Messemanagement · Besuchermanagement

Besuchermanagement für MessenBesucherströme, die sich planen lassen.

Mit AirLST laden Sie Messebesucher gezielt ein, steuern Anmeldungen über Kapazitäten und Wartelisten und sehen am Messetag live, wer da ist, von der Hausmesse bis zur Ausstellung mit mehreren Messetagen.

Demo-Termin vereinbaren Alle Bausteine des Messemanagements
  1. 1
    Anmeldung je Messetag

    Besucher wählen ihren Tag, das Kontingent hält die Auslastung im Rahmen.

  2. 2
    Live am Eingang

    Der Scan zeigt in Echtzeit, wer da ist, an mehreren Eingängen parallel.

  3. 3
    Auslastung je Tag

    Kontingente und Anwesenheit zeigen, wo Personal am Eingang gebraucht wird.

Veranstalter vertrauen auf AirLST
ZalandoMercedes-BenzMunich AirportAirbusBASF
01Herausforderung

Unplanbare Besucherströme kosten Wirkung und Nerven

Kommen alle Besucher gleichzeitig, entstehen Schlangen am Einlass und überfüllte Stände. Kommen zu wenige, verpufft die Messe. Ohne zentrale Anmeldedaten bleibt beides dem Zufall überlassen.

01

Gezielte Einladung

Die richtigen Kontakte persönlich ansprechen statt breit zu streuen.

02

Kapazitäten steuern

Kontingente begrenzen die Plätze je Messetag oder Programmpunkt.

03

Warteliste statt Absage

Interessenten bleiben erfasst, wenn Kontingente ausgeschöpft sind.

04

Live-Überblick

Anwesenheit und Einlassverlauf in Echtzeit statt Bauchgefühl.

02Ablauf

Vom Erstkontakt bis zum Messetag in vier Schritten

  1. 01

    Einladen

    Personalisierte Einladungen gehen an Kunden, Interessenten und Partner, mit sichtbarem Rücklauf je Kontakt.

  2. 02

    Anmelden

    Besucher registrieren sich über individuelle Formulare, inklusive Begleitpersonen und Zusatzangaben.

  3. 03

    Kapazitäten steuern

    Kontingente begrenzen die Plätze, die Wartelistenfunktion fängt zusätzliche Anmeldungen auf.

  4. 04

    Live verfolgen

    Check-in per QR-Code-Scan zeigt in Echtzeit, wer da ist, auswertbar in den Eventstatistiken.

03Einsatzszenarien

Besucherströme in typischen Messeformaten

  • Hausmesse über mehrere Tage

    Besucher melden sich für ihren Messetag an, Kontingente halten die Auslastung je Tag im Rahmen.

  • Ausstellung mit Programmpunkten

    Workshop-Runden und Rahmenprogramm werden direkt bei der Anmeldung abgefragt.

  • Von Ausstellern eingeladene Gäste

    Laufen über Kontingente und das Ausstellerportal in dieselbe Gästeliste.

  • Einlass mit mehreren Eingängen

    Der Event Check-in per QR-Code läuft an beliebig vielen Stationen parallel.

04Bausteine

Diese Bausteine greifen ins Besuchermanagement

BesucherregistrierungAnmeldeformulare, QR-Code-Tickets und Kapazitäten je Messetag im Detail.Mehr zur Besucherregistrierung →AusstellermanagementAussteller einladen, Daten pflegen und Kontingente je Aussteller steuern.Mehr zum Ausstellermanagement →Digitale GästelisteAlle Besucher, Begleitpersonen und Status in einer zentralen Datenbasis.Mehr zur digitalen Gästeliste →

Über 20 Millionen Teilnehmer wurden bereits mit AirLST verwaltet. Unternehmen wie Zalando, Mercedes-Benz und der Flughafen München berichten in unseren Referenzen und Case Studies von ihren Events.

05FAQ

Häufige Fragen zum Besuchermanagement

Was bedeutet Besuchermanagement bei einer Messe?
Besuchermanagement steuert den gesamten Weg eines Messebesuchers: von der Einladung über die Anmeldung und die Kapazitätsplanung bis zum Check-in am Eingang und zur Auswertung danach. Ziel sind planbare Besucherströme – der Veranstalter weiß vorab, wer wann kommt, und sieht am Messetag live, wer tatsächlich da ist.

Wie steuere ich, wie viele Besucher an einem Messetag kommen?
Über die Kontingentverwaltung von AirLST begrenzen Sie die verfügbaren Plätze – etwa je Messetag oder je Programmpunkt. Sind Kontingente ausgeschöpft, greift die Wartelistenfunktion. Wie sich Besucher konkret für Tage oder Zeitfenster anmelden, beschreibt die Seite zur Besucherregistrierung für Messen.

Wie lade ich Messebesucher persönlich ein?
Mit dem Einladungsmanagement versenden Sie personalisierte E-Mail-Einladungen im Wunschdesign – als geschlossene Einladung nur für geladene Kontakte oder als öffentliche Anmeldung. Der Rücklauf ist jederzeit sichtbar, sodass Sie gezielt erinnern und nachladen können.

Sehe ich am Messetag, wie viele Besucher da sind?
Ja. Beim Check-in per QR-Code-Scan wird jeder Besucher in Echtzeit als anwesend markiert. Die Eventstatistiken zeigen Anwesenheit, No-Show-Quote und den Verlauf des Einlasses – die Grundlage, um Personal am Eingang und in den Hallen richtig einzuteilen.

Kann ich Begleitpersonen von Messebesuchern erfassen?
Ja, die Begleitpersonen-Erfassung ist fester Leistungsbaustein von AirLST. Besucher melden Begleitungen direkt im Anmeldeformular an; jede Person erhält einen eigenen Datensatz und zählt sauber in Kapazitäten und Anwesenheitszahlen.

Was passiert mit den Besucherdaten nach der Messe?
Alle Anmelde- und Anwesenheitsdaten liegen strukturiert in der digitalen Gästeliste und lassen sich für Follow-ups im Event-CRM nutzen oder per REST-API und Konnektoren an Salesforce und HubSpot übergeben. AirLST arbeitet DSGVO-konform mit Daten auf deutschen Servern.
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Machen Sie Ihre Besucherströme planbar

Wir zeigen Ihnen im Gespräch, wie Einladung, Kapazitätssteuerung und Live-Check-in Ihre Messebesucher lenken.

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