Essity Top-Management-EventWenn nicht der Gast, sondern die Assistenz anmeldet.
Wie Essity mit AirLST sein Top-Management zu einem dreitägigen Event einlud: 150 Teilnehmende, 150 potenzielle Stellvertreter, 10 Workshops und eine Anmeldung, die mit jedem neuen Terminplan Schritt hielt.
Ausgangslage
Hochrangige Gäste, die selten selbst antworten.
Zu dieser Veranstaltung lud Essity sein Top-Management ein, eine Absage war nicht vorgesehen. Bearbeitet wurden die Einladungen in der Regel nicht von den Eingeladenen selbst, sondern von ihren Assistentinnen und Assistenten. Das Teilnehmermanagement musste also beides abbilden: die Gäste und die Personen, die deren Termine tatsächlich verwalten.
Dazu kamen Terminplanungen, die sich laufend änderten, eine Visa-Anmeldung für internationale Gäste und ein Programm mit zahlreichen Workshops an drei Tagen. Vor Ort war internetbasierte Kommunikation nicht möglich.
Lösung von AirLST
Stellvertreter im System. Daten jederzeit änderbar.
Über die Stellvertreter-Funktion erhielten nicht nur die Eingeladenen, sondern auch ihre benannten Stellvertreter Zugang zum System. So wurden alle relevanten Daten im richtigen System geführt und gepflegt. Mit der Re-Login-Funktion ließen sich die Angaben immer wieder ändern, passend zu den sich ständig ändernden Terminplanungen. Auch die Visa-Anmeldung lief über AirLST.
Im Vorfeld teilte das Eventteam die Gäste auf die Workshops auf. Per SMS wurden die Teilnehmenden jeweils zehn Minuten vor dem nächsten Workshop an ihren Termin erinnert. Während des dreitägigen Events verantwortete AirLST außerdem Akkreditierung und Hospitality Desk vor Ort.
Ergebnis
Ein Top-Management-Event, das mit jeder Änderung Schritt hielt.
Gäste, Stellvertreter und Assistenz arbeiteten im selben System: Alle relevanten Daten lagen dort und ließen sich bei jeder Terminänderung anpassen. Der SMS-Service wurde von allen Teilnehmenden sehr wohlwollend aufgenommen, gerade weil vor Ort keine internetbasierte Kommunikation möglich war. An allen drei Tagen betreute das AirLST-Team Akkreditierung und Hospitality Desk.
Wie Konferenzen und Workshop-Formate mit AirLST laufen, zeigen die Lösungen Konferenzen und Business-Events und Seminar-Software sowie die Branche Industrie.