Einladung zur Weihnachtsfeier in der Firma: Texte, Vorlagen und die 110-Euro-Regel
Fünf Einladungstexte für die Weihnachtsfeier im Unternehmen, vom förmlichen Schreiben bis zur lockeren Mail, dazu Erinnerung, Absage und eine Checkliste. Und das, was viele erst bei der Lohnabrechnung merken: Ob die Feier steuerfrei bleibt, hängt daran, wer am Abend tatsächlich da ist.
Eine gute Einladung zur Weihnachtsfeier in der Firma nennt Datum, Uhrzeit, Ort, Programm, ob Begleitung willkommen ist, und eine Frist für die Zusage mit einem einfachen Weg zu antworten. Sie geht etwa vier Wochen vorher an alle Beschäftigten, denn nur eine Feier, die allen offensteht, kann den Freibetrag von 110 Euro je Teilnehmer nutzen. Die Texte unten können Sie übernehmen; Platzhalter stehen in eckigen Klammern.
Einladung zur Weihnachtsfeier: fünf Texte für die Firma
Jeder Text enthält, was eine Einladung braucht: Anlass, Datum und Uhrzeit, Ort, ein Satz zum Programm, die Frage nach Begleitung und eine Frist für die Antwort. Wählen Sie den Ton, der zu Ihrem Haus passt, und ersetzen Sie die Platzhalter in eckigen Klammern.
Betreff: Einladung zur Weihnachtsfeier am [Datum]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
ein bewegtes Jahr geht zu Ende, und wir möchten es gemeinsam mit Ihnen ausklingen lassen. Die Geschäftsführung lädt Sie herzlich zur Weihnachtsfeier ein:
[Wochentag], [Datum], ab [Uhrzeit]
[Location], [Adresse]
Es erwarten Sie ein festliches Abendessen, ein kurzer Rückblick auf das Jahr und Musik von [Band oder DJ]. Ihre Partnerin oder Ihr Partner ist herzlich willkommen.
Bitte geben Sie uns bis zum [Anmeldeschluss] Bescheid, ob Sie teilnehmen und ob Sie in Begleitung kommen: [Anmeldelink]. Bei der Anmeldung können Sie uns auch Unverträglichkeiten oder Ihre Menüwahl mitteilen.
Wir freuen uns auf einen schönen Abend mit Ihnen.
Mit herzlichen Grüßen
[Name], [Funktion]
Betreff: Save the Date: Weihnachtsfeier am [Datum]
Hallo zusammen,
das Jahr war voll, jetzt wird gefeiert! Unsere Weihnachtsfeier steigt am [Datum] ab [Uhrzeit] in [Location].
Geplant sind [Essen, Spiele, Musik]. Dresscode: [bequem festlich]. Partner sind willkommen.
Sag uns bis [Anmeldeschluss] kurz Bescheid, ob du dabei bist: [Anmeldelink]. Dauert eine Minute, und du kannst gleich angeben, ob du vegetarisch oder vegan isst.
Bis bald!
[Name] für das Orga-Team
Betreff: Weihnachtsfeier für Sie und Ihre Familie am [Datum]
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
in diesem Jahr feiern wir mit Ihren Familien: am [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] in [Location]. Für die Kinder gibt es [Programm, zum Beispiel Bastelecke und Besuch vom Nikolaus], für die Erwachsenen [Programm].
Damit wir richtig planen, geben Sie bei der Anmeldung bitte an, wie viele Erwachsene und Kinder (mit Alter) Sie mitbringen: [Anmeldelink], bis zum [Anmeldeschluss].
Wir freuen uns auf Sie und Ihre Familien.
[Name], [Funktion]
Betreff: Weihnachtsfeier am Standort [Ort] am [Datum]
Liebe Kolleginnen und Kollegen am Standort [Ort],
auch in diesem Jahr feiert jeder Standort Weihnachten vor Ort. Für [Ort] laden wir Sie herzlich ein: [Datum], ab [Uhrzeit], [Location].
Eingeladen sind alle Beschäftigten des Standorts, auch Auszubildende, Teilzeitkräfte und Kolleginnen und Kollegen in Elternzeit. Begleitpersonen sind willkommen.
Bitte melden Sie sich bis zum [Anmeldeschluss] an: [Anmeldelink]. Wer nicht vor Ort sein kann, ist bei der Feier am Standort [anderer Ort] am [Datum] willkommen.
Viele Grüße
[Name], Standortleitung
Betreff: Weihnachtsfeier [Datum]: Bist du dabei?
Kurze Erinnerung an unsere Weihnachtsfeier am [Datum] ab [Uhrzeit] in [Location]. Zusagen bitte bis [Anmeldeschluss] hier: [Anmeldelink]. Begleitung willkommen, Menüwahl in der Anmeldung.
Erinnerung und Absage zur Weihnachtsfeier
Eine Erinnerung etwa eine Woche vor dem Anmeldeschluss geht nur an die, die noch nicht geantwortet haben. Und weil kurzfristige Absagen teuer werden können (siehe 110-Euro-Regel), lohnt es, das Absagen leicht zu machen: lieber eine Absage zwei Wochen vorher als ein leerer Platz am Abend.
Betreff: Erinnerung: Weihnachtsfeier am [Datum], Anmeldung bis [Anmeldeschluss]
Liebe Kollegin, lieber Kollege,
wir haben von Ihnen noch keine Antwort zur Weihnachtsfeier am [Datum]. Damit Location und Küche richtig planen können, sagen Sie bitte bis [Anmeldeschluss] zu oder ab: [Anmeldelink]. Eine Absage ist genauso hilfreich wie eine Zusage.
Danke und viele Grüße
[Name]
Betreff: Absage Weihnachtsfeier am [Datum]
Liebe/r [Name],
vielen Dank für die Einladung zur Weihnachtsfeier. Leider kann ich am [Datum] nicht dabei sein, weil [kurzer Grund, optional]. Ich wünsche euch allen einen schönen Abend und freue mich auf das nächste Treffen.
Viele Grüße
[Name]
Zeitplan: wann was verschicken
| Wann | Was | Warum |
|---|---|---|
| 6 bis 8 Wochen vorher | Save the Date | Der Dezember ist voll; ein früher Termin sichert Zusagen. |
| 4 Wochen vorher | Einladung mit Anmeldelink | Genug Zeit für Antworten, Menüwahl und Begleitung. |
| 3 Wochen vorher | Erinnerung an offene Zusagen | Nur an die, die noch nicht geantwortet haben. |
| 2 Wochen vorher | Anmeldeschluss | Location und Catering brauchen die finale Zahl. |
| 2 bis 3 Tage vorher | Letzte Infos an die Zugesagten | Anfahrt, Programm, Hinweis: bitte absagen, falls etwas dazwischenkommt. |
| Am Abend | Einlass mit Gästeliste | Wer da ist, ist belegt; das braucht die Lohnabrechnung. |
Die Zeiten sind Praxisregeln für Feiern mit 30 bis einigen Hundert Gästen. Bei kleinen Teams reicht eine Einladung drei Wochen vorher.
Die 110-Euro-Regel: warum die Anwesenden zählen
Die Weihnachtsfeier ist steuerlich eine Betriebsveranstaltung. Zuwendungen des Arbeitgebers an Beschäftigte und ihre Begleitpersonen bleiben bis 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer steuerfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Gerechnet werden alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, auch der Rahmen wie Raum, Technik und Organisation. Voraussetzung: Die Feier steht allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offen.
Entscheidend für die Praxis ist, durch wie viele Köpfe die Kosten geteilt werden. Nicht durch die Eingeladenen, nicht durch die Angemeldeten, sondern durch die Anwesenden. Der Bundesfinanzhof hat das für einen Weihnachts-Kochkurs entschieden, bei dem zwei von 27 Angemeldeten kurzfristig abgesagt hatten: Die Kosten der Abwesenden gehen zulasten derer, die da waren (BFH, Urteil vom 29.04.2021, VI R 31/18).
| Posten | Geplant | Am Abend |
|---|---|---|
| Gesamtkosten einschließlich Umsatzsteuer | 4.700,00 € | 4.700,00 € |
| Personen (Beschäftigte und Begleitungen) | 46 (40 + 6) | 42 (36 + 6) |
| Kosten je Person | 102,17 € | 111,90 € |
| Beschäftigte ohne Begleitung | 102,17 €, steuerfrei | 111,90 €, davon 1,90 € steuerpflichtig |
| Beschäftigte mit Begleitung | 204,35 €, davon 94,35 € steuerpflichtig | 223,81 €, davon 113,81 € steuerpflichtig |
Vier kurzfristige Absagen machen aus einer steuerfreien Feier eine, bei der für jeden Teilnehmer ein Betrag über dem Freibetrag liegt. Den übersteigenden Teil kann der Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuern, sofern die Feier allen offenstand (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Zahlen im Beispiel sind ausgedacht; für die eigene Abrechnung ist die Steuerberatung der richtige Ansprechpartner.
Für eingeladene Kunden und Geschäftspartner gilt der Freibetrag nicht; dort greifen andere Regeln, etwa § 37b EStG und der Nachweis der Einladungen.
Checkliste für die Einladung zur Weihnachtsfeier
Zusagen, Begleitung und Einlass auf einer Liste.
In AirLST geht die Einladung personalisiert und unter Ihrem Absender hinaus, die Anmeldung fragt Begleitung und Menü ab, und der Check-in am Abend hält fest, wer da war. Die Liste der Anwesenden mit Begleitungen steht danach als Export für die Lohnbuchhaltung bereit.
- Einladung im eigenen Design mit persönlichem Anmeldelink
- Erinnerung an offene Zusagen als Workflow
- Anmeldung mit Begleitperson und Menüwahl
- Check-in per QR-Code, Anwesenheit mit Uhrzeit
Häufige Fragen zur Einladung zur Weihnachtsfeier
Wann verschickt man die Einladung zur Weihnachtsfeier?
Etwa vier Wochen vor der Feier, bei Terminen im Dezember also Anfang bis Mitte November; ein Save the Date sechs bis acht Wochen vorher hilft, wenn der Kalender voll ist. Der Anmeldeschluss liegt sinnvoll zwei Wochen vor der Feier, damit Location und Catering mit der Zahl planen können. Das sind Praxisregeln, keine Vorgaben.
Muss die Firma alle Beschäftigten zur Weihnachtsfeier einladen?
Für den steuerlichen Freibetrag ja: Er gilt nur, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Eine Feier nur für Führungskräfte fällt heraus; auch die Pauschalversteuerung mit 25 Prozent setzt diese Offenheit voraus (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Wie viel darf die Weihnachtsfeier pro Mitarbeiter kosten?
Steuerfrei bleiben 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Gerechnet werden alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer, auch Raummiete, Technik und Organisation. Was darüber liegt, ist Arbeitslohn, den der Arbeitgeber pauschal mit 25 Prozent versteuern kann.
Zählen Begleitpersonen bei den 110 Euro mit?
Ja. Der Anteil der Begleitperson wird dem Arbeitnehmer zugerechnet, der sie mitbringt. Wer mit Partnerin oder Partner kommt, hat also den doppelten Anteil auf seinem Konto, aber nur einmal 110 Euro Freibetrag. Deshalb gehört die Frage nach der Begleitung in die Anmeldung.
Was passiert steuerlich, wenn Angemeldete nicht kommen?
Die Kosten werden auf die tatsächlich Anwesenden verteilt, nicht auf die Angemeldeten. Der Bundesfinanzhof hat das 2021 für einen Weihnachts-Kochkurs entschieden, bei dem zwei von 27 Angemeldeten kurzfristig abgesagt hatten (VI R 31/18). Kurzfristige Absagen erhöhen also den Betrag je Teilnehmer und können ihn über 110 Euro heben.
Gelten die 110 Euro auch für eingeladene Kunden?
Nein, der Freibetrag betrifft Beschäftigte und ihre Begleitpersonen. Für Kunden und Geschäftspartner gelten andere Regeln, etwa § 37b EStG für Sachzuwendungen. Wie sich Einladungen an Geschäftspartner belegen lassen, beschreibt die Seite Nachweis und § 37b. Im Einzelfall hilft die Steuerberatung.