Leaderfassung für Messen und Events:scannen, qualifizieren, übergeben.
Leaderfassung heißt, Kontakte am Messestand oder im Event per Scan aufzunehmen, das Gespräch sofort zu bewerten und den Lead an Vertrieb und CRM zu übergeben. ScanMyLeads ist das Modul von AirLST dafür: eine Web-App für Standpersonal, Kundenbetreuer und Einlass-Teams, ohne Installation, auf der Gästeliste Ihres Events.
So funktioniert Leaderfassung mit ScanMyLeads.
Badge vor die Kamera halten, der Gast erscheint mit Firma, Funktion und Kontakt. Der Schnellscan erfasst Stoßzeiten ohne Formular, die manuelle Suche findet Gäste ohne Badge.
Ein Lead-Formular für das ganze Event: Interesse Hot, Warm oder Cold, Interessengebiete, Notizen. Der Kundenbetreuer des Gastes wird automatisch geladen.
Die Lead-Liste geht zum gewählten Zeitpunkt per E-Mail raus; das Export-Center liefert Excel-Dateien je Aussteller, Kundenbetreuer oder Session.
Ein Lead ist ein Kontakt mit Gesprächsnotiz.
Nach dem Scan zeigt die App den Gast und fragt: Lead qualifizieren oder nur als Lead speichern? Qualifiziert wird in einem Lead-Formular, das für alle Rollen des Events gilt. Sie bauen es aus Feldtypen wie Texteingabe, Einzel- und Mehrfachauswahl oder Kontrollkästchen, prüfen es in der mobilen Vorschau und veröffentlichen es als Version; erfasste Leads behalten die Version, mit der sie erfasst wurden.
- Interesse und ThemenHot, Warm, Cold; Interessengebiete als Auswahl; Notizen als Stichworte für den Vertrieb.
- Kundenbetreuer automatischHat der Gast einen Kundenbetreuer, steht er im Formular, geladen aus dem Gast-Datensatz.
- Lead-ScoringPunkte je Erfassungsart, etwa 100 für Hot, 80 für Warm, 10 für einen Schnellscan, 20 für einen Session-Scan; der Gast-Score ist die Summe.
- Schon erfasst?Scannt der Stand denselben Gast noch einmal, bietet die App den vorhandenen Lead an statt einer Dublette.
Messe-Leads erfassen: als Veranstalter oder als Aussteller.
Dieselbe Web-App, dasselbe Formular, zwei Ausgangslagen. Entweder Sie richten ein Event aus und stellen Ausstellern, Sponsoren und Ihrem Vertrieb die Leaderfassung bereit, oder Sie stellen selbst auf vielen Messen aus und wollen überall dasselbe System.
- Scan trifft auf die Gästeliste Ihres Events
- Aussteller sehen nur die Leads ihres Stands
- Sessions erzeugen Leads für Aussteller und Kundenbetreuer
- Leaderfassung für Veranstalter
- Ein System für den ganzen Messekalender
- Vergleich je Messe: Leads, Hot-Quote, Team
- HubSpot-Anbindung, von AirLST betrieben
- Leaderfassung für Aussteller
Der Lead-Scanner, der Ihre Gästeliste kennt.
Auf Ihrem eigenen Event ist jeder Besucher schon ein Gast der AirLST-Gästeliste. Der Scan am Stand öffnet deshalb ein Gastprofil statt nackter Kontaktdaten, und im Dashboard sehen Sie live, was an den Ständen und in den Sessions passiert.
| Top-Aussteller | Leads |
|---|---|
| Stand B12 · Quartier M GmbH | 186 |
| Stand A04 · Congress Partner AG | 164 |
| Stand C07 · Rheinforum GmbH | 142 |
- 10:42Lead Stand B12 · Clara Vogel · Hot
- 10:41Session Raum 2 · Lea Hartwig · Lead für 2 Aussteller
- 10:40Schnellscan Stand A04 · David Sommer
Die Aussteller stehen in den Inhalten des Events; ihr Standpersonal bekommt die Rolle über die Standzugehörigkeit.
Sie weisen Kundenbetreuern Gäste und Aussteller zu; Gäste ohne Betreuer landen beim Ersatz-Admin.
Die Berichte zeigen Leads, Hot-Quote und Aktivität je Aussteller: Gegenwert, den Sie Sponsoren belegen können.
Wo Veranstalter Leads erfassen lassen.
Überall, wo Partner, Sponsoren oder der eigene Vertrieb mit Ihren Gästen sprechen und danach wissen wollen, mit wem. Jedes Event bleibt ein eigenes Gäste-Event auf derselben Plattform.
Sessions erzeugen Leads.
Vorträge und Workshops sind oft der Grund, warum Gäste kommen, und bisher weiß niemand, wer wirklich drinsaß. Der Location-Scanner checkt Gäste am Raum per Badge ein; die laufende Session ergibt sich aus Uhrzeit und Raum. Jeder Check-in zählt auf die Auslastung und wird automatisch zum Lead für die zugeordneten Aussteller und den Kundenbetreuer des Gastes.
- Locations und SessionsRaumgrößen und Session-Kapazitäten kommen aus den Inhalten des Events; der Status folgt der Uhrzeit.
- Auslastung liveCheck-ins in dieser Session gegen die Kapazität, mit Check-in-Liste und Standortwechsel.
- AbgrenzungDen Einlass am Eingang übernimmt die Check-in App; der Session-Scan mit Lead gehört zu ScanMyLeads.
Eine App zur Leaderfassung für alle Messen des Jahres.
Wer auf vielen Messen ausstellt, arbeitet sonst mit wechselnden Lead-Scannern, Logins und Exporten. Mit der Exhibitor Edition erfasst Ihr Team Messeleads auf jeder Veranstaltung mit derselben Lead-App und demselben Formular: Marketing legt Messen und Formular an, der Vertrieb scannt und qualifiziert.
| Messe | Leads | HubSpot |
|---|---|---|
| Fachmesse Antriebstechnik | 212 | Synchron |
| Partnertag Süd | 94 | Synchron |
| Branchenkongress Nord | 156 | 2 in Wiederholung |
| Herbstmesse | – | Geplant |
Das Standteam meldet sich in der Web-App an, ohne App Store. Erfasst wird per vCard-QR oder manuell in Sekunden.
Feld-Zuordnung im Backend, Dublettenabgleich per E-Mail, Sync-Protokoll mit automatischer Wiederholung. Auf Ihrer Seite läuft kein Code.
Gescannt werden vCard-QR-Codes. Messeeigene Badge-Codes fremder Veranstalter lassen sich nicht allgemein auslesen; dafür gibt es die manuelle Erfassung und auf Wunsch die Anbindung der Lead-API des Veranstalters.
Badge-Scanner, die nur zeigen, was die Rolle braucht.
Jede Rolle bekommt in der App ihre eigenen Tabs: Standpersonal sieht die Leads seines Stands, Kundenbetreuer ihre Gäste und Aussteller, der Location-Scanner nur Check-ins. Externe Teams scannen im Datenschutz-Modus „Keine Gastdaten“ und sehen nur Grün oder Rot. Jede sensible Aktion steht im Audit-Log, gesichert als Hash-Kette.
- Hosting in DeutschlandEntwicklung und Hosting in Deutschland, Daten auf deutschen Servern.
- DSGVO-konformAuftragsverarbeitung und Löschkonzept im Trust Center.
- TISAX-geprüftDer Sicherheitsstandard der Automobilindustrie, geprüft für AirLST.
Standard-Tabs der vier Rollen. Rollen sind je Event aktivierbar und konfigurierbar; Aussteller bekommen die Rolle über die Standzugehörigkeit, Kundenbetreuer und Administratoren weisen Sie zu.
Für Ihre Aussteller und Gäste ist es Ihre App.
ScanMyLeads wird in den Einstellungen des Events eingerichtet, nicht programmiert: wann gescannt werden darf, wie die App aussieht, unter welcher Adresse sie läuft und wer wann die Lead-Liste bekommt.
App-Symbol, Startbild, Farben und Eckenrundung; auf Wunsch unter Ihrer eigenen Domain statt der AirLST-Adresse.
Mehrere Sprachen mit Standardsprache, Standpersonal schaltet in der App um. Gescannt wird nur im festgelegten Zeitraum.
Erzeugt scanbare Badges für Ihre Gäste, um ScanMyLeads vorab zu testen oder vor Ort Ersatz auszugeben.
Vom Einladen bis zum Lead auf einer Gästeliste.
Einladung, Anmeldung, Check-in und Namensschild haben den Gast vorbereitet; der Scan am Stand macht aus ihm einen Lead, und Berichte, Export und CRM arbeiten mit dem Ergebnis weiter. Keine Insellösung neben dem Event.
Event-CRMKontakte über alle Events
Digitale GästelisteEin Datenstand für das ganze Team
Event-WebseitenLandingpages ohne Programmierung
EinladungsmanagementDigitale Einladungen in Ihrem Design
Online-AnmeldungenFormulare, Zusagen, Begleitpersonen
Event-TicketingFälschungssichere QR-Tickets
Sitzplan & SeatingTische und Plätze aus der Gästeliste
Workflow-AutomationAbläufe automatisieren
Event-AppProgramm und Ticket auf dem Handy
Event Check-inScan statt Suche am Einlass
EinlassmanagementCheck-in, Badges, Gates: der ganze Einlass
NamensschilderDrucken beim Eintreffen- Sie sind hier
LeaderfassungLeads am Stand scannen 
Online-UmfragenFeedback nach dem Event
EventstatistikenAnwesenheit, No-Shows, Auswertung
API & IntegrationenCRM und IT anbinden
KI-Anbindung (MCP)Claude, ChatGPT oder Copilot anschließen
Wie eine Messe mit Besucherregistrierung, Ausstellerportal und Badge-Druck abläuft, zeigt die Lösung Messemanagement. Ein Beispiel für Leaderfassung auf einer Hausmesse ist die Hausmesse von Uhlmann mit Lead-App am Stand.
Wie läuft digitale Leaderfassung mit ScanMyLeads ab?
Digitale Leaderfassung ersetzt die Visitenkarte und den Zettel am Stand durch einen Scan und ein kurzes Formular. Bei ScanMyLeads begleitet sie das Event in drei Phasen.
- Vorbereiten. ScanMyLead für das Event aktivieren und den Zeitraum zum Scannen festlegen, Rollen aktivieren, Kundenbetreuer zuweisen, Locations und Sessions mit Kapazität pflegen, Lead-Formular bauen und veröffentlichen, Erscheinungsbild und Sprachen einstellen, mit dem Badge-Generator testen.
- Live. Standpersonal und Kundenbetreuer scannen und qualifizieren mobil, der Location-Scanner checkt Sessions ein; das Dashboard zeigt Leads, Hot-Quote, aktive Aussteller und den Live-Aktivitäts-Feed.
- Nachbereiten. Die Lead-Liste geht zum gewählten Zeitpunkt per E-Mail raus, das Export-Center liefert Excel-Dateien, die Berichte zeigen Aussteller-Performance, Sessions und Lead-Funnel; das Audit-Log dokumentiert sensible Aktionen.
Was unterscheidet eine Lead-App von Visitenkarte und Miet-Scanner?
Visitenkarten und Papierlisten gehen verloren, und das Nachfassen dauert Wochen. Gemietete Badge-Scanner liefern Kontaktdaten ohne Kontext, jede Messe mit einem anderen Gerät und einem anderen Export. Eine Lead-App wie ScanMyLeads hält zum Kontakt fest, worüber gesprochen wurde und wie heiß das Interesse ist, und das in derselben Form auf jedem Event.
Ein Lead ist ein Kontakt mit Gesprächsnotiz. Alles andere ist eine Adresse.
Für Veranstalter kommt hinzu, dass der Scan auf die Gästeliste trifft: Aussteller, Kundenbetreuer und Einlass arbeiten mit denselben Daten, Session-Besuche werden zu Leads, und das Dashboard zeigt live, was an den Ständen passiert.
Wie wird Leaderfassung abgerechnet?
ScanMyLeads wird nicht je Lead abgerechnet. Veranstalter lizenzieren je Event, Aussteller mit der Exhibitor Edition über eine Jahreslizenz für ihren Messekalender. Den Rahmen für Ihr Event besprechen wir im Demo-Termin.