Besuchermanagement: Besucherströme Ihrer Messe planbar machen
Mit AirLST laden Sie Messebesucher gezielt ein, steuern Anmeldungen über Kapazitäten und Wartelisten und sehen am Messetag live, wer da ist – von der Hausmesse bis zur Ausstellung mit mehreren Messetagen.
Unplanbare Besucherströme kosten Wirkung und Nerven
Kommen alle Besucher gleichzeitig, entstehen Schlangen am Einlass und überfüllte Stände – kommen zu wenige, verpufft die Messe. Ohne zentrale Anmeldedaten bleibt beides dem Zufall überlassen.
- Gezielte Einladung: die richtigen Kontakte persönlich ansprechen statt breit zu streuen
- Kapazitäten steuern: Kontingente begrenzen die Plätze je Messetag oder Programmpunkt
- Warteliste statt Absage: Interessenten bleiben erfasst, wenn Kontingente ausgeschöpft sind
- Live-Überblick: Anwesenheit und Einlassverlauf in Echtzeit statt Bauchgefühl
Vom Erstkontakt bis zum Messetag in vier Schritten
Besucherströme in typischen Messeformaten
- Hausmesse über mehrere Tage: Besucher melden sich für ihren Messetag an, Kontingente halten die Auslastung je Tag im Rahmen
- Ausstellung mit Programmpunkten: Workshop-Runden und Rahmenprogramm werden direkt bei der Anmeldung abgefragt
- Von Ausstellern eingeladene Gäste: laufen über Kontingente und das Ausstellerportal in dieselbe Gästeliste
- Einlass mit mehreren Eingängen: der Event Check-in per QR-Code läuft an beliebig vielen Stationen parallel
Diese Bausteine greifen ins Besuchermanagement
Veranstalter vertrauen auf AirLST
Über 20 Millionen Teilnehmer wurden bereits mit AirLST verwaltet – Unternehmen wie Zalando, Mercedes-Benz und der Flughafen München berichten in unseren Referenzen und Case Studies von ihren Events.
Häufige Fragen zum Besuchermanagement
Was bedeutet Besuchermanagement bei einer Messe?
Besuchermanagement steuert den gesamten Weg eines Messebesuchers: von der Einladung über die Anmeldung und die Kapazitätsplanung bis zum Check-in am Eingang und zur Auswertung danach. Ziel sind planbare Besucherströme – der Veranstalter weiß vorab, wer wann kommt, und sieht am Messetag live, wer tatsächlich da ist.
Wie steuere ich, wie viele Besucher an einem Messetag kommen?
Über die Kontingentverwaltung von AirLST begrenzen Sie die verfügbaren Plätze – etwa je Messetag oder je Programmpunkt. Sind Kontingente ausgeschöpft, greift die Wartelistenfunktion. Wie sich Besucher konkret für Tage oder Zeitfenster anmelden, beschreibt die Seite zur Besucherregistrierung für Messen.
Wie lade ich Messebesucher persönlich ein?
Mit dem Einladungsmanagement versenden Sie personalisierte E-Mail-Einladungen im Wunschdesign – als geschlossene Einladung nur für geladene Kontakte oder als öffentliche Anmeldung. Der Rücklauf ist jederzeit sichtbar, sodass Sie gezielt erinnern und nachladen können.
Sehe ich am Messetag, wie viele Besucher da sind?
Ja. Beim Check-in per QR-Code-Scan wird jeder Besucher in Echtzeit als anwesend markiert. Die Eventstatistiken zeigen Anwesenheit, No-Show-Quote und den Verlauf des Einlasses – die Grundlage, um Personal am Eingang und in den Hallen richtig einzuteilen.
Kann ich Begleitpersonen von Messebesuchern erfassen?
Ja, die Begleitpersonen-Erfassung ist fester Leistungsbaustein von AirLST. Besucher melden Begleitungen direkt im Anmeldeformular an; jede Person erhält einen eigenen Datensatz und zählt sauber in Kapazitäten und Anwesenheitszahlen.
Was passiert mit den Besucherdaten nach der Messe?
Alle Anmelde- und Anwesenheitsdaten liegen strukturiert in der digitalen Gästeliste und lassen sich für Follow-ups im Event-CRM nutzen oder per REST-API und Konnektoren an Salesforce und HubSpot übergeben. AirLST arbeitet DSGVO-konform mit Daten auf deutschen Servern.