Teilnehmerliste Vorlage: Anwesenheitsliste für Excel und PDF
Vier fertige Listen zum Ausdrucken oder Ausfüllen am Rechner: für Veranstaltung, Schulung, Versammlung und Betriebsfeier. Die Excel-Datei zählt Anwesende, Stimmen und Begleitpersonen mit; das PDF ist für den Einlass auf Papier.
Eine Teilnehmerliste hält fest, wer bei einer Veranstaltung war: Name, Firma, Ankunftszeit und, wo nötig, eine Unterschrift. Als Anwesenheitsliste belegt sie die Teilnahme an einer Schulung, als Präsenzliste die Beschlussfähigkeit einer Versammlung. Die Vorlage unten gibt es als Excel-Datei mit Zählformeln und als PDF, direkt zum Download und ohne Formular.
Teilnehmerliste herunterladen: Excel und PDF
Die Excel-Datei ist für Listen, die Sie vorab mit den Angemeldeten füllen und am Einlass ausdrucken oder am Laptop abhaken. Unter jeder Tabelle zählt eine Formel mit: Anwesende bei der Veranstaltung, Stimmen bei der Versammlung, Beschäftigte und Begleitpersonen bei der Betriebsfeier. Das PDF ist die leere Fassung zum Ausdrucken.
Die Vorlage: vier Listen für vier Anlässe
Nicht jede Veranstaltung braucht dieselben Spalten. Die Vorlage enthält deshalb vier Listen; nehmen Sie die, die zu Ihrem Anlass passt, und lassen Sie Spalten, die Sie nicht brauchen, leer.
| Liste und Anlass | Spalten |
|---|---|
| Teilnehmerliste Veranstaltung Für Firmenevents, Kundenveranstaltungen und Konferenzen: wer angemeldet war, wer gekommen ist, mit wie vielen Begleitpersonen. | Nr. · Name, Vorname · Firma / Organisation · Gruppe · Begleitung (Anzahl) · Ankunft (Uhrzeit) · Unterschrift · Bemerkung |
| Anwesenheitsliste Schulung und Seminar Für Seminare, Schulungen und Unterweisungen: Unterschrift je Halbtag als Nachweis der Teilnahme, etwa für Teilnahmebestätigungen oder Fortbildungspunkte. | Nr. · Name, Vorname · Firma / Abteilung · Vormittag (Unterschrift) · Nachmittag (Unterschrift) · Bestätigung erhalten · Bemerkung |
| Präsenzliste Versammlung Für Mitglieder-, Gesellschafter- und Hauptversammlungen: Teilnehmernummer, Vertretung und Stimmen als Grundlage für Beschlussfähigkeit und Protokoll. | Nr. · Mitglieds- / Teilnehmernr. · Name, Vorname · Persönlich oder vertreten durch · Stimmen · Ankunft (Uhrzeit) · Unterschrift |
| Teilnehmerliste Betriebsveranstaltung Für Weihnachtsfeier, Sommerfest und Betriebsausflug: Anwesenheit und Begleitpersonen je Beschäftigtem, die Grundlage für die 110-Euro-Rechnung der Lohnbuchhaltung. | Nr. · Personalnr. · Name, Vorname · Abteilung / Standort · Begleitpersonen (Anzahl) · Anwesend (ja / nein) · Bemerkung |
Teilnehmerliste, Anwesenheitsliste, Präsenzliste
Im Alltag meinen alle drei Begriffe fast dasselbe. Wer genau sein will, unterscheidet nach dem Zeitpunkt und dem Zweck:
- Teilnehmerliste: alle, die angemeldet sind oder teilnehmen sollen, vor der Veranstaltung erstellt. Am Einlass wird sie zur Abhakliste.
- Anwesenheitsliste: nur die, die tatsächlich da waren, mit Uhrzeit oder Unterschrift als Beleg. Typisch für Schulungen, Unterweisungen und Seminare mit Teilnahmebestätigung.
- Präsenzliste: die Anwesenheitsliste einer Versammlung, mit Mitglieds- oder Teilnehmernummer, Vertretungen und Stimmen. Sie entscheidet über Beschlussfähigkeit und Mehrheiten; mehr dazu im Guide Jahreshauptversammlung organisieren.
So wird die Teilnehmerliste gut: sieben Regeln
01Vorab füllen, nicht am Einlass schreibenWer seinen Namen nur abhaken oder unterschreiben muss, ist in Sekunden durch. Leere Listen, in die Gäste selbst schreiben, erzeugen Schlangen und unleserliche Namen.
02Alphabetisch nach NachnamenBei mehr als einer Seite pro Eingang ein Buchstabenbereich je Seite oder je Tisch (A bis K, L bis Z).
03Ankunftszeit eintragenDie Uhrzeit belegt die Anwesenheit besser als ein Haken und zeigt nach dem Event, wann der Andrang am größten war.
04Begleitpersonen getrennt zählenEine eigene Spalte mit der Anzahl statt „+1“ im Namensfeld. Bei Betriebsveranstaltungen braucht die Lohnbuchhaltung genau diese Zahl.
05Eine Nummer je PersonDie laufende Nummer oder Teilnehmernummer macht Rückfragen eindeutig, auch bei gleichen Namen.
06Unterschrift nur, wo sie nötig istBei Schulungen und Versammlungen ja; bei einem Kundenevent reicht der Haken des Einlass-Teams.
07Nach dem Event abgleichenAngemeldet gegen anwesend ergibt die No-Show-Rate. Wie Sie sie senken, zeigt der Guide zur No-Show-Rate.
Datenschutz bei Teilnehmer- und Anwesenheitslisten
Eine Teilnehmerliste enthält personenbezogene Daten, eine Unterschrift erst recht. Drei Grundsätze aus der DSGVO reichen für die meisten Listen: nur die Spalten erheben, die der Zweck verlangt (Art. 5 Abs. 1 lit. c, Datenminimierung), die Teilnehmenden informieren, wofür die Liste geführt wird und wie lange sie aufbewahrt wird (Art. 13), und die Liste so führen, dass Unbefugte sie nicht einsehen (Art. 5 Abs. 1 lit. f).
Welche Informationen bei Einladung und Anmeldung dazugehören, beschreibt der Guide Datenschutz bei Veranstaltungen.
Wann Papier nicht mehr reicht
Bei 30 Gästen und einem Eingang ist eine ausgedruckte Liste die schnellste Lösung. Sie kommt an ihre Grenze, wenn mehrere Eingänge gleichzeitig arbeiten (zwei Ausdrucke, zwei Stände), wenn kurzfristige Anmeldungen und Absagen nachgetragen werden müssen, wenn Begleitpersonen und Gruppen gezählt werden oder wenn die Anwesenheit später belegt werden soll, etwa für die Lohnbuchhaltung nach einer Betriebsveranstaltung.
Die Teilnehmerliste, die an jedem Eingang aktuell ist.
In AirLST ist die Teilnehmerliste die Gästeliste selbst: Anmeldungen laufen online ein, am Einlass scannt die Check-in-App den QR-Code, und die Anwesenheit steht mit Uhrzeit sofort an allen Geräten. Nach dem Event ist die Liste der Anwesenden ein Export.
- Gästeliste mit Status, Gruppen und eigenen Feldern
- Check-in per QR-Code an beliebig vielen Geräten
- Anwesenheit mit Uhrzeit, Begleitpersonen mitgezählt
- Anwesenheit und No-Shows in den Eventstatistiken
Häufige Fragen zur Teilnehmerliste
Was gehört in eine Teilnehmerliste?
Laufende Nummer, Name und Vorname, Firma oder Organisation und die Ankunftszeit; je nach Anlass dazu Gruppe, Begleitpersonen, Unterschrift oder Stimmen. Nur aufnehmen, was Sie für den Zweck wirklich brauchen; eine E-Mail-Adresse gehört auf eine Liste am Einlass meist nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Teilnehmerliste und Anwesenheitsliste?
Die Begriffe werden oft gleich verwendet. Genau genommen enthält eine Teilnehmerliste alle Angemeldeten, eine Anwesenheitsliste nur die, die tatsächlich da waren, meist mit Unterschrift oder Uhrzeit als Beleg. Bei Versammlungen heißt die Anwesenheitsliste Präsenzliste.
Gibt es die Teilnehmerliste als Excel-Vorlage?
Ja. Die Excel-Datei hat ein Blatt je Liste (Veranstaltung, Schulung, Versammlung, Betriebsfeier) mit 40 Zeilen, Druck im Querformat auf Seitenbreite und Formeln, die Anwesende, Stimmen und Begleitpersonen zählen. Das PDF enthält dieselben vier Listen mit je 18 Zeilen zum Ausdrucken.
Darf eine Unterschriftenliste offen ausliegen?
Besser nicht: Auf einer offenen Liste sieht jeder, wer vor ihm unterschrieben hat, samt Firma und Uhrzeit. Datensparsamer ist es, wenn das Einlass-Team die Liste führt und die Ankunft abhakt, oder wenn je Person ein eigener Zettel unterschrieben wird. Eine Rechtsberatung ersetzt dieser Hinweis nicht.
Wie lange muss ich eine Anwesenheitsliste aufbewahren?
So lange, wie der Zweck es verlangt, und nicht länger. Für eine Teilnahmebestätigung reicht oft der Zeitraum, in dem Rückfragen kommen; für Nachweise gegenüber Finanzamt oder Fördergebern gelten deren Fristen. Legen Sie die Frist vorher fest und vernichten Sie die Liste danach.
Ab wann lohnt sich eine digitale Teilnehmerliste?
Sobald mehrere Eingänge gleichzeitig arbeiten, Begleitpersonen oder Gruppen mitgezählt werden müssen oder die Anwesenheit später nachgewiesen werden soll. Dann scannt eine Check-in-App den QR-Code, und die Liste ist an allen Eingängen und im Büro auf demselben Stand.