01 · Termine planen
Termine mit Kapazität.
Jeder Termin mit Raum, Kapazität und Runden; die Übersicht zeigt Belegung und Warteliste je Termin und Reihe.
Lösung · Seminar-SoftwareSeminar-Software: von der Anmeldung bis zum Zertifikat
Wer kommt wann, wer wartet, wer war da, wer bekommt die Bestätigung? AirLST beantwortet es je Teilnehmer und je Termin, ohne zweite Tabelle.
Seminarreihe Führung 2026Modul 2 · Raum 2 · Runde A
- 8Terminemit KapazitätModul 2 läuft
- 24Nachrückerautomatisch eingeladen
- 94Prozent Anwesenheitje Termin erfasst
- 4Räumeparallel
- 3Rundenje Tag
- 288Check-insje Raum und Runde
- 30Eventsüber das JahrAkademie
- 4.500Teilnehmendewie bei medi
- 1Event-CRMHistorie je Teilnehmer
- 900Check-insbei der Abschlussfeier
- 12Lehrgängeje eigene Gruppe
- 880Zertifikateper Dokumentenversand
Im Einsatz bei führenden Eventteams und Unternehmen
Ein Seminar liefert Wissen.AirLST liefert die Anmeldung, die Anwesenheit und das Zertifikat.
- 4.500Teilnehmende bei medi
- 18.000E-Mails aus Vorlagen
- 900Check-ins bei der IHK Ulm
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Termin
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Anmeldung
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Warteliste
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Anwesenheit
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Zertifikat
Der Weg eines Teilnehmers
Vom Termin bis zum Zertifikat. Fünf Schritte, ein Datensatz.
02 · Anmelden
Teilnehmer aus allen Standorten.
Anmeldung mit Runde und Zusatzfeldern wie Kostenstelle; die Liste filtert nach Standort, Modul und Status.
03 · Nachrücken
Platz frei? Nachrücker eingeladen.
Sagt jemand ab, rückt der Nächste auf der Warteliste automatisch nach und bekommt seine Bestätigung.
04 · Kommunizieren
Bestätigung, Reminder, Unterlagen.
Vorlagen mit eigenem Absender für jeden Schritt; Workflow-Automation verschickt sie zum richtigen Zeitpunkt.
05 · Anwesenheit und Reporting
Wer war da, je Raum.
Check-in je Raum und Runde per App; danach Reporting je Termin und Reihe, Umfrage und Zertifikat.
Wer damit arbeitet
Vier Rollen. Ein Stand.
Seminarverwaltung
Sieht Belegung und Warteliste je Termin.
- Kapazität je Termin
- Nachrücken automatisch
- Reminder vor dem Termin
Teilnehmende
Buchen ihren Termin und bekommen alles Weitere automatisch.
- Buchung mit Runde
- Unterlagen per E-Mail
- Bestätigung nach Teilnahme
Trainer
Sieht, wer im Raum ist, ohne Unterschriftenliste.
- Check-in je Raum
- Anwesenheit je Runde
- App für iOS und Android
Reporting
Wertet je Termin und je Reihe aus.
- Anwesenheit je Termin
- Umfrage danach
- Auswertung je Reihe
30 Events im Jahr
Referenzen · medi, IHK Ulm
30 Events. 4.500 Teilnehmende. Ein System.
medi führt 30 Events mit 4.500 Teilnehmenden und 18.000 E-Mails über AirLST; die IHK Ulm führt 900 Teilnehmende ihrer Absolventenfeier mit Selbstverwaltung der Daten und 900 Check-ins per Scan.
- 30Events bei medi
4.500Teilnehmende
18.000E-Mails
Weitere Projekte in den Referenzen, die Branche unter Firmenevents.
Weitere Referenzen und Case Studies →Was ist Seminar-Software?
Seminar-Software ist Software für die Organisation von Seminaren und Seminarreihen: Termine mit Kapazität anlegen, Teilnehmer anmelden, Wartelisten führen, Teilnehmer informieren, Anwesenheit erfassen und Teilnahmen nachweisen. Sie unterscheidet sich von einer Lernplattform, die Inhalte vermittelt, und von einem reinen Buchungstool, das nur Plätze verkauft: Seminar-Software führt den Teilnehmer vom ersten Termin bis zum Zertifikat und die Reihe über alle Termine.
Bei AirLST ist Seminar-Software keine eigene Anwendung, sondern die Eventplattform, konfiguriert für Seminarreihen: Die Reihe ist eine Vorlage, jeder Termin ein Event darauf, jeder Teilnehmer ein Datensatz mit Termin, Runden, Status und Anwesenheit.
Seminar-Software führt den Teilnehmer bis zum Zertifikat und die Reihe über alle Termine.
Wie läuft ein Seminar mit AirLST ab?
- Reihe anlegen. Vorlage mit Formular, E-Mail-Vorlagen, Feldern und Workflows; je Termin kopieren, Datum, Ort und Kapazität setzen, Runden anlegen (Terminverwaltung).
- Einladen und anmelden. Persönlicher Link oder öffentliche Anmeldeseite; der Teilnehmer wählt Termin und Runden, bestätigt Voraussetzungen, zahlt bei Bedarf (Teilnehmerregistrierung).
- Warteliste führen. Volle Termine nehmen Anmeldungen auf die Warteliste; Nachrücken automatisch per Workflow (Wartelisten).
- Kommunizieren. Bestätigung, Reminder, Unterlagen, Follow-up aus Vorlagen, ausgelöst vom Status (Teilnehmerkommunikation).
- Anwesenheit erfassen. Scan vor jedem Raum, Anwesenheit je Runde, Zertifikat nach Check-in (Seminar-Check-in).
- Auswerten. Auslastung, No-Show, Feedback je Termin und über die Reihe (Seminar-Reporting).
Welche Daten und Bausteine braucht die Seminarverwaltung?
Je Teilnehmer: Name und Kontakt, Organisation oder Abteilung, gewählter Termin und Runden, Anmeldestatus mit Zeitstempel, Wartelistenposition, Voraussetzungen und Zusatzangaben (Kostenstelle, Verpflegung, Barrierefreiheit), Zahlungsstatus bei kostenpflichtigen Seminaren, Anwesenheit je Runde und versendete Dokumente. Je Termin: Datum, Ort, Kapazität, Runden mit Räumen, Trainer.
Die Bausteine dafür sind Standard bei AirLST: Online-Anmeldung mit Bedingungslogik, Gästeliste mit Kontingenten und Warteliste, Einladungsmanagement mit Vorlagen, Workflow-Automation, Ticket mit QR-Code, Check-in-App, Dokumentenversand, Online-Umfragen, Eventstatistiken und Event-CRM. Buchbare Räume, Fahrzeuge und 1:1-Termine liefert die App Buchungskalender.
Für welche Formate eignet sich das?
Für jedes Format, das aus wiederkehrenden Terminen mit begrenzten Plätzen besteht: interne Weiterbildungsprogramme und Akademien mit Modulen und Voraussetzungen, offene Seminare mit Anmeldung und Bezahlung, Workshops mit parallelen Runden, Schulungen für Partner, Händler und Kunden mit Kontingenten je Organisation, Lehrgänge von Kammern und Verbänden mit Prüfung und Abschlussfeier.
- Öffentliche Hand und Verbände: Fortbildungen und Terminreihen mit Warteliste in Verwaltung, Kammern und Verbänden
- Industrie: Produkttrainings und Zertifizierungen für Partner
- Firmenevents: interne Akademien, Führungskräfteprogramme, Onboarding
- Konferenzen: wenn Seminare Teil eines mehrtägigen Programms mit Sessions sind
- Automotive: Händler- und Fahrtrainings mit Fahrzeugen als Zeitfenster
Was unterscheidet Seminarverwaltung von Teilnehmermanagement?
Teilnehmermanagement ist der Oberbegriff: alle Aufgaben rund um die Teilnehmer einer Veranstaltung, von der Einladung bis zur Auswertung. Seminarverwaltung ist der Sonderfall für Seminarreihen: Sie fügt dem Teilnehmermanagement die Dimension der Reihe hinzu. Ein Teilnehmer gehört nicht zu einem Event, sondern zu einem Termin einer Reihe; Kapazität, Warteliste und Anwesenheit gelten je Termin und je Runde; und der Nachweis, das Zertifikat, hängt an der Anwesenheit, nicht an der Anmeldung. Wer ein einzelnes Event organisiert, braucht Teilnehmermanagement. Wer dasselbe Seminar zwölfmal im Jahr hält, braucht Seminarverwaltung, damit die zwölf Termine eine Reihe bleiben.
FAQ
Häufige Fragen zur Seminar-Software
Wie lege ich in der Seminar-Software mehrere Termine desselben Seminars an?
Jeder Termin ist ein Event mit Datum, Ort und Kapazität; eine Seminarreihe entsteht durch Kopieren der Vorlage. Formulare, E-Mail-Vorlagen und Felder übernimmt die Kopie, Sie passen Datum und Raum an. Der Teilnehmer wählt seinen Termin im Anmeldeformular; die Gästeliste zeigt den Anmeldestand je Termin.
Rücken Teilnehmer von der Warteliste automatisch nach?
Ja, wenn Sie es so konfigurieren. Wird ein Platz frei, setzt ein Workflow den nächsten Wartelistengast auf bestätigt und versendet seine Bestätigung; alternativ prüft das Team die Warteliste und bestätigt von Hand. Die Reihenfolge ist der Zeitstempel der Anmeldung.
Kann ich Teilnahmevoraussetzungen im Seminar-Anmeldeformular abfragen?
Ja. Zusatzfelder der Online-Anmeldung fragen Vorkenntnisse, Abteilung, Kostenstelle oder eine Bestätigung der Voraussetzungen ab; Pflichtfelder verhindern die Anmeldung ohne Angabe. Bedingte Felder blenden Fragen nur ein, wenn sie zutreffen, etwa die Rechnungsadresse bei kostenpflichtigen Seminaren.
Können kostenpflichtige Seminare direkt bei der Anmeldung bezahlt werden?
Ja. Online-Bezahlung per Kreditkarte oder PayPal gehört zu den Leistungsbausteinen von AirLST; die Rechnung wird mit der Bestätigung versendet. Ob Sie je Termin einen Preis, Frühbucherstaffeln oder Gutscheine hinterlegen, ist Konfiguration.
Wie erfasse ich die Anwesenheit je Workshop-Runde statt nur am Eingang?
Vor jedem Raum wird der Buchungscode des Teilnehmers mit der Check-in-App gescannt. Weil die gewählte Runde aus der Anmeldung am Datensatz steht, sieht die App, ob der Teilnehmer hier erwartet wird, und setzt die Anwesenheit je Runde. Mehrere Räume scannen parallel auf derselben Liste.
Wie sammle ich nach dem Seminar Feedback der Teilnehmer ein?
Über die Online-Umfrage, die ein Workflow nach dem Termin an alle anwesenden Teilnehmer versendet. Die Antworten stehen am Teilnehmerdatensatz und lassen sich mit Anwesenheit und No-Show je Termin auswerten.
Können Teilnahmebestätigungen und Zertifikate automatisch versendet werden?
Ja. Der Dokumentenversand erzeugt aus einer Vorlage je anwesendem Teilnehmer ein PDF mit Name, Seminar und Datum und versendet es per Workflow nach dem Check-in oder nach dem Termin. Wer nicht anwesend war, erhält keine Bestätigung; das steuert der Status.
Lassen sich Seminardaten in andere Systeme übergeben?
Ja. Exporte in Excel und CSV liefern Teilnehmer, Anwesenheit und Antworten je Termin; die REST-API und Konnektoren zu Salesforce und HubSpot übergeben Teilnahmen automatisiert an CRM oder Lernplattform.