Digitale Gästeliste.Alle Gäste. Immer aktuell.
Verwalten Sie Einladungen, Zu- und Absagen, Gästedaten, Kontingente und Check-ins zentral in einem Gästemanager – synchronisiert in Echtzeit und bereit für jedes Event.
Wie? Ich stehe nicht auf der Gästeliste?
Import, Anmeldung, Rückmeldung und Check-in schreiben in denselben Gastdatensatz.
Jede Zusage, jede Änderung und jeder Scan ist sofort für das ganze Team sichtbar.
Filter je Spalte, Segmente über Gästegruppen, gespeicherte Ansichten für jedes Gewerk.
Dieselbe Liste, die Sie vorbereiten, steht am Veranstaltungstag an jeder Einlass-Station.
Von Excel ins System. Ohne Aufräumarbeit.
Bestehende Listen importieren, Felder zuordnen und Dubletten erkennen, ohne Daten vorher manuell umzubauen.
- Excel & CSV importierenDatei hochladen oder Daten direkt einfügen.
- Felder zuordnenBestehende Spalten direkt mit AirLST-Feldern verknüpfen.
- Bestehende Daten aktualisierenWeitere Importe aktualisieren vorhandene Gäste statt neue Duplikate anzulegen.
- Dubletten erkennenDoppelte Gäste vor dem Versand identifizieren.
- ✓Daten
- 2Feldzuordnung
- 3Einstellungen
- 4Prüfen
Eine Liste. Jede Information.
Die Gästeliste ist die Arbeitsfläche des Gästemanagers: jede Spalte sortierbar und filterbar, jede Zeile ein vollständiger Gastdatensatz, jede Ansicht speicherbar.
| Vollständiger Name | Code | Gaststatus | |
|---|---|---|---|
| = | = | = Status wählen | |
| ABAnna Bergmann · Nordlicht Events GmbH | TQ4LM8XA | Bestätigt | |
| JWJonas Winter · Congress Partner AG | R7BEYDEU | Bestätigt | |
| LHLea Hartwig · Belventi GmbH | VLWR0O47 | Angefragt | |
| DSDavid Sommer · Taktwerk Events | E27TGE1Q | Bestätigt | |
| MFMiriam Falkner · Rheinforum GmbH | VPSPHLWW | Warteliste | |
| TLTobias Lindner · Skyline Conventions | AIJOK0DG | Eingecheckt | |
| SRSofia Reimann · Almhof Tagungen | Q9ZJUXFH | Abgesagt | |
| EBErik Brandt · Hansewerk Live | XNZJNPGE | Eingeladen | |
| CVClara Vogel · Quartier M GmbH | YWAEYRZ8 | Bestätigt | |
| FAFelix Adler · Innovent Messe GmbH | R8BG9RPQ | Importiert |
Verpflegung, Workshop-Wahl oder Anreise als Spalten, filterbar und exportierbar.
Schnellsuche über alle Felder, Filterzeile je Spalte. Was Sie sehen, exportieren Sie.
Einlass-Team und Catering sehen andere Spalten, aber dieselben Daten.
Finden Sie 12 Gäste genauso schnell wie 12.000.
Ein Filter kombiniert Status, Gästegruppe und beliebige Datenfelder. Das Ergebnis ist keine Zahl auf einem Bericht, sondern eine Auswahl, mit der Sie sofort arbeiten: E-Mail an alle, Status setzen, Namensschilder erzeugen, Export für den Caterer.
VIP, Presse oder Workshop A lassen sich in jedem Filter kombinieren.
E-Mail oder SMS senden, Status setzen, Dokumente erzeugen, exportieren.
Ein häufiger Filter wird zur benannten Ansicht für das ganze Team.
Wissen, wer kommt. Bevor das Event beginnt.
Jede Zusage über den persönlichen Anmeldelink, jede Absage und jede Änderung an den Gastdaten landet direkt im Datensatz. Das Cockpit zeigt den Stand des Events, die Liste zeigt den Stand jedes Gastes.
- Status je GastAutomatisch aus der Rückmeldung oder manuell, einzeln oder für eine Auswahl.
- Zustellung am GastOb die Einladung ankam, steht im Datensatz. Mehr unter Einladungsmanagement.
- Kürzlich aktualisiertWer heute zugesagt hat, steht im Cockpit oben.
| Name | Status | Letzte Änderung | Geändert von | |
|---|---|---|---|---|
| CVClara Vogel | Bestätigt | vor 2 Min. | Gast oder System | Details → |
| LHLea Hartwig | Angefragt | vor 11 Min. | K. Richter | Details → |
| SRSofia Reimann | Abgesagt | vor 26 Min. | Gast oder System | Details → |
| MFMiriam Falkner | Warteliste | vor 40 Min. | Workflow | Details → |
Wenn Plätze begrenzt sind, übernimmt AirLST.
Das Gästekontingent ist Teil des Events, nicht eine Zahl im Kopf. Import und Anmeldung rechnen dagegen, der Status Warteliste hält Interessenten fest, und Gästegruppen führen eigene Kontingente für VIP, Presse oder Workshops.
| Gästegruppe | Kontingent | Warteliste |
|---|---|---|
| Keynote | 500 | 7 |
| Workshop A | 40 | 12 |
| Workshop B | 40 | 0 |
| VIP-Dinner | 80 | 3 |
| Presse | 25 | 0 |
Import und Anmeldung zählen automatisch gegen verfügbare Plätze.
Ist das Kontingent voll, bleiben Gäste auf der Warteliste und können gezielt nachrücken.
VIPs, Presse oder Workshops erhalten eigene Kontingente und Anmeldestrecken.
Gemeinsam arbeiten. Ohne Versionschaos.
Die Gästeliste liegt in der Cloud, nicht im Postfach. Wer was sehen und ändern darf, regeln Rollen und Rechte. Und jede Änderung an einem Gast bleibt nachvollziehbar.
- Gaesteliste_final.xlsx
- Gaesteliste_final_neu.xlsx
- Gaesteliste_final_neu_3_Catering.xlsx
- Gaesteliste_final_neu_3_Catering_KORREKTUR.xlsx
Vier Dateien, drei Bearbeiter, kein gemeinsamer Stand.
- Rollen & Rechte · Einlass-Team checkt ein, ändert aber keine Stammdaten
- Änderungsprotokoll · Wer hat wann welches Feld von A auf B gesetzt
- Cloud-Synchronisierung · Jede Änderung sofort für alle sichtbar
- E-Mail senden
- Bearbeiten
- Check-in
- Dokument drucken
- Archivieren
| Datum | Feld | Neuer Wert |
|---|---|---|
| 11.09., 17:53 | Gaststatus | Bestätigt |
| 10.09., 09:12 | Gästegruppe | VIP |
| 08.09., 14:40 | Verpflegung | Vegetarisch |
| 03.09., 11:02 | Datensatz | angelegt |
| Betreff | Status |
|---|---|
| Ihre Zusage zum Brand Summit 2026 | Geöffnet |
| Ticket und Zugang zur Event-App | Zugestellt |
| Einladung · Brand Summit 2026 | Geöffnet |
| Dateityp | Dateiname | Größe |
|---|---|---|
| Ticket_YWAEYRZ8.pdf | 248 KB | |
| Zusage_Clara_Vogel.pdf | 96 KB | |
| Namensschild_VIP.pdf | 74 KB |
| Begleitperson | Code | Status |
|---|---|---|
| JVJan Vogel | YWAEYRZ8-1 | Bestätigt |
| Gruppe | Artikel | Menge |
|---|---|---|
| VIP | Tagesticket · Brand Summit 2026 | 1 |
| Begleitung | Tagesticket · Begleitperson | 1 |
| Artikel | Menge |
|---|---|
| Abendveranstaltung | 2 |
| Parkplatz | 1 |
Und am Einlass ist dieselbe Gästeliste schon da.
Der Buchungscode jedes Gastes ist sein QR-Code. Ein Scan mit der Check-in-App setzt den Status im selben Datensatz, den Sie wochenlang vorbereitet haben. Es gibt keine Einlassliste, es gibt die Gästeliste.
| Name | Code | Gaststatus | Check-in |
|---|---|---|---|
| TLTobias Lindner | AIJOK0DG | Eingecheckt | 18:04 · Station Nord |
| CVClara Vogel | YWAEYRZ8 | Eingecheckt | 18:06 · Station Süd |
| ABAnna Bergmann | TQ4LM8XA | Bestätigt | – |
| DSDavid Sommer | E27TGE1Q | Eingecheckt | 17:58 · Station Nord |
| JWJonas Winter | R7BEYDEU | Bestätigt | – |
Die Gästeliste zeigt am Einlass nur, was am Einlass zählt.
Der Buchungscode steht auf Ticket, Bestätigung und im Gastdatensatz.
Jeder Scan setzt Status, Uhrzeit und Station für alle Stationen. Zum Event Check-in
Gästedaten gehören in ein System, dem Sie vertrauen können.
Eine Gästeliste enthält personenbezogene Daten. Deshalb liegt sie bei AirLST nicht in verteilten Dateien, sondern in einer Anwendung mit geregeltem Zugriff und dokumentierten Einwilligungen.
- Hosting in DeutschlandDie Gästedaten liegen auf deutschen Servern.
- DSGVO-konformAuftragsverarbeitung und Löschkonzept stehen im Trust Center.
- TISAX-geprüftDer Sicherheitsstandard der Automobilindustrie, geprüft für AirLST.
Beispielrollen. Rechte vergeben Sie je Nutzer; Marketing- und Event-Opt-in sind je Gast dokumentiert und in der Liste filterbar.
Die Gästeliste ist der Datensatz, auf dem alles andere arbeitet.
Einladung, Anmeldung, Ticket, Sitzplan, Check-in und Auswertung greifen auf denselben Gast zu. Deshalb gibt es keinen Abgleich zwischen Modulen, nur einen Workflow.
Event-CRMKontakte über alle Events- Sie sind hier
Digitale GästelisteEin Datenstand für das ganze Team 
Event-WebseitenLandingpages ohne Programmierung
EinladungsmanagementDigitale Einladungen in Ihrem Design
Online-AnmeldungenFormulare, Zusagen, Begleitpersonen
Event-TicketingFälschungssichere QR-Tickets
Sitzplan & SeatingTische und Plätze aus der Gästeliste
Workflow-AutomationAbläufe automatisieren
Event-AppProgramm und Ticket auf dem Handy
Event Check-inScan statt Suche am Einlass
EinlassmanagementCheck-in, Badges, Gates: der ganze Einlass
NamensschilderDrucken beim Eintreffen
LeaderfassungLeads am Stand scannen
Online-UmfragenFeedback nach dem Event
EventstatistikenAnwesenheit, No-Shows, Auswertung
API & IntegrationenCRM und IT anbinden
KI-Anbindung (MCP)Claude, ChatGPT oder Copilot anschließen
Nach dem Event liefern die Eventstatistiken Anwesenheit und No-Show-Quote aus derselben Liste. Für Systeme außerhalb von AirLST gibt es die API.
Was ist eine digitale Gästeliste?
Eine digitale Gästeliste bündelt alle Informationen rund um die Teilnehmer einer Veranstaltung an einem zentralen Ort. Sie ist mehr als eine Tabelle mit Namen: Sie führt Gästedaten, Einladungsstatus, Zu- und Absagen, Gästegruppen, individuelle Angaben wie Verpflegung oder Workshop-Wahl und den Check-in-Status im selben Datensatz zusammen.
Statt mehrere Excel-Dateien, eingehende Rückmeldungen und eine separate Einlassliste manuell abzugleichen, arbeitet das gesamte Eventteam mit einem gemeinsamen, aktuellen Datenstand. Jede Änderung, ob durch den Gast über seinen Anmeldelink oder durch ein Teammitglied, ist sofort für alle sichtbar.
Die Gästeliste wird damit zur Arbeitsgrundlage für Einladung, Sitzplan, Namensschilder und Einlass.
Was kann ein digitaler Gästemanager?
Mit dem AirLST Gästemanager importieren Sie vorhandene Gästelisten aus Excel oder CSV und ordnen Ihre Spalten den Feldern im System zu. Eigene Datenfelder ergänzen die Stammdaten um alles, was Ihr Event braucht. Die Duplikate-Prüfung findet doppelt angelegte Gäste, bevor Einladungen doppelt verschickt werden.
In der Gästeliste filtern und segmentieren Sie über jede Spalte: nach Gaststatus, Gästegruppe, Begleitpersonen oder individuellen Angaben. Kombinierte Filter lassen sich als Ansicht speichern, sodass Einlass-Team, Catering und Presseabteilung jeweils genau die Spalten und Gäste sehen, die sie brauchen. Auf jede Auswahl wenden Sie Aktionen an: E-Mail oder SMS senden, Status aktualisieren, Dokumente erzeugen, exportieren.
Zu- und Absagen laufen in Echtzeit ein, das Kontingent rechnet mit, Wartelisten halten Nachrücker fest. Rollen und Rechte regeln, wer Daten sieht und ändert; das Änderungsprotokoll dokumentiert jede Änderung mit Zeitpunkt, Feld und Bearbeiter. Am Veranstaltungstag wird derselbe Datensatz beim Check-in per QR-Code aktualisiert.
Für Systeme außerhalb von AirLST, etwa ein CRM oder ein Ticketshop, steht die API bereit: Gäste lassen sich automatisiert anlegen und aktualisieren, sodass die Teilnehmerliste auch dann aktuell bleibt, wenn die Anmeldung woanders stattfindet. Exporte in Excel und CSV liefern jederzeit einen Auszug, zum Beispiel für Dienstleister ohne Systemzugang.
Offene und geschlossene Gästelisten
Steht vorab fest, wer eingeladen wird, ist die Gästeliste geschlossen: Die Einladungsliste wird importiert oder aus dem Event-CRM übernommen, jeder Gast bekommt seinen persönlichen Link, und die Liste verwaltet sich über die Rückmeldungen. Bei einer offenen Anmeldung ist die Liste zu Beginn leer und füllt sich über das Formular auf der Event-Webseite. Beides lässt sich kombinieren, etwa geschlossene Strecken für VIP und Presse und eine offene für Teilnehmer; in jedem Fall bekommt der Gast mit seiner Reaktion einen Status, und die Duplikate-Prüfung hält die Liste sauber.
RSVP, Zu- und Absagen: die Rückmeldung als Teil der Gästeliste
Der klassische RSVP-Prozess trennt Einladung und Liste: Die Einladung geht raus, Antworten kommen per Mail oder Formular zurück, und jemand trägt sie in die Tabelle ein. In einer digitalen Gästeliste entfällt dieser Schritt. Jeder Gast erhält mit der Einladung seinen persönlichen Anmeldelink; die Zusage, die Absage oder die Änderung der Gästedaten landet direkt im eigenen Datensatz und setzt den Gaststatus.
Das macht die Rückmeldung auswertbar, ohne dass jemand zählt. Das Cockpit zeigt bestätigte, offene und abgesagte Gäste, die Liste zeigt je Gast, wann sich der Status geändert hat. Wer nach einer Frist noch nicht reagiert hat, ist eine Filterabfrage entfernt und bekommt gezielt einen Reminder, nicht die gesamte Liste.
Digitale Gästeliste statt Excel
Excel funktioniert für einfache, statische Listen gut. Schwierig wird es, sobald mehrere Personen bearbeiten, Rückmeldungen laufend eintreffen, Gäste ihre Daten ändern und der Einlass hinzukommt. Dann entstehen mehrere Datenstände, und der Abgleich zwischen ihnen wird zur manuellen Daueraufgabe: Welche Datei ist aktuell, wer hat zugesagt, wer wurde bereits eingecheckt?
Es gibt einen Datensatz je Gast, und alle Beteiligten arbeiten darauf.
Eine digitale Gästeliste macht daraus einen zentralen, laufenden Prozess. Änderungen sind nachvollziehbar, Zugriffe geregelt, und Auswertungen entstehen aus den Daten selbst statt aus zusammengeklebten Tabellen. Der Export nach Excel bleibt jederzeit möglich, etwa für Dienstleister ohne Systemzugang.
Der zweite Unterschied betrifft die Gästedaten selbst. Bei dateibasierten Gästelisten werden differenzierte Zugriffsrechte und die kontrollierte Weitergabe personenbezogener Daten schnell aufwendig. Im Gästemanager sieht das Einlass-Team nur, was es für den Einlass braucht, und Einwilligungen zu Marketing und Event-Kommunikation sind am Gast dokumentiert.
Vom Gästemanagement bis zum Check-in
Die Gästeliste begleitet den gesamten Eventprozess. Er beginnt mit dem Import oder der Übernahme aus dem Event CRM, geht über die personalisierte Einladung zur Online-Registrierung, in der der Gast zusagt und seine Angaben ergänzt. Daten aus Registrierung und Einladungsmanagement laufen direkt beim Gast zusammen.
In der Organisationsphase segmentieren Sie die Liste für Sitzplan, Namensschilder und Kommunikation. Am Veranstaltungstag wird derselbe Datensatz beim Check-in aktualisiert. So sehen berechtigte Teammitglieder jederzeit, wer eingeladen ist, wer zugesagt hat und wer bereits vor Ort ist. Nach dem Event liefern die Eventstatistiken Anwesenheit und No-Show-Quote als Grundlage für das Follow-up.
Gästelisten für kleine und große Events
Ob 40 Gäste im Workshop oder 12.000 auf der Konferenz: Die Anforderungen an eine Event-Gästeliste unterscheiden sich im Umfang, nicht im Prinzip. Corporate Events brauchen Abteilungen und Standorte als Felder, Konferenzen Reise- und Hoteldaten, VIP-Events Begleitpersonen und Tischzuordnung, Premieren und Kundenevents eine schnelle Einlasssteuerung, Hausmessen Zeitfenster und Kontingente je Programmpunkt.
- Handel und Konsumgüter: Gastkategorien mit eigenen Rechten auf Markenevents
- Firmenevents: interne Gästelisten mit Abteilungen und Standorten
- Konferenzen: hunderte Teilnehmer mit Reise- und Hoteldaten
- VIP-Gästemanagement: Begleitpersonen, Tischzuordnung, Einlassstatus
- Festzelt-Gästeliste: Reservierungen und Einlass auf einer Liste
Veranstalter wie Zalando, ProSiebenSat.1 und der Flughafen München führen ihre Gästelisten mit AirLST. Projekte und Zahlen finden Sie in unseren Referenzen.