M0504. Apr
SVW11. Apr
BVB18. Apr
VfB25. Apr
SGE02. Mai
RMA08. Apr
ARS09. Apr
BAR29. Apr
01 · Zuteilen
Kontingente zentral steuern.
Jede Landesgesellschaft, jeder Partner und jeder Fachbereich bekommt ein eigenes Kontingent mit Platz-Budget. Rückgaben gehen zurück in den Topf, Nachrücker stehen auf der Warteliste.
VIP-Ticketing & HospitalityCorporate Hospitality: Sponsorenkontingente zentral verwalten
Corporate Hospitality heißt, Kunden, Partner und Mitarbeitende aus Sponsoren- und Firmenkontingenten einzuladen. AirLST ist die Plattform dafür: Kontingente steuern, Freigaben einholen, personalisierte VIP-Tickets versenden, Anwesenheit belegen, Compliance, Versteuerung und Sponsoring-Dokumentation in einem Datensatz.
Fußball-WMEröffnungsspiel · Hospitality Level 3
- 91Landesgesellschaftenglobal angebunden
- 16Stadienin den Gastgeberländern
- 1Datenbasis für alle MärkteSingle Source of Truth
- 24RennenSaison 2026Saison live
- 21Länderauf fünf Kontinenten
- 900VIP-Gästeinklusive Begleitung
- 56Spieleüber die SaisonSpieltag 28
- 18Stadienalle Clubs der Liga
- 67Logen-Buchungenrund 1,2 je Spiel
- 1Verwaltung für alle Logenein Team, ein Stand
- 1SponsoringvertragSaison 2026/27Halbfinale
- 156Shuttle-FahrtenHotel, Flughafen, Stadion
- 17SpielwochenLigaphase bis Finale
Im Einsatz bei führenden Eventteams und Unternehmen
Ein Sponsoringvertrag liefert Plätze.AirLST liefert die Gäste, die Dokumentation und den Nachweis.
- 15.000VIP-Tickets bei Heineken
- 78Länder in einem System
- Je Platzbelegbarer Nachweis
- Sponsoringvertrag
- Plätze
- Gäste
- Dokumentation
- Nachweis
Der Weg eines Platzes
Vom Vertrag bis zum Nachweis. Fünf Schritte, ein Datensatz.
02 · Verteilen
Weltweit verteilt. Ein Stand.
Märkte und Partner melden ihre Gäste selbst, nur im eigenen Kontingent. Bei Heineken arbeiten so 500 Nutzer in 78 Ländern in einem System.
03 · Freigeben
Erst freigeben. Dann einladen.
Der Freigabestatus löst Einladung und Ticket aus, mit Bearbeiter und Zeitpunkt.
04 · Einladen
Ein Ticket je Gast.
QR-Code als PDF oder Wallet, dazu die Kalenderdatei. Begleitpersonen hängen am Hauptgast.
05 · Einlass & Nachweis
Ein Scan. Ein Nachweis je Platz.
Die Check-in-App zeigt Gast, Begleitung und Platz. Danach steht fest, wer da war, als Export für Buchhaltung und Steuer.
Wer damit arbeitet
Vier Teams. Ein Stand.
Sponsoring-Team
Verteilt das Kontingent und sieht den Stand je Markt in Echtzeit.
- Kontingente je Einheit
- Rückgaben und Warteliste
- Auslastung live
Märkte & Partner
Melden ihre Gäste selbst, nur im eigenen Kontingent.
- Eigene Liste, eigene Rechte
- Einladung im Markendesign
- Begleitung und Wünsche
Compliance & Steuer
Gibt frei, bevor eingeladen wird, und bekommt den Nachweis.
- Freigabe mit Protokoll
- Wert der Zuwendung je Gast
- Export für § 37b EStG
Einlass-Team
Scannt das Ticket und sieht sofort, wer vor ihm steht.
- Nur einmal einlösbar
- Begleitung am Gast
- Alle Stationen ein Stand
UEFA Champions League · Formel 1
Referenz · Heineken
Ein Kontingent. 78 Länder. Ein System.
Heineken vergibt sein Hospitality-Kontingent rund um UEFA Champions League und Formel 1 mit AirLST.
- 15.000VIP-Tickets
- 78Länder
- 500Nutzer im System
Branchen mit diesen Formaten: Sport und Hospitality, Automobilindustrie, Medien und Entertainment, dazu die Lösungen Filmpremieren und Konferenzen.
Weitere Referenzen und Case Studies →
Fachwissen
Ein Sponsorenkontingent ist Buchführung, keine Gästeliste.
Plätze an Großereignissen werden weiterbelastet, versteuert und geprüft. Vier Felder, in denen sich entscheidet, ob eine Einladung belegbar ist.
Dieser Abschnitt ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er beschreibt, warum eine Dokumentation je Gast verlangt wird, und was AirLST dafür bereitstellt. Außerhalb Deutschlands gelten andere Regeln; bei Veranstaltungen in mehreren Ländern ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme.
Was ist Corporate Hospitality?
Corporate Hospitality bezeichnet die Einladung von Kunden, Geschäftspartnern, Multiplikatoren und Mitarbeitenden zu Veranstaltungen, die ein Unternehmen nicht verkauft, sondern vergibt: Logen und Business Seats aus einem Sponsoring, Plätze bei Premieren, Galas und Kulturveranstaltungen, Fahrzeugpräsentationen und eigene Kundenevents. Der Gastgeber pflegt damit Beziehungen; der Gast bekommt ein Erlebnis, das er sich nicht kaufen könnte.
Organisatorisch ist Corporate Hospitality ein Kontingent mit Pflichten. Die Plätze stammen aus einem Vertrag mit Obergrenze je Spiel oder Vorstellung, sie werden auf Märkte, Abteilungen und Partner verteilt, jede Einladung braucht eine Freigabe, und am Ende muss belegt sein, wer eingeladen war, wer da war und was der Platz wert war: für die Compliance-Abteilung, für die Versteuerung nach § 37b EStG und für die Berichte an den Sponsoring-Partner. Das unterscheidet Hospitality von einem gewöhnlichen Gästemanagement: Nicht die Zahl der Gäste ist das Problem, sondern die Nachweiskette je Platz.
Nicht die Zahl der Gäste ist das Problem, sondern die Nachweiskette je Platz.
VIP-Ticketing: der Unterschied zum offenen Ticketverkauf
VIP-Ticketing ist das Ticket-Ende der Corporate Hospitality: die Vergabe personalisierter Eintrittskarten an besondere Gäste einer Veranstaltung: Sponsoren, Geschäftspartner, Kunden, Ehrengäste, Presse. Im Unterschied zum offenen Ticketverkauf werden die Plätze nicht verkauft, sondern gezielt vergeben, oft als Kontingent je Partner, mit persönlicher Einladung, eigenem Ticket und betreutem Einlass.
Der Unterschied zum normalen Event-Ticketing liegt nicht in der Technik des Tickets, sondern im Prozess davor und danach. Ein VIP-Ticket ist an eine Person gebunden, nicht an einen Kauf. Es gehört zu einem Gast, der eine Begleitung, einen Sitzplatz, einen Ansprechpartner und häufig eine Vorgeschichte mit dem Veranstalter hat. VIP-Ticketing-Software muss deshalb weniger verkaufen als organisieren: einladen, bestätigen, personalisieren, platzieren, einlassen, nachvollziehen.
Ein VIP-Ticket ist an eine Person gebunden, nicht an einen Kauf.
Warum die Einladung alles verändert
Beim offenen Ticketing steht am Anfang eine Kaufentscheidung; beim VIP-Ticketing steht am Anfang eine Einladung. Daraus folgt alles Weitere: Der Gast wird nicht zum Kunden, sondern bleibt Gast; er bekommt sein Ticket nicht an der Kasse, sondern mit der Bestätigung; sein Platz wird nicht gewählt, sondern zugewiesen; und am Einlass wird er nicht abgefertigt, sondern empfangen. Die technische Basis ist bei AirLST dieselbe wie im Event-Ticketing: fälschungssichere, nur einmal einlösbare QR-Codes. Der Unterschied ist die Verteilung: Kontingente je Partner, interne Freigaben, persönliche Zustellung statt anonymem Verkauf.
Welche Daten braucht professionelles Hospitality-Gästemanagement?
Ein Name und eine E-Mail-Adresse reichen für einen Newsletter, nicht für einen VIP-Gast. Professionelles VIP-Gästemanagement führt je Gast mindestens: die Gästegruppe und das Kontingent, aus dem der Platz stammt; den Einladungs- und Zusagestatus mit Zeitpunkt; Begleitpersonen mit eigenen Angaben; Sitzplatz oder Bereich; Ernährungswünsche und Unverträglichkeiten; den Ansprechpartner im eigenen Haus; Programmpunkte wie Get-together, Dinner oder Ausflug; sowie ein Änderungsprotokoll, das festhält, wer wann was geändert hat.
Entscheidend ist weniger die Zahl der Felder als ihre Lage. Liegen diese Angaben in verteilten Tabellen, entsteht bei jeder Änderung Abgleich und Risiko. Liegen sie an einem Datensatz, der von Einladung, Ticket, Sitzplan und Einlass gemeinsam genutzt wird, entfällt der Abgleich. Die digitale Gästeliste von AirLST ist dieser Datensatz; eigene Felder ergänzen die Stammdaten um alles, was das Format braucht. Für wiederkehrende Gäste liefert das Event-CRM die Historie über Veranstaltungen hinweg.
Wie funktionieren VIP-Tickets und Check-in zusammen?
Das Ticket ist der Schlüssel, der Gastdatensatz ist das Schloss. Jeder VIP-Gast erhält mit seiner Bestätigung einen eindeutigen QR-Code, als PDF-Ticket, als Wallet-Ticket auf dem Handy und mit Kalenderdatei. Am Einlass scannt die Check-in-App diesen Code und liest nicht nur „gültig oder nicht“, sondern den Gast dahinter: Gästegruppe, Begleitung, Sitzplatz, Status. Der Check-in wird mit Uhrzeit und Station im Datensatz gespeichert; jede weitere Station sieht denselben Stand.
Weil Ticket und Gästeliste dieselbe Quelle haben, funktionieren auch Änderungen ohne Bruch: Ein Nachrücker erhält einen eigenen Code, der alte Code des abgesagten Gastes bleibt nicht im Umlauf. Eine zusätzliche Begleitung wird am Hauptgast erfasst und mit ihm eingecheckt. Ein Tischwechsel im Sitzplan ist am Einlass sofort sichtbar, ohne Neudruck. Was das Einlass-Team sehen und ändern darf, regeln Rollen und Rechte.
Für welche Veranstaltungen eignet sich Corporate Hospitality?
Überall dort, wo ein Teil der Gäste besonders behandelt wird und Fehler sichtbar wären. Typische Formate sind Automotive-Hospitality mit Fahrzeugpräsentationen und Driving Experiences, Gala-Dinner und Preisverleihungen mit Sitzplan und Protokoll, Filmpremieren und Medienevents mit Presse- und Partnerkontingenten, Sport-Hospitality mit Logen und Partnerplätzen sowie Kunden- und Partnerevents von Unternehmen, bei denen jede Einladung eine Beziehung ist.
- Automobilindustrie: Fahrzeugpräsentationen, Händler- und Kundenevents mit Kontingenten je Markt
- Filmpremieren und Medienevents: Presse, Partner und Gäste mit unterschiedlichen Berechtigungen
- Sport-Hospitality: Partnerplätze, Logen, Begleitpersonen, schneller Einlass
- Handel und Konsumgüter: Award-Shows und Markenevents mit Gastkategorien
- Konferenzen mit VIP-Programm neben der regulären Registrierung
Wie Ticketkontingente je Sponsor verwaltet und verteilt werden, zeigen die Seiten Ticketkontingente, Sponsorenmanagement und VIP-Reporting.
FAQ
Häufige Fragen zu Corporate Hospitality
Was ist Corporate Hospitality?
Corporate Hospitality ist die Einladung von Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitenden zu Sport-, Kultur- oder Firmenveranstaltungen, meist mit Plätzen aus einem Sponsoring- oder Firmenkontingent. Die Plätze werden nicht verkauft, sondern vergeben: als Kontingent je Markt oder Partner, mit Freigabe, persönlicher Einladung, eigenem VIP-Ticket, betreutem Einlass und einem Nachweis je Platz für Compliance und Steuer.
Wie funktioniert digitales VIP-Ticketing mit AirLST?
Der Gast steht mit seinen Daten in der Gästeliste, erhält eine persönliche Einladung und sagt über seinen Anmeldelink zu. Mit der Bestätigung wird sein Ticket automatisch verschickt: ein eindeutiger QR-Code, als PDF- oder Wallet-Ticket, dazu die Kalenderdatei. Am Einlass wird der Code gescannt, der Status im selben Datensatz auf eingecheckt gesetzt.
Können VIP-Gäste Begleitpersonen mitbringen?
Wie funktioniert der Check-in bei VIP-Events?
Jedes Ticket trägt einen eindeutigen, nur einmal einlösbaren QR-Code. Die Check-in-App scannt ihn und zeigt sofort Name, Gästegruppe, Begleitung und Status. Der Check-in wird mit Uhrzeit und Station im Gastdatensatz vermerkt, jede Station sieht denselben Stand.
Kann AirLST unterschiedliche Gästegruppen verwalten?
Ja. Gästegruppen wie VIP, Presse, Partner oder Sponsor tragen eigene Kontingente und eigene Anmeldestrecken. Die Gästeliste lässt sich nach Gruppe filtern, Einladungen und Tickets gehen je Gruppe passend raus, und das Einlass-Team sieht die Gruppe am Gast.
Lassen sich VIP-Tickets personalisieren?
Ja. Jedes Ticket gehört genau einer Person und trägt Name, Event und Buchungscode. Die Einladungs- und Bestätigungsmails, mit denen es verschickt wird, entstehen im Einladungsmanagement in Ihrem Design mit persönlicher Anrede und eigenem Absender.
Wie geht AirLST mit kurzfristigen Änderungen um?
Absage, Nachrücker, zusätzliche Begleitung oder neuer Sitzplatz werden am Gastdatensatz geändert und gelten sofort überall: in der Gästeliste, im Sitzplan und am Einlass. Nachrücker erhalten ein eigenes Ticket, alte Codes bleiben nicht im Umlauf. Jede Änderung steht mit Zeitpunkt und Bearbeiter im Änderungsprotokoll.
Ist VIP-Gästemanagement mit AirLST DSGVO-konform?
AirLST arbeitet DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland und ist TISAX-geprüft. Der Zugriff auf Gästedaten ist über Rollen und Rechte geregelt, Einwilligungen werden je Gast dokumentiert. Details stehen im Trust Center.
Wie verteilt man Ticketkontingente an Landesgesellschaften?
Jede Einheit bekommt ein eigenes Kontingent mit Platz-Budget und Verantwortlichem: Markt, Landesgesellschaft, Distributor, Fachbereich oder Partner. Gäste werden genau einem Kontingent zugeordnet, per Import, Anmeldung oder Meldung der Einheit; Rückgaben gehen in den Topf zurück, Nachrücker stehen auf der Warteliste. Rollen und Rechte regeln, wer welche Liste sieht. Der Stand je Kontingent steht in der Kontingentübersicht, nicht in einer Mail.
Wie werden Hospitality-Einladungen intern weiterbelastet?
Für die Weiterbelastung braucht die Buchhaltung je Platz vier Angaben: Empfänger, empfangende Einheit, Wert und Teilnahme. In AirLST hängen alle vier am Gastdatensatz: das Kontingent liefert die Einheit, eigene Felder tragen Kostenstelle und Wert der Zuwendung, der Check-in belegt die Teilnahme. Export und REST-API übergeben das an SAP, Microsoft Dynamics oder das eigene System. AirLST ist kein Abrechnungssystem, sondern liefert die Grundlage dafür.
Wie werden VIP-Tickets und Hospitality-Einladungen versteuert?
Eine Einladung an Geschäftspartner ist eine Sachzuwendung; nach § 37b EStG kann der Gastgeber sie pauschal mit 30 Prozent versteuern. Für Hospitality-Pakete erlaubt der VIP-Logen-Erlass eine pauschale Aufteilung in 40 Prozent Werbung, 30 Prozent Bewirtung und 30 Prozent Geschenk (BMF vom 22.08.2005, ergänzt am 11.07.2006). Der Bundesfinanzhof hat 2023 entschieden, dass Gegenstand der Zuwendung der einzelne überlassene Platz ist und leer gebliebene Plätze außer Ansatz bleiben (VI R 15/21). Wer das nutzen will, muss je Platz belegen können, wer eingeladen war, wer freigegeben hat und wer da war. Das leistet die Dokumentation je Empfänger, im Detail unter Nachweis und § 37b. Das ist keine Steuerberatung, und außerhalb Deutschlands gelten andere Regeln.
Wann wird aus Ticket, Flug und Hotel eine Pauschalreise?
Sobald mehrere Reiseleistungen für dieselbe Reise zusammengestellt werden, kann eine Pauschalreise nach den §§ 651a ff. BGB entstehen, mit den Pflichten eines Reiseveranstalters. § 651a Abs. 5 BGB nennt Ausnahmen, unter anderem Reisen, die nur gelegentlich, nicht zu Erwerbszwecken und nur einem begrenzten Personenkreis angeboten werden, Tagesreisen unter 24 Stunden ohne Übernachtung bis 500 Euro sowie Geschäftsreisen auf Grundlage eines Rahmenvertrags mit einem Unternehmer. Die Voraussetzungen müssen zusammen vorliegen. Für die Bewertung ist entscheidend, welche Leistungen der Gastgeber selbst vergeben hat; AirLST hält Ticket, Reisedaten, Hotel und Transfer am selben Gastdatensatz fest. Das ist keine Rechtsberatung.