Lösung · Seminar-SoftwareSeminarverwaltung Software: von der Anmeldung bis zum Zertifikat

Was ist Seminar-Software?

Seminar-Software, oft auch Seminarverwaltung Software genannt, ist Software für die Organisation von Seminaren und Seminarreihen: Termine mit Kapazität anlegen, Teilnehmer anmelden, Wartelisten führen, Teilnehmer informieren, Anwesenheit erfassen und Teilnahmen nachweisen. Sie unterscheidet sich von einer Lernplattform, die Inhalte vermittelt, und von einem reinen Buchungstool, das nur Plätze verkauft: Seminar-Software führt den Teilnehmer vom ersten Termin bis zum Zertifikat und die Reihe über alle Termine.

Bei AirLST ist Seminar-Software keine eigene Anwendung, sondern die Eventplattform, konfiguriert für Seminarreihen: Die Reihe ist eine Vorlage, jeder Termin ein Event darauf, jeder Teilnehmer ein Datensatz mit Termin, Runden, Status und Anwesenheit.

Seminar-Software führt den Teilnehmer bis zum Zertifikat und die Reihe über alle Termine.

Wie läuft ein Seminar mit AirLST ab?

1. Reihe anlegen. Vorlage mit Formular, E-Mail-Vorlagen, Feldern und Workflows; je Termin kopieren, Datum, Ort und Kapazität setzen, Runden anlegen (Terminverwaltung).
2. Einladen und anmelden. Persönlicher Link oder öffentliche Anmeldeseite; der Teilnehmer wählt Termin und Runden, bestätigt Voraussetzungen, zahlt bei Bedarf (Teilnehmerregistrierung).
3. Warteliste führen. Volle Termine nehmen Anmeldungen auf die Warteliste; Nachrücken automatisch per Workflow (Wartelisten).
4. Kommunizieren. Bestätigung, Reminder, Unterlagen, Follow-up aus Vorlagen, ausgelöst vom Status (Teilnehmerkommunikation).
5. Anwesenheit erfassen. Scan vor jedem Raum, Anwesenheit je Runde, Zertifikat nach Check-in (Seminar-Check-in).
6. Auswerten. Auslastung, No-Show, Feedback je Termin und über die Reihe (Seminar-Reporting).

Welche Daten und Bausteine braucht die Seminarverwaltung?

Je Teilnehmer: Name und Kontakt, Organisation oder Abteilung, gewählter Termin und Runden, Anmeldestatus mit Zeitstempel, Wartelistenposition, Voraussetzungen und Zusatzangaben (Kostenstelle, Verpflegung, Barrierefreiheit), Zahlungsstatus bei kostenpflichtigen Seminaren, Anwesenheit je Runde und versendete Dokumente. Je Termin: Datum, Ort, Kapazität, Runden mit Räumen, Dozenten.

Die Bausteine dafür sind Standard bei AirLST: Online-Anmeldung mit Bedingungslogik, Gästeliste mit Kontingenten und Warteliste, Einladungsmanagement mit Vorlagen, Workflow-Automation, Ticket mit QR-Code, Check-in-App, Dokumentenversand, Online-Umfragen, Eventstatistiken und Event-CRM. Buchbare Räume, Fahrzeuge und 1:1-Termine liefert die App Buchungskalender.

Wie verwaltet die Seminarverwaltung Dozenten und Zertifikate?

Dozenten und Trainer sind bei AirLST eigene Datensätze, angelegt über das Customizing, so wie Speaker auf einer Konferenz. Welche Felder ein Dozent hat, legen Sie bei der Konfiguration fest; zugeordnet zu seinen Terminen, steht neben jedem Termin, wer ihn hält, und die Teilnehmerkommunikation kann ihn nennen.

Teilnehmerzertifikate und Teilnahmebestätigungen erzeugt die Dokumenten-Engine aus einer Vorlage, je Teilnehmer mit Name, Seminar und Datum. Ein Workflow versendet sie nach dem Check-in oder nach dem Termin, und zwar nur an die, die laut Anwesenheit da waren. So hängt der Nachweis an der Teilnahme, nicht an der Anmeldung.

Was ist Standard, was wird konfiguriert, was individuell umgesetzt?

AirLST ist eine Eventplattform, die für Seminare konfiguriert wird. Für die Auswahl zählt deshalb, was sofort da ist und was eingerichtet wird:

• Standard, sofort nutzbar: Online-Anmeldung mit Zusatzfeldern, Kontingente und Warteliste, E-Mail-Vorlagen, QR-Ticket, Check-in-App, Online-Umfrage, Statistiken und Export.
• Konfiguriert bei der Einrichtung: die Vorlage für Ihre Seminarreihe, Workflows wie das automatische Nachrücken, Dozenten als eigene Datensätze, die Zertifikatsvorlage der Dokumenten-Engine, Preise und Zahlungsarten je Termin.
• Individuell umgesetzt: Anbindungen über Salesforce und HubSpot hinaus (über die REST-API, etwa an SAP oder Microsoft Dynamics), eigene Module für Landingpages und weitere Programmierung nach Aufwand.

Was kostet die Seminarverwaltung, und wie startet man?

Die Suite gibt es als Lizenz pro Jahr, pro Monat oder pro Event (Preisliste, Preise netto). Für einzelne Seminare reicht die Lizenz pro Event, ab 219 € je Event zuzüglich Gästepaket. Für Seminarreihen passt die Jahreslizenz: Ab Advanced (279 € im Monat, jährlich abgerechnet) sind die Events unbegrenzt und 3.000 Gäste enthalten.

• Testen: 30 Tage für bis zu 50 Gäste, ohne Kreditkarte, auf Anfrage.
• Einrichten: selbst, nach einem persönlichen Onboarding (drei Stunden online, ab 699 €), oder als Event-Setup durch AirLST (ab 2.199 €) mit Anmeldeprozess, E-Mails und Import Ihrer bestehenden Teilnehmerliste.
• Seminarangebot auf der Website: Event-Webseiten mit mehreren Unterseiten und Wunsch-Domain zeigen Termine und führen zur Anmeldung.
• Bezahlung und Rechnung: Online-Bezahlung per Kreditkarte oder PayPal, die Rechnung geht mit der Bestätigung hinaus.
• Datenschutz: Hosting in Deutschland bei AWS in Frankfurt, AirLST ist TISAX-geprüft und arbeitet DSGVO-konform; Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Unterlagen im Trust Center.

Für wen eignet sich die Seminarverwaltung Software?

Für Unternehmen, Kammern und Verbände, die Seminare für Mitarbeitende, Mitglieder, Partner oder Kunden organisieren, und für jedes Format, das aus wiederkehrenden Terminen mit begrenzten Plätzen besteht: interne Weiterbildungsprogramme und Akademien mit Modulen und Voraussetzungen, offene Seminare mit Anmeldung und Bezahlung, Workshops mit parallelen Runden, Schulungen für Partner, Händler und Kunden mit Kontingenten je Organisation, Lehrgänge von Kammern und Verbänden mit Prüfung und Abschlussfeier.

• Öffentliche Hand und Verbände: Fortbildungen und Terminreihen mit Warteliste in Verwaltung, Kammern und Verbänden
• Industrie: Produkttrainings und Zertifizierungen für Partner
• Firmenevents: interne Akademien, Führungskräfteprogramme, Onboarding
• Konferenzen: wenn Seminare Teil eines mehrtägigen Programms mit Sessions sind
• Automotive: Händler- und Fahrtrainings mit Fahrzeugen als Zeitfenster

Was unterscheidet Seminarverwaltung von Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement ist der Oberbegriff: alle Aufgaben rund um die Teilnehmer einer Veranstaltung, von der Einladung bis zur Auswertung. Seminarverwaltung ist der Sonderfall für Seminare, ob einzeln oder als Reihe: Kapazität, Warteliste und Anwesenheit gelten je Termin und je Runde, und der Nachweis, das Zertifikat, hängt an der Anwesenheit, nicht an der Anmeldung. Bei einer Reihe kommt die Klammer über alle Termine hinzu: Ein Teilnehmer gehört zu einem Termin der Reihe, und wer dasselbe Seminar zwölfmal im Jahr hält, wertet die zwölf Termine gemeinsam aus.