FSA-Kodex: Veranstaltungen für Fachkreise organisieren
Wer Ärztinnen, Ärzte und andere Fachkreise zu Fortbildung, Advisory Board oder Symposium einlädt, muss belegen können, was dort stattfand und wer da war. Dieser Guide fasst die Regeln des FSA-Kodex und der verwandten Kodizes für die Eventorganisation zusammen.
Der FSA-Kodex Fachkreise ist die Selbstverpflichtung der Mitglieder der Freiwilligen Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie. Für Veranstaltungen gilt vor allem § 20: Reise- und Übernachtungskosten nur bei eindeutig wissenschaftlichem Charakter, kein Unterhaltungsprogramm, ein sachlich gewählter Tagungsort, keine Begleitpersonen, und die Anwesenheit der Teilnehmer sowie das durchgeführte Programm sind zu dokumentieren. § 22 verlangt eine angemessene Bewirtung und die Dokumentation des Anlasses eines Arbeitsessens (FSA-Kodex Fachkreise, PDF). Für Medizinprodukte gelten der AKG-Verhaltenskodex und der Kodex des BVMed mit ähnlichen Regeln.
Für wen der FSA-Kodex gilt
Der FSA-Kodex Fachkreise bindet die Mitgliedsunternehmen der FSA, also pharmazeutische Unternehmen, in ihrer Zusammenarbeit mit Ärzten, Apothekern und anderen Angehörigen der Fachkreise. Neben dem FSA gibt es zwei verwandte Regelwerke, die bei Veranstaltungen fast gleich aussehen:
- AKG-Verhaltenskodex des Arzneimittel und Kooperation im Gesundheitswesen e. V.: gleiche Dokumentationspflicht, Begleitpersonen auch bei Bewirtung ausgeschlossen (AKG-Kodex 2025, PDF).
- Kodex Medizinprodukte des BVMed mit einem Orientierungswert von 75 Euro je Bewirtung (BVMed, PDF).
- EFPIA Code als europäischer Rahmen, unter anderem mit den Offenlegungspflichten (EFPIA).
Darunter liegt das Gesetz: Nach § 7 HWG sind Zuwendungen im Rahmen berufsbezogener wissenschaftlicher Veranstaltungen nur in einem angemessenen Rahmen zulässig (§ 7 HWG).
Die Regeln für Veranstaltungen nach § 20 FSA-Kodex
- 01Wissenschaftlicher Charakter
Reise- und Übernachtungskosten dürfen nur übernommen werden, wenn die Veranstaltung eindeutig wissenschaftlich ist; Unterhaltungsprogramme werden nicht finanziert.
- 02Sachlicher Tagungsort
Der Ort wird nach sachlichen Gesichtspunkten gewählt (§ 20 Abs. 3). Die FSA-Leitlinien nennen als sicheren Rahmen höchstens vier Sterne, keinen Erlebnis- oder Wellness-Charakter und keine Termine wie Karneval oder Oktoberfest.
- 03Keine Begleitpersonen
Begleitpersonen werden nicht eingeladen und nicht finanziert, außer bei Erkrankung oder Behinderung des Teilnehmers (§ 20 Abs. 7).
- 04Angemessene Bewirtung
Bewirtung nur in angemessenem Rahmen; der Anlass eines Arbeitsessens ist zu dokumentieren (§ 22).
Die Leitlinien zu Tagungsstätten stehen im Handout des FSA (FSA-Leitlinien, PDF). Für die Organisation heißt das: Ort, Programm und Teilnehmerkreis stehen fest, bevor eingeladen wird, und die Einladung enthält keine Option für eine Begleitung.
Was bei einer Fachveranstaltung zu dokumentieren ist
§ 20 Abs. 2 verlangt zwei Nachweise: die Anwesenheit der Teilnehmer und das durchgeführte Programm (FSA-Kodex Fachkreise, PDF). Eine Anmeldung reicht dafür nicht, belegt wird die tatsächliche Teilnahme. In der Praxis entsteht der Nachweis aus drei Quellen:
| Nachweis | Quelle | Wann |
|---|---|---|
| Eingeladener Teilnehmerkreis | Gästeliste mit Fachrichtung und Einladung | vor der Veranstaltung |
| Anwesenheit je Teilnehmer | Check-in per Scan mit Uhrzeit, bei Bedarf Unterschrift | am Veranstaltungstag |
| Durchgeführtes Programm | veröffentlichte Agenda mit Referenten und Zeiten | vor und nach der Veranstaltung |
| Anlass der Bewirtung | Vermerk je Arbeitsessen | am Veranstaltungstag |
In AirLST sind Anwesenheit beim Scan, das Programm auf der Event-Webseite, eine Anmeldung ohne Begleitpersonen und digitale Unterschriften Standard. Bewirtung je Teilnehmer mit Betrag und Anlass setzt AirLST als Sonderausfertigung um.
Offenlegung und Fortbildungspunkte
Offenlegung: Der EFPIA Code verlangt die Veröffentlichung geldwerter Leistungen an Angehörige der Fachkreise, unter anderem in den Kategorien Registrierungsgebühren sowie Reise und Übernachtung (EFPIA). Wer einlädt, braucht deshalb je Teilnehmer, was er erhalten hat. Einen Export nach EFPIA-Kategorien setzt AirLST als Sonderausfertigung um.
Fortbildungspunkte: Bei zertifizierten Fortbildungen meldet der Veranstalter die Teilnahme über den Elektronischen Informationsverteiler der Ärztekammern; die Teilnehmerliste trägt das Barcode-Etikett mit der Einheitlichen Fortbildungsnummer (LÄK Thüringen, Merkblatt, PDF). Die Erfassung des EFN-Barcodes setzt AirLST als Sonderausfertigung um.
Checkliste: Fachveranstaltung nach FSA-Kodex
Fachveranstaltungen mit Nachweis.
In AirLST stehen Einladung, Anmeldung, Programm und Anwesenheit an einem Datensatz je Teilnehmer. Was über den Standard hinausgeht, setzt AirLST im Projekt um.
- Anwesenheit je Teilnehmer per Scan
- Programm auf der Event-Webseite
- Anmeldung ohne Begleitpersonen
- Digitale Unterschriften
- Hosting in Deutschland, DSGVO-konform