Nachweis und § 37b: Gastgeber sein, und es belegen können
Loge, Paddock, Dinner, Rahmenprogramm: Corporate Hospitality lebt von perfekter Organisation. Und von einem Nachweis, der hält, wenn die Betriebsprüfung wissen will, wer im Mai auf Platz 14 saß. AirLST liefert beides aus demselben Gastdatensatz: Freigabe vor der Einladung, Amtsträger-Kennzeichnung, belegte Anwesenheit je Platz, Report je Empfänger.
Die Einladung ist eine Zuwendung. Der leere Platz ist keine.
Einladungen an Geschäftspartner und Amtsträger sind steuerlich Zuwendungen. § 37b EStG erlaubt dem Gastgeber, sie pauschal zu versteuern; der Bundesfinanzhof hat mit Urteil VI R 15/21 entschieden, dass nur die tatsächlich in Anspruch genommene Leistung zu versteuern ist, nicht der Platz, der leer blieb. Wer das nutzen will, muss belegen können, wer eingeladen war, wer freigegeben hat und wer wirklich da war. Das ist keine Steuerberatung, sondern der Grund, warum Hospitality eine Dokumentation je Gast braucht.
- Freigabe vor der Einladung, dokumentiert mit Bearbeiter und Zeitpunkt
- Amtsträger-Kennzeichnung als Feld, filterbar, in der Freigabe berücksichtigt
- Belegte Anwesenheit je Platz aus Check-in und Sitzplan
- Report je Empfänger als Export für Steuerabteilung und Prüfung
Der Nachweis entsteht in vier Schritten, ohne zweite Liste
So sieht der Nachweis je Empfänger in AirLST aus
Beispieldaten. Jede Zeile des Nachweises ist ein Feld oder ein Ereignis am Gastdatensatz; nichts wird nachträglich in eine Tabelle übertragen.
- 14.05., 18:06Check-in Station Süd, Loge 3 · Einlass-Team
- 11.09., 17:53Gaststatus Eingeladen → Bestätigt · Gast (Anmeldung)
- 08.09., 15:40Freigabe Angefragt → Freigegeben · M. K., Compliance
- 08.09., 14:12Anfrage erfasst über Formular Vertrieb · A. B.
Was der Nachweis wert ist, wenn Leerplätze belegbar sind
Auf der Startseite steht ein Rechenbeispiel: 75.960 € Steuerersparnis pro Jahr, wenn leer gebliebene Hospitality-Plätze belegbar sind und deshalb nicht pauschal versteuert werden müssen (§ 37b EStG, BFH VI R 15/21). Der Betrag hängt von Platzzahl, Wert je Platz, Nutzungsquote und Steuersatz ab; mit Ihren Zahlen rechnen wir im Gespräch. TODO: Unternehmensangabe verifizieren – Annahmen des Rechenbeispiels (Plätze, Wert je Platz, Nutzungsquote, Steuersatz) und Quelle
- Eingeladen, aber nicht erschienen: Platz leer, Zuwendung nicht in Anspruch genommen, nur mit Nachweis belegbar
- Der Nachweis ist der Scan: persönliches Ticket, Uhrzeit, Station, Platz
- Der Report je Empfänger ersetzt die nachträglich rekonstruierte Liste
Hospitality-Formate, in denen der Nachweis zählt
- Sport-Hospitality: Logen und Business-Seats für Sponsoren und Kunden, Kontingente je Partner über eine Saison, siehe Sport. Heineken vergibt sein Hospitality-Kontingent rund um UEFA Champions League und Formel 1 mit AirLST.
- Automotive-Hospitality: Fahrzeugpräsentationen und Driving Experiences mit Händler- und Kundengästen, siehe Automotive
- Kundenevents von Finanzdienstleistern: Abendveranstaltungen mit Amtsträgern und Mandanten, siehe Finanzdienstleister
- Konferenz-Begleitprogramme: VIP-Dinner und Partnerprogramme rund um Tagungen, siehe Konferenzen
Wie Kontingente, Freigaben und Tickets zusammenspielen, zeigt die Lösungsseite Corporate Hospitality; Rollen, Rechte und Löschkonzept für Gästedaten beschreibt das Trust Center.
Diese Bausteine tragen den Hospitality-Nachweis
Häufige Fragen zu Nachweis und § 37b
Was gilt steuerlich als Corporate Hospitality?
Steuerlich zählt als Corporate Hospitality die Bewirtung und Betreuung von Geschäftspartnern, Kunden und Gästen im Rahmen einer Veranstaltung: Logen und Business-Seats im Stadion, das Paddock beim Motorsport, das Dinner nach der Konferenz, ein Rahmenprogramm rund um ein Markenerlebnis. Der Gastgeber übernimmt Einladung, Programm und Betreuung; steuerlich ist die Einladung eine Zuwendung, die dokumentiert werden muss.
Warum braucht Hospitality eine Freigabe vor der Einladung?
Weil die Einladung selbst die Zuwendung ist. Wer Geschäftspartner oder Amtsträger einlädt, muss vorher prüfen dürfen, ob die Einladung zulässig ist: Compliance-Regeln, Wertgrenzen, Amtsträgerstatus. Bei AirLST ist die Freigabe ein Status am Gast, der die Einladung erst auslöst; Bearbeiter und Zeitpunkt stehen im Protokoll. Ohne Freigabe geht keine Einladung hinaus.
Wie werden Amtsträger unter den Hospitality-Gästen gekennzeichnet?
Als eigenes Feld am Gastdatensatz, gesetzt bei der Anfrage oder Anmeldung: Amtsträger ja oder nein, mit Institution und Funktion. Das Feld ist filterbar, steuert die Freigabe (Amtsträger gehen an die Compliance) und erscheint im Report je Empfänger. Ob eine Einladung an einen Amtsträger zulässig ist, entscheidet Ihre Compliance, nicht die Software.
Wie belegt AirLST, wer tatsächlich auf welchem Platz saß?
Über den Check-in: Jeder Gast hat ein persönliches Ticket, der Scan am Einlass setzt Anwesenheit mit Uhrzeit und Station, der Sitzplan hält den zugewiesenen Platz. Zusammen ergibt das je Gast: eingeladen, freigegeben, zugesagt, anwesend, Platz. Wer nicht gescannt wurde, war nicht da, und sein Platz war leer.
Was steht im Report je Empfänger?
Name, Organisation, Funktion, Amtsträgerkennzeichen, einladende Stelle, Freigabe mit Datum und Bearbeiter, Anlass der Einladung, Platz oder Bereich, Anwesenheit mit Uhrzeit, gebuchte Programmpunkte und, sofern hinterlegt, der Wert der Zuwendung. Der Report ist ein Export aus der Gästeliste, je Event oder je Jahr, für Steuerabteilung und Betriebsprüfung.
Können Programmwünsche, Reise und Hotel für Hospitality-Gäste mit erfasst werden?
Ja. Rahmenprogramme wie Ausflug, Abendprogramm oder Get-together, Ernährungswünsche, Begleitpersonen, Reisedaten mit Flug- oder Zugnummer und Hotelbuchung mit Zimmerart gehören zu den erfassbaren Angaben der Anmeldung. Für mehrtägige Formate gibt es die App Hotel und Transfer.
Wie plane ich die Sitzordnung in Logen und Business-Bereichen?
Mit Sitzplan & Table Seating: Logen, Tische und Bereiche als Räume, Gäste mit Begleitung gezielt platziert, Änderungen bis kurz vor dem Event. Der Platz steht am Gast und damit im Nachweis.