Lösung · FirmeneventsFirmenevent planen: einladen, anmelden, einlassen

Was gehört zur Planung eines Firmenevents?

Ein Firmenevent zu planen heißt, vier Dinge zusammenzubringen: die Einladung an alle Mitarbeitenden, die Anmeldung mit allem, was Catering und Logistik wissen müssen, die Gästeliste als gemeinsamen Stand für alle Beteiligten und den Einlass am Tag. Dazu kommen je nach Anlass Begleitpersonen, mehrere Standorte mit Shuttle, ein Rahmenprogramm mit begrenzten Plätzen, ein Sitzplan beim Jubiläum und die Auswertung danach. Schwierig ist nicht die einzelne Liste, sondern dass sie zusammenpassen müssen, während sich bis zum Tag noch alles ändert.

Firmenevent planen heißt: eine Liste, an der alle arbeiten, statt sechs, die jemand abgleicht.

Wie läuft ein Firmenevent mit AirLST ab?

HR importiert die Mitarbeiterliste mit Abteilung und Standort und verschickt die Einladung im Firmendesign mit Kalenderdatei. Jeder sagt über seinen persönlichen Link zu, meldet Begleitung, Menü und Shuttle an und erhält Bestätigung und QR-Ticket. Die Gästeliste zeigt Zusagen je Standort, das Catering filtert nach Menü, der Fahrdienst nach Shuttle, Erinnerungen gehen an alle ohne Antwort. Am Tag scannt das Team am Eingang die Tickets, die Anwesenheit ist live sichtbar. Danach liefern Statistik und Umfrage die Zahlen für das nächste Mal.

Welche Daten und Bausteine braucht ein Firmenevent?

Je Gast: Name, Abteilung, Standort, E-Mail; Zusage mit Zeitpunkt; Begleitperson mit Name und Menü; Ernährungswunsch; Shuttle oder Anreise; gewählte Programmpunkte; Ticket; Anwesenheit. Die Bausteine dafür sind das Einladungsmanagement, die Online-Anmeldung mit Zusatzfeldern, die digitale Gästeliste mit Kontingenten und Warteliste, das QR-Ticket und der Check-in. Für Sonderfälle gibt es Konfigurationen: Catering-Manager für Verpflegungsslots, Hotel und Transfer für Anreisende aus anderen Standorten.

Für welche Formate eignet sich die Lösung?

Für alle internen Anlässe mit Anmeldung: Sommerfest und Familienfest mit Begleitpersonen und Kinderprogramm (siehe Firmenfeier und Betriebsfeier planen), Firmenjubiläum und Gala mit externen Gästen, Sitzplan und Namensschildern, Kick-off und Town Hall mit Workshops und Anreise aus mehreren Standorten, Weihnachtsfeier mit kurzer Anmeldung und Warteliste. Für Kundenevents desselben Unternehmens gelten dieselben Bausteine, nur mit anderer Ansprache; wie sich beides unterscheidet, steht im Einladungsmanagement. Größere Formate mit Programm und Sessions beschreibt die Lösung Konferenzen.

Jahresauftakt und Kick-off-Event: was dazukommt

Beim Jahresauftakt kommt der Teilnehmerkreis aus dem HR-System, die Teilnahme ist meist erwartet, und Kolleginnen und Kollegen aus anderen Standorten reisen an. Deshalb fragt die Anmeldung neben Workshop und Ernährung auch Anreise, Flug- oder Zugnummer und Hotelbedarf ab; daraus entstehen Zimmerliste, Shuttle-Plan und Catering-Zahlen. Führungskräfte sehen, wer aus ihrem Team noch fehlt, der Abend bekommt einen Sitzplan nach Rang und Team, und eine anonyme Umfrage zeigt danach, wie der Auftakt angekommen ist. Zeitplan, Programmideen, Sales Kick-off und eine Checkliste stehen im Guide Jahresauftaktveranstaltung planen.

KI bei Firmenevents: Copilot und Microsoft 365 anbinden

Viele Unternehmen arbeiten schon mit Microsoft Copilot und Microsoft 365. Bei der Systemkonfiguration lässt sich AirLST dort anbinden: Der Assistent fragt Zusagen je Standort ab, entwirft die Erinnerung an alle ohne Antwort oder stellt die Zahlen für Catering und Shuttle zusammen, während Freigaben durch HR oder Führungskräfte in Ihren internen Prozessen bleiben. Das ist eine individuelle Integration, eingerichtet über Integration Services oder Ihre IT, keine Standardfunktion. Wie Assistent, Unternehmenssysteme und Eventdaten zusammenspielen, zeigt KI im Eventmanagement.

„Wie viele Kolleginnen und Kollegen aus München haben fürs Sommerfest zugesagt, und wer braucht einen Shuttle?“