Corporate Hospitality · Nachweis

Nachweis und § 37bGastgeber sein, und es belegen können.

Loge, Paddock, Dinner, Rahmenprogramm: Corporate Hospitality lebt von perfekter Organisation. Und von einem Nachweis, der hält, wenn die Betriebsprüfung wissen will, wer im Mai auf Platz 14 saß. AirLST liefert beides aus demselben Gastdatensatz: Freigabe vor der Einladung, Amtsträger-Kennzeichnung, belegte Anwesenheit je Platz, Report je Empfänger.

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  1. 1
    Freigabe vor der Einladung

    Erst der Status freigegeben löst die Einladung aus, mit Bearbeiter und Zeitpunkt.

  2. 2
    Anwesenheit je Platz

    Scan mit Uhrzeit, Platz aus dem Sitzplan: Wer nicht gescannt wurde, war nicht da.

  3. 3
    Report je Empfänger

    Nutzung je Kontingent und je Gast als Export für die Steuerabteilung.

Hospitality-Programme mit AirLST
HeinekenPaulanerPostcode Lotterie
01Problem

Die Einladung ist eine Zuwendung. Der leere Platz ist keine.

Einladungen an Geschäftspartner und Amtsträger sind steuerlich Zuwendungen. § 37b EStG erlaubt dem Gastgeber, sie pauschal zu versteuern; der Bundesfinanzhof hat mit Urteil VI R 15/21 entschieden, dass nur die tatsächlich in Anspruch genommene Leistung zu versteuern ist, nicht der Platz, der leer blieb. Wer das nutzen will, muss belegen können, wer eingeladen war, wer freigegeben hat und wer wirklich da war. Das ist keine Steuerberatung, sondern der Grund, warum Hospitality eine Dokumentation je Gast braucht.

01

Freigabe vor der Einladung

Dokumentiert mit Bearbeiter und Zeitpunkt.

02

Amtsträger-Kennzeichnung

Als Feld, filterbar, in der Freigabe berücksichtigt.

03

Belegte Anwesenheit je Platz

Aus Check-in und Sitzplan.

04

Report je Empfänger

Als Export für Steuerabteilung und Prüfung.

02Ablauf

Der Nachweis entsteht in vier Schritten, ohne zweite Liste

  1. 01

    Freigabe vor der Einladung

    Fachbereiche melden Wunschgäste strukturiert; Compliance oder Geschäftsleitung setzen den Status freigegeben. Erst dieser Status löst die Einladung aus, siehe Freigabeprozesse.

  2. 02

    Amtsträger kennzeichnen

    Amtsträger, Institution und Funktion als Felder am Gast; Anfragen mit Kennzeichen gehen automatisch an die Compliance.

  3. 03

    Anwesenheit je Platz

    Persönliches Ticket, Scan am Einlass mit Uhrzeit, Platz aus dem Sitzplan. Wer nicht gescannt wurde, war nicht da.

  4. 04

    Report je Empfänger

    Einladung, Freigabe, Anlass, Platz, Anwesenheit, Programm und Wert je Gast als Export, je Event oder je Jahr.

03Datensatz

So sieht der Nachweis je Empfänger in AirLST aus

Beispieldaten. Jede Zeile des Nachweises ist ein Feld oder ein Ereignis am Gastdatensatz; nichts wird nachträglich in eine Tabelle übertragen.

04Rechenbeispiel

Was der Nachweis wert ist, wenn Leerplätze belegbar sind

Auf der Startseite steht ein Rechenbeispiel: 75.960 € Steuerersparnis pro Jahr, wenn leer gebliebene Hospitality-Plätze belegbar sind und deshalb nicht pauschal versteuert werden müssen (§ 37b EStG, BFH VI R 15/21). Der Betrag hängt von Platzzahl, Wert je Platz, Nutzungsquote und Steuersatz ab; mit Ihren Zahlen rechnen wir im Gespräch.

  • Eingeladen, nicht erschienen

    Platz leer, Zuwendung nicht in Anspruch genommen, nur mit Nachweis belegbar.

  • Der Nachweis ist der Scan

    Persönliches Ticket, Uhrzeit, Station, Platz.

  • Report statt Rekonstruktion

    Der Report je Empfänger ersetzt die nachträglich rekonstruierte Liste.

05In der Praxis

Hospitality-Formate, in denen der Nachweis zählt

  • Sport-Hospitality

    Logen und Business-Seats für Sponsoren und Kunden, Kontingente je Partner über eine Saison, siehe Sport. Heineken vergibt sein Hospitality-Kontingent rund um UEFA Champions League und Formel 1 mit AirLST.

  • Automotive-Hospitality

    Fahrzeugpräsentationen und Driving Experiences mit Händler- und Kundengästen, siehe Automotive.

  • Kundenevents von Finanzdienstleistern

    Abendveranstaltungen mit Amtsträgern und Mandanten, siehe Finanzdienstleister.

  • Konferenz-Begleitprogramme

    VIP-Dinner und Partnerprogramme rund um Tagungen, siehe Konferenzen.

Wie Kontingente, Freigaben und Tickets zusammenspielen, zeigt die Lösungsseite Corporate Hospitality; Rollen, Rechte und Löschkonzept für Gästedaten beschreibt das Trust Center.

06Bausteine

Diese Bausteine tragen den Hospitality-Nachweis

Online-AnmeldungenProgrammwahl, Begleitung, Amtsträgerkennzeichen und Anlass als Felder der Anmeldung.Mehr zu Online-Anmeldungen →Sitzplan & Table SeatingLogen, Tische und Bereiche planen; der Platz steht am Gast und im Report.Mehr zum Sitzplan →Event Check-inPersönliches Ticket, Scan mit Uhrzeit und Station: die belegte Anwesenheit.Mehr zum Event Check-in →EventstatistikenNutzung je Kontingent und Anwesenheit je Gast als Export.Mehr zu den Eventstatistiken →
07FAQ

Häufige Fragen zu Nachweis und § 37b

Was gilt steuerlich als Corporate Hospitality?
Steuerlich zählt als Corporate Hospitality die Bewirtung und Betreuung von Geschäftspartnern, Kunden und Gästen im Rahmen einer Veranstaltung: Logen und Business-Seats im Stadion, das Paddock beim Motorsport, das Dinner nach der Konferenz, ein Rahmenprogramm rund um ein Markenerlebnis. Der Gastgeber übernimmt Einladung, Programm und Betreuung; steuerlich ist die Einladung eine Zuwendung, die dokumentiert werden muss.

Warum braucht Hospitality eine Freigabe vor der Einladung?
Weil die Einladung selbst die Zuwendung ist. Wer Geschäftspartner oder Amtsträger einlädt, muss vorher prüfen dürfen, ob die Einladung zulässig ist: Compliance-Regeln, Wertgrenzen, Amtsträgerstatus. Bei AirLST ist die Freigabe ein Status am Gast, der die Einladung erst auslöst; Bearbeiter und Zeitpunkt stehen im Protokoll. Ohne Freigabe geht keine Einladung hinaus.

Wie werden Amtsträger unter den Hospitality-Gästen gekennzeichnet?
Als eigenes Feld am Gastdatensatz, gesetzt bei der Anfrage oder Anmeldung: Amtsträger ja oder nein, mit Institution und Funktion. Das Feld ist filterbar, steuert die Freigabe (Amtsträger gehen an die Compliance) und erscheint im Report je Empfänger. Ob eine Einladung an einen Amtsträger zulässig ist, entscheidet Ihre Compliance, nicht die Software.

Wie belegt AirLST, wer tatsächlich auf welchem Platz saß?
Über den Check-in: Jeder Gast hat ein persönliches Ticket, der Scan am Einlass setzt Anwesenheit mit Uhrzeit und Station, der Sitzplan hält den zugewiesenen Platz. Zusammen ergibt das je Gast: eingeladen, freigegeben, zugesagt, anwesend, Platz. Wer nicht gescannt wurde, war nicht da, und sein Platz war leer.

Was steht im Report je Empfänger?
Name, Organisation, Funktion, Amtsträgerkennzeichen, einladende Stelle, Freigabe mit Datum und Bearbeiter, Anlass der Einladung, Platz oder Bereich, Anwesenheit mit Uhrzeit, gebuchte Programmpunkte und, sofern hinterlegt, der Wert der Zuwendung. Der Report ist ein Export aus der Gästeliste, je Event oder je Jahr, für Steuerabteilung und Betriebsprüfung.

Können Programmwünsche, Reise und Hotel für Hospitality-Gäste mit erfasst werden?
Ja. Rahmenprogramme wie Ausflug, Abendprogramm oder Get-together, Ernährungswünsche, Begleitpersonen, Reisedaten mit Flug- oder Zugnummer und Hotelbuchung mit Zimmerart gehören zu den erfassbaren Angaben der Anmeldung. Für mehrtägige Formate gibt es die App Hotel und Transfer.

Wie plane ich die Sitzordnung in Logen und Business-Bereichen?
Mit Sitzplan & Table Seating: Logen, Tische und Bereiche als Räume, Gäste mit Begleitung gezielt platziert, Änderungen bis kurz vor dem Event. Der Platz steht am Gast und damit im Nachweis.
Events einfach möglich machen

Hospitality mit Nachweis je Empfänger

Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie Freigabe, Amtsträger-Kennzeichnung, Anwesenheit je Platz und Report je Empfänger in AirLST zusammenspielen, und rechnen das Beispiel mit Ihren Zahlen.

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