01 · Anmelden
Eine Anmeldung für alles.
Sessions, Workshop-Runden, Reisedaten und Hotel in einem Formular; Kapazitäten rechnen mit, volle Sessions gehen auf die Warteliste.
Lösung · Konferenz-SoftwareKonferenz-Software: ein Teilnehmer, ein Plan über alle Tage
Keynotes, Sessions, Workshops, Hotel, Transfer: AirLST führt jeden Teilnehmer durch alles, mit einer Anmeldung, einem Ticket und einem persönlichen Plan in der Event-App.
Digital Summit · Tag 2Keynote im Saal 1 · 800 Gäste
- 42Sessionsmit Kapazität
- 3Tageein persönlicher Plan
- 1Event-AppProgramm, Ticket, Push
- 12Workshopsin drei Runden
- 380Zertifikatenach Teilnahme versendet
- 92Prozent FeedbackUmfrage je Session
- 412Zimmerin vier Hotels
- 86TransfersFlughafen und Bahnhof
- 28LänderAnreise international
- 40VIP-Gästemit eigenem Programm
- 86Meetingsbeim Networking vereinbart
- 1Event-CRMKontakte nach dem Event
Im Einsatz bei führenden Eventteams und Unternehmen
Eine Konferenz hat viele Programmpunkte.AirLST macht daraus einen Plan je Teilnehmer.
- 800Gäste beim Zalando Summit
- 3Veranstaltungstage
- 2.000Teilnehmer bei Telefónica
- Anmeldung
- Sessions
- Hotel
- Event-App
- Badge
Der Weg eines Teilnehmers
Von der Anmeldung bis zum Feedback. Fünf Schritte, ein Datensatz.
02 · Anreisen
Aus aller Welt, ein Plan.
Reisedaten, Hotel und Transfer stehen am Teilnehmer; die Event-App zeigt Programm, Ticket und Anreise.
03 · Umplanen
Raumwechsel? Ein Push.
Ändert sich ein Raum oder eine Zeit, bekommen nur die Teilnehmer der Session eine Push-Nachricht in der App.
04 · Persönlicher Plan
Jeder hat seinen Tag.
Gebuchte Sessions, Hotel und Transfer im persönlichen Plan; das Ticket liegt in der App.
05 · Check-in und Feedback
Badge am Counter, Umfrage danach.
Scan am Counter, Badge sofort gedruckt, Check-in je Tag und Raum; danach Statistik und Umfrage je Session.
Wer damit arbeitet
Vier Teams. Ein Stand.
Programmteam
Sieht die Belegung je Session und plant um, bevor es voll wird.
- Kapazität je Session
- Runden ohne Überschneidung
- Push bei Änderung
Teilnehmende
Haben ihren eigenen Plan in der Event-App.
- Persönlicher Plan
- Ticket in der App
- Push bei Raumwechsel
Travel
Führt Hotel und Transfer am Teilnehmer, nicht in einer zweiten Liste.
- Zimmer und Nächte
- Shuttle und Transfer
- Reminder bei offener Anreise
Check-in
Scannt das Ticket und druckt das Namensschild sofort.
- Badge-Druck am Counter
- Check-in je Tag und Raum
- Live-Anwesenheit
Digital Acceleration Summit
Referenz · Zalando
800 Gäste. Drei Tage. Ein Datenstand.
Der Digital Acceleration Summit von Zalando lief mit 800 Gästen über drei Veranstaltungstage; Telefónica führt Events mit 2.000 Teilnehmern über reproduzierbare Landingpages, Ticket-Templates und E-Mails im eigenen Design.
- 800Gäste
- 3Veranstaltungstage
- 2.000Teilnehmer bei Telefónica
Weitere Projekte in den Referenzen, die Branche unter Firmenevents.
Zur Referenz Zalando →Was ist Konferenz-Software?
Konferenz-Software ist Software für das Teilnehmermanagement von Konferenzen, Tagungen und Kongressen: Anmeldung mit Programmwahl, Hotel und Anreise, Kommunikation, Event-App mit Programm und persönlichem Plan, Check-in mit Namensschild, Anwesenheit je Session und Auswertung. Sie ist nicht zu verwechseln mit Videokonferenz-Software, die Gespräche überträgt: Konferenz-Software im Eventsinn organisiert Menschen an einem Ort über mehrere Tage, mit vielen Programmpunkten und begrenzten Plätzen.
Bei AirLST ist das keine eigene Anwendung, sondern die Eventplattform, konfiguriert für die Konferenz: Sessions als Zeitfenster mit Kontingent, Hotel und Transfer als Felder und Kontingente, Networking als buchbare Gespräche, die Event-App als Ort des persönlichen Plans, der Badge als Schlüssel für Tage, Räume und Tische.
Konferenz-Software organisiert Menschen an einem Ort über mehrere Tage, mit vielen Programmpunkten und begrenzten Plätzen.
Wie läuft eine Konferenz mit AirLST ab?
- Programm anlegen. Tage, Zeitfenster, Sessions mit Räumen und Plätzen, Workshops, Abendprogramm; Hotels mit Zimmerkontingenten, Shuttles als Zeitfenster.
- Einladen und anmelden. Persönliche Einladung oder öffentliche Webseite; Anmeldung mit Tagen, Sessions, Hotel, Anreise, Verpflegung, Bezahlung (Anmeldung).
- Informieren. Bestätigung mit Ticket und Kalenderdatei, Reminder, Event-App mit Programm und persönlichem Plan, Push bei Änderungen (Event-App).
- Vernetzen. Networking-Vorschläge und Gespräche als Zeitfenster, bestätigt in der App (Teilnehmer-Matching).
- Einlassen. Badge am ersten Tag, Scan je Tag, je Session, je Tisch; Rooming- und Fahrerlisten an Hotel und Shuttle (Einlass).
- Auswerten. Anwesenheit je Tag und Session, No-Shows, Feedback aus der Umfrage, Kontakte im Event-CRM.
Welche Daten und Bausteine braucht eine Konferenz?
Je Teilnehmer: Name, Organisation, Funktion, Kontakt, Gruppe (Teilnehmer, Speaker, Sponsor, Presse, VIP), Tage, Sessions und Workshops je Zeitfenster, Hotel mit Zimmerart und Nächten, An- und Abreise mit Shuttle, Verpflegung und Unverträglichkeiten, Begleitpersonen, Networking-Profil, Zahlungsstatus, Ticket, Anwesenheit je Tag und Session, Feedback. Je Session: Zeit, Raum, Speaker, Plätze, Warteliste, Anwesenheit.
Die Bausteine dafür sind Standard bei AirLST: Online-Anmeldung mit Kontingenten und Bedingungslogik, Gästeliste, Einladungsmanagement, Event-Webseiten, Event-App, QR-Ticket, Check-in-App mit Namensschild-Druck, Online-Umfragen, Eventstatistiken, Event-CRM. Als Sonderkonfigurationen die Apps Hotel und Transfer, Teilnehmer-Matching, Buchungskalender und Catering-Manager.
Für welche Formate eignet sich das?
Für jedes Format mit mehreren Programmpunkten und begrenzten Plätzen: die Unternehmenskonferenz mit Mitarbeitern und Führungskräften, die Fachtagung mit Sessions und Speakern, den Kongress mit Ausstellung und Übernachtung, den Kundensummit mit Networking und Hospitality, die hybride Ausgabe mit Zugangslinks aus derselben Anmeldung.
- Industrie: Kunden- und Anwendertagungen mit vielen Standorten
- Öffentliche Hand und Verbände: Fachtagungen für Verwaltung und Wirtschaft
- Handel und Konsumgüter: Partner- und Händlertage im Markendesign
- Firmenevents: interne Konferenzen, Kick-offs, Führungskräftetagungen
- Messemanagement: wenn neben dem Programm eine Ausstellung läuft
- VIP-Ticketing: VIP-Programm und Hospitality neben der regulären Registrierung
- Seminar-Software: wenn aus der Konferenz eine Reihe mit Terminen wird
Wie organisiert man eine Tagung mit Software?
Indem man die Tagung als Datenmodell anlegt, bevor man einlädt: Tage und Zeitfenster, Sessions mit Räumen und Plätzen, Hotels mit Kontingenten, Shuttles mit Kapazität, Gruppen mit eigenen Regeln. Danach organisiert sich die Tagung über die Anmeldung: Der Teilnehmer wählt, Kontingente rechnen, Wartelisten fangen auf, die App zeigt den Plan, der Badge öffnet die Räume, und jede Änderung geht an die Betroffenen. Was das Team noch tut, ist entscheiden: Raum wechseln, Session verschieben, Nachrücker bestätigen. Was es nicht mehr tut, ist Listen abgleichen. Die Auswertung je Session sagt am Ende, welche Programmpunkte getragen haben und welche Räume zu klein waren, die Grundlage für die nächste Ausgabe.
FAQ
Häufige Fragen zur Konferenz-Software
Wie wählen Teilnehmer bei der Konferenzanmeldung ihre Sessions und Workshops?
Im Anmeldeformular: Je Zeitfenster stehen die parallelen Sessions mit freien Plätzen zur Auswahl, Überschneidungen werden nicht angeboten, volle Sessions führen auf die Warteliste. Die Wahl steht am Teilnehmerdatensatz; die Gästeliste zeigt je Session, wer erwartet wird, und die Event-App zeigt dem Teilnehmer seinen persönlichen Plan.
Wie funktioniert der Check-in bei mehreren hundert Konferenzteilnehmern?
Mehrere Stationen mit der Check-in-App arbeiten parallel auf derselben Liste; der Scan des Tickets startet den Druck des Namensschilds mit Barcode. Am zweiten Tag gilt dasselbe Ticket, der Scan setzt die Anwesenheit je Tag. Für große Konferenzen ergänzt das Einlassmanagement Drucker, Scanner und Personal.
Kann die Konferenz-Webseite im Corporate Design unseres Unternehmens erscheinen?
Ja. Die Event-Webseiten liefern Programm, Speaker, Hotel, Anfahrt und Anmeldung als Unterseiten in Ihrem Design, mit Sprachversionen und Wunschdomain. Einladung, Bestätigung, Ticket und Event-App tragen dasselbe Design.
Wie bekommen Teilnehmer Programmänderungen während der Konferenz mit?
Über die Event-App: Programm, Räume und der persönliche Plan sind dort live; eine Raumänderung oder Verschiebung steht sofort in der App, eine Push-Nachricht informiert die betroffenen Teilnehmer. E-Mail und SMS bleiben als Kanäle für alle, die die App nicht nutzen.
Können Teilnehmer bei der Anmeldung ein Hotelzimmer buchen und die Anreise angeben?
Ja. Hotels mit Zimmerarten und Kontingenten, Check-in- und Check-out-Daten sowie An- und Abreise mit Flug, Bahn oder PKW gehören zu den erfassbaren Angaben der Anmeldung; Shuttles werden als Zeitfenster zugeordnet. Die Konfiguration dafür ist die App Hotel und Transfer.
Wie organisiert man Networking auf einer Konferenz mit Software?
Mit Feldern in der Anmeldung (Rolle, Themen, Gesprächswünsche), Vorschlägen passender Gesprächspartner und Gesprächen als buchbare Zeitfenster, bestätigt in der Event-App. Kontaktdaten werden erst nach beidseitiger Zustimmung sichtbar. Die Konfiguration dafür ist die App Teilnehmer-Matching.
Wie werte ich Anwesenheit und Feedback einer Konferenz aus?
Die Eventstatistiken zeigen Anmeldungen, Anwesenheit je Tag und je Session, No-Shows und Zustellraten; die Online-Umfrage nach der Konferenz liefert das Feedback am Teilnehmerdatensatz. Exporte und API übergeben die Daten an CRM und Controlling.