschaftlichem Charakter, keine Unterhaltungsprogramme.
Quelle: FSA-Kodex Fachkreise 2024 (PDF)Keine Begleitpersonen
FSA-Kodex § 20 Abs. 7 und AKG-Kodex § 19 schließen Begleitpersonen aus, außer bei Erkrankung oder Behinderung des Teilnehmers; der AKG-Kodex auch bei Bewirtung.
Quelle: AKG-Verhaltenskodex Mai 2025 (PDF)Bewirtung angemessen, Anlass dokumentiert
Nach § 22 FSA-Kodex ist der Anlass eines Arbeitsessens zu dokumentieren. Für Medizinprodukte nennt der BVMed einen Orientierungswert von 75 Euro je Bewirtung.
Quelle: BVMed: Orientierungswert Bewirtung (PDF)Offenlegung nach EFPIA-Kodex
Geldwerte Leistungen an Fachkreise werden binnen sechs Monaten offengelegt und drei Jahre veröffentlicht, die Belege fünf Jahre aufbewahrt. Veranstaltungen zählen zu Registration fees sowie Travel and accommodation.
Quelle: EFPIA CodeFortbildungspunkte: EFN-Barcode und Unterschrift
Für zertifizierte Fortbildungen braucht es eine Teilnehmerliste mit EFN-Barcode und Unterschrift, die elektronische Meldung an den Informationsverteiler der Ärztekammern und fünf Jahre Aufbewahrung.
Quelle: Landesärztekammer Thüringen: Merkblatt EIV (PDF)Die Zusammenfassungen sind keine Rechtsberatung; maßgeblich sind die für Ihr Unternehmen geltenden Kodizes und Ihre Compliance. Grundlage ist zudem § 7 Heilmittelwerbegesetz (Gesetzestext). Wie AirLST Daten verarbeitet, steht im Trust Center.
Wer einlädt, wer prüft, und was jeder braucht
Wie belege ich den wissenschaftlichen Charakter?
Mit dem Programm auf der Event-Webseite und der Anwesenheit je Teilnehmer beim Scan, beides am selben Gast.
Zu den Event-WebseitenWie sehe ich, dass keine Begleitperson mitkam?
Wenn die Anmeldung keine Begleitperson vorsieht, gibt es auch keine; Einwilligungen stehen unterschrieben am Gast.
Zu den Online-AnmeldungenWie steuere ich 30 Veranstaltungen im Jahr?
Mit Vorlagen im Corporate Design und Kontingenten je Außendienstmitarbeiter; medi macht das mit 4.500 Teilnehmern.
Zur Case Study mediWie übergebe ich der Compliance die Daten?
Die Gästeliste hält Einladung, Zusage und Teilnahme je Gast; eine Anbindung an Salesforce ist Standard, andere Systeme setzen wir im Projekt um.
Zu API und IntegrationenTypische Anlässe in Pharma und Medizintechnik
Wie der Anlass in AirLST abläuft, steht auf der verlinkten Seite. Hier nur, warum er in dieser Branche vorkommt.
Was die Branche verlangt und wie AirLST es liefert
Standard heißt: im Produkt und auf der Funktionsseite belegt. Sonderausfertigung heißt: AirLST setzt es im Projekt für Sie um, Umfang und Aufwand klären wir im Gespräch.
| Anforderung | Standard | Sonderausfertigung | Mehr dazu |
|---|---|---|---|
| Anwesenheit je TeilnehmerAirLST dokumentiert die Anwesenheit je Teilnehmer beim Scan; Shows und No-Shows stehen in Echtzeit am Gast. | – | Event Check-in | |
| Programm auf der Event-WebseiteAgenda, Referenten und Tagungsort als Unterseiten der Event-Webseite, geschlossen für die Eingeladenen. | – | Event-Webseiten | |
| Keine BegleitpersonenDie Anmeldung enthält nur die Schritte, die Sie vorsehen; ohne Begleitpersonen-Schritt gibt es keine. | – | Online-Anmeldungen | |
| Einwilligungen unterschreibenEinwilligung zur namentlichen Offenlegung oder zum Fotografieren digital unterschrieben, am Gast gespeichert. | – | Einlassmanagement | |
| Sponsoringhinweis in Einladung und ProgrammEinladung und Programm entstehen im Wunschdesign; der Hinweis auf das Sponsoring steht, wo Ihre Compliance ihn haben will. | – | Einladungsmanagement | |
| Kontingente je AußendienstJeder Vertreter lädt gegen sein Kontingent ein, die Zentrale sieht den Gesamtstand. | – | Digitale Gästeliste | |
| Anbindung an SalesforceREST-API und Konnektor zu Salesforce, damit Teilnahme und Status im CRM ankommen. | – | API und Integrationen | |
| Bewirtung je Arzt mit Betrag und AnlassErfassung der Bewirtung je Gast mit Betrag, Anlass und Länderschwelle setzt AirLST als Sonderausfertigung um. | – | Individuelle Entwicklung | |
| Transfer-of-Value-Export nach EFPIAEin Export der geldwerten Leistungen je Arzt nach den EFPIA-Kategorien, mit Einwilligungsstatus, setzt AirLST als Sonderausfertigung um. | – | Individuelle Entwicklung | |
| Fortbildungspunkte mit EFN-BarcodeEFN-Erfassung per Barcode, Unterschrift und Export an den Elektronischen Informationsverteiler setzt AirLST als Sonderausfertigung um. | – | Individuelle Entwicklung | |
| Anbindung an VeevaAbgleich mit Veeva CRM setzt AirLST als Sonderausfertigung über die Integration Services um. | – | Integration Services | |
| Aufbewahrung und LöschfristenFünf Jahre Archiv für Belege und konfigurierbare Löschfristen je Datenart setzt AirLST als Sonderausfertigung um. | – | Individuelle Entwicklung |
Sicherheit und Datenschutz
- TISAX-geprüft
AirLST ist nach TISAX geprüft, dem Standard der Automobilindustrie für Informationssicherheit.
TISAX bei AirLST - Hosting in Deutschland
Die Plattform läuft bei Amazon Web Services in Deutschland. Die Infrastruktur von AWS ist nach ISO/IEC 27001, SOC 2 und BSI C5 zertifiziert; das sind Nachweise des Hosting-Anbieters, nicht von AirLST.
Hosting - DSGVO und AV-Vertrag
Die Verarbeitung folgt der DSGVO, mit Auftragsverarbeitungsvertrag; die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie damit.
DSGVO - Unterschrift am Gast
Einwilligungen und NDAs werden digital unterschrieben und am Gastdatensatz gespeichert; der Einlass sieht beim Scan, ob die Unterschrift vorliegt.
Einlassmanagement
Tickets und Gebühren bezahlen Gäste im Anmeldeformular über Stripe, Mollie oder PayPal. Die Erlöse gehen direkt auf Ihr Konto, Kartendaten bleiben beim Anbieter.
Event-TicketingSo stellen Pharma- und Medizintechnikunternehmen AirLST typischerweise ein
- 01
Anmeldung ohne Begleitpersonen
Nur die Schritte, die der Kodex erlaubt; Begleitpersonen sind nicht vorgesehen.
- 02
Pflichtfelder für Fachkreise
Fachrichtung, Einrichtung und EFN-Nummer als eigene Felder der Anmeldung.
- 03
Einwilligung zur Offenlegung
Digitale Unterschrift in der Anmeldung, am Gast gespeichert.
- 04
Programm auf der Event-Webseite
Agenda und Referenten als Unterseite, nur für die Eingeladenen.
- 05
Anwesenheit per Scan
Check-in mit QR-Code am Eingang; die Anwesenheit steht in Echtzeit am Gast.
Im Einsatz bei Pharma- und Medizintechnikunternehmen
Merck, Hexal und Erbe Elektromedizin sind belegte Kunden der Logo-Wand. Weitere Fälle mit Zahlen aus der Industrie unter Industrie.
Gesponserte Fortbildung ist Alltag
In Berlin waren 2022 rund 13 Prozent der 18.441 anerkannten Fortbildungen gesponsert (Medizinischer Dienst, forum 1/2024, PDF). Jede dieser Veranstaltungen fällt unter das Heilmittelwerbegesetz, das Zuwendungen nur im Rahmen berufsbezogener wissenschaftlicher Veranstaltungen erlaubt (§ 7 HWG), und unter den Kodex, dem sich das Unternehmen angeschlossen hat.
Anwesenheit statt Anmeldung
Der FSA-Kodex verlangt, dass die Anwesenheit der Teilnehmer und das durchgeführte Programm dokumentiert werden (§ 20 Abs. 2). Eine Zusage beweist nicht, dass jemand da war. Deshalb steht in AirLST der Scan am Gast, nicht nur die Anmeldung, und das Programm auf der Event-Webseite, die den Teilnehmern vorlag.
Die Anmeldung ist eine Absicht. Der Scan ist der Nachweis.
Offenlegung braucht Daten je Arzt
Nach dem EFPIA-Kodex werden geldwerte Leistungen an Fachkreise je Empfänger offengelegt, die Belege fünf Jahre aufbewahrt (EFPIA Code). Für die Veranstaltung heißt das: Teilnahmegebühr, Reise, Übernachtung und Bewirtung müssen dem einzelnen Arzt zuzuordnen sein, und seine Einwilligung zur namentlichen Nennung muss vorliegen. Einwilligung und Anwesenheit hält AirLST als Standard am Gast; die Auswertung je Arzt setzen wir im Projekt um, über individuelle Entwicklung.
Alle Regeln für Fortbildungen und Fachveranstaltungen mit Checkliste: Guide FSA-Kodex: Veranstaltungen für Fachkreise.