Lösung · FilmpremierenFilmpremieren und Medienevents: Gästeliste bis zum Saallicht

Was ist Gästemanagement für Filmpremieren?

Gästemanagement für Filmpremieren ist die Organisation der geladenen Gäste eines Medienevents von der Einladung bis zur Auswertung: Gruppen wie Talent, Verleih, Partner, Presse und Gewinner, persönliche Einladungen mit Zusage und Begleitung, Akkreditierung der Presse, Sitzplan bis zur ersten Reihe, Tickets, Einlass am roten Teppich und an der Saaltür, Aftershow und Anwesenheit. Anders als beim offenen Ticketverkauf ist die Liste geschlossen und persönlich, und sie ändert sich bis zum Saallicht.

Bei AirLST ist das keine eigene Anwendung, sondern die Eventplattform, konfiguriert für die Premiere: Gruppen mit eigenen Regeln, Begleitpersonen mit Namen, Akkreditierung als eigene Anmeldestrecke mit Freigabe, Sitzplan mit Blöcken, Tickets je Person und eine Check-in-App, die Gruppe, Platz und Hinweise zeigt.

Eine Premiere braucht keine perfekte Liste, sondern eine, die überall gleichzeitig aktuell ist.

Wie läuft eine Premiere mit AirLST ab?

1. Gruppen anlegen. Talent, Verleih, Partner, Presse, Gewinner mit Kontingent, Berechtigung (Teppich, Saal, Aftershow), Zeitfenster und Saalblock.
2. Einladen. Persönliche Einladung im Look des Films, Zusage mit Begleitung, Antwort auch über Agentur; Partner tragen ihr Kontingent selbst ein (Gästeliste).
3. Akkreditieren. Presse-Strecke mit Medium, Funktion, Foto oder Wort, Position; Freigabe in der Liste, Ticket automatisch (Akkreditierung).
4. Setzen. Saal mit Reihen und Plätzen, Blöcke je Gruppe, Gäste namentlich, Begleitung daneben; Platz auf dem Ticket (Sitzplan).
5. Einlassen. Scan oder Namenssuche am Teppich, Gruppe und Platz im Blick, Hinweise fürs Personal; Saaltür und Aftershow lesen denselben Stand.
6. Auswerten. Zusagen, Anwesenheit je Gruppe, No-Shows; Kontakte im Event-CRM für den nächsten Start.

Welche Daten und Bausteine braucht eine Premiere?

Je Gast: Name, Gruppe, Organisation oder Medium, Kontakt und Kontakt der Agentur, Zusage, Begleitung mit Namen, Berechtigungen, Zeitfenster für Vorfahrt und Fotowand, Sitzplatz, Ticket, Hinweise wie Sperrvermerke, Anwesenheit je Station. Je Presseanfrage zusätzlich Art (Foto, Wort, Kamera), Position und Freigabestatus.

Die Bausteine dafür sind Standard bei AirLST: Einladungsmanagement, Gästeliste mit Gruppen und Begleitpersonen, Online-Anmeldung als Akkreditierungsstrecke, Sitzplan und Table Seating, QR-Ticket, Check-in-App, Eventstatistiken, Event-CRM. Vor Ort Akkreditierung, Barcode-Scanning, Zutrittskontrolle und Personal über das Einlassmanagement.

Für welche Formate eignet sich das?

Für jedes Publikumsevent mit geschlossener, persönlicher Gästeliste und gemischten Gruppen: die Filmpremiere, den Serienstart, die TV-Aufzeichnung mit Publikum und VIP-Tickets, das Festival mit mehreren Vorführungen und Akkreditierung über Tage, die Preisverleihung mit Tischen, das Pressescreening mit Sperrvermerk.

• Medien und Entertainment: TV-Shows, Premieren, Publikumsevents der Sender
• Handel und Konsumgüter: Award-Shows von Marken mit Presse, Creators und Partnern
• VIP-Ticketing: Prominenz und Ehrengäste mit Begleitung und Sonderrechten
• Nachweis und § 37b: Freigabeprozesse für geschäftliche Einladungen und Amtsträger
• Einlassmanagement: Scanner, Zutrittskontrolle und Personal für den Abend

Was heißt Akkreditierung bei einem Medienevent?

Akkreditierung ist die geprüfte Zulassung von Medienvertretern zu einem Event: Wer darf mit welcher Funktion an welche Position, Teppich, Fotowand, Saal, Pressekonferenz, und in welchem Zeitfenster. Sie unterscheidet sich von der Gästeeinladung, weil die Redaktion anfragt und die Pressestelle entscheidet, und weil sich Personen bis zum Abend ändern. Eine Software muss dafür eine eigene Anmeldestrecke mit den Feldern der Pressestelle bieten, Kontingente je Position rechnen, Freigabe und Ablehnung mit Nachricht abbilden, Umbesetzungen zulassen und aus der Freigabe ein persönliches Ticket erzeugen, das am Einlass die Position zeigt. Genau so ist die Akkreditierung bei AirLST gebaut: als Online-Anmeldung mit Freigabe in der Gästeliste, mit Ticket und Scan wie bei jedem anderen Gast.