Teilnehmermanagement-Software im Vergleich
Es gibt fünf Arten von Event-Software: Ticketing-Plattformen, Enterprise-Suiten, Event-Apps, Einladungs- und Gästemanagement-Tools und die manuelle Variante mit Excel. Welche passt, entscheiden drei Fragen: Verkaufen Sie Tickets an Endkunden oder verwalten Sie eingeladene Gäste? Organisieren Sie ein Event oder viele? Welche Anforderungen stellen Datenschutz und IT-Anbindung? Dieser Event Management Software Vergleich ordnet die Kategorien mit Namen, Kriterien und Quellen.
Drei Fragen bestimmen die Kategorie
Bevor Anbieternamen fallen, lohnt sich der Blick auf die Aufgabe. Die Antworten führen zu einer der fünf Kategorien, manchmal zu zweien.
Verkaufen Sie Tickets an Endkunden oder verwalten Sie eingeladene Gäste?
Verkaufen: Ticketing-Plattform, weil Reichweite und Bezahlabwicklung den Ausschlag geben. Einladen: Teilnehmermanagement, weil Gästeliste, Zusage und Einlass zusammengehören.
Organisieren Sie ein Event oder ein Eventprogramm?
Ein Event: ein Einladungs- und Gästemanagement-Tool, gern mit kostenlosem Einstieg. Viele Events, mehrere Teams: eine Plattform mit Vorlagen, Rollen und Kontaktstamm über alle Veranstaltungen.
Welche Anforderungen stellen Datenschutz und IT-Anbindung?
Standard: jede Kategorie kommt in Frage. Hosting-Standort, Zertifikate, CRM-Anbindung: Die Auswahl verengt sich auf Anbieter, die diese Nachweise öffentlich dokumentieren.
Ticketing-Plattformen: Eventbrite, Eventim, Reservix
Für wen: Veranstalter, die Tickets an ein offenes Publikum verkaufen, vom Konzert bis zum Workshop mit Eintritt. Stärke: Reichweite über den Marktplatz des Anbieters und die Bezahlabwicklung. Grenze: Geschlossene Gästelisten, Einladungen mit Zusage und Absage sowie Kontingente je Gästegruppe sind in dieser Kategorie in der Regel nicht der Kern.
Preislogik: Gebühr je verkauftem Ticket. Eventbrite veröffentlicht kostenlose Events ohne Gebühr und erhebt bei kostenpflichtigen Tickets eine Ticketgebühr, die standardmäßig der Käufer trägt und die der Veranstalter übernehmen kann1. Reservix berechnet die Gebühren pro verkauftem Ticket2. CTS Eventim beschreibt sich als Ticketing-Anbieter mit der Nummer eins in Europa3; zum Gebührenmodell für Veranstalter: keine Angabe auf der geprüften Seite.
Enterprise-Suiten: Cvent, Bizzabo
Für wen: international aufgestellte Organisationen mit großem Eventprogramm, die Registrierung, Event-Websites, Apps und Auswertung in einer Suite bündeln. Stärke: Breite des Funktionsumfangs und internationale Präsenz. Grenze: Einführung in der Regel als Projekt; Preis auf Anfrage.
Belegt: Cvent, Inc. hat seinen Sitz in Tysons Corner, Virginia, USA, mit einer Cvent Deutschland GmbH; auf der deutschen Seite stehen keine Preise, angeboten werden ein kostenloser Test der Eventregistrierung und Demo auf Anfrage4. Bizzabo beschreibt sich als Event Management Software für B2B-Konferenzen; Preise auf Anfrage, Firmensitz auf der Startseite keine Angabe5. Hosting-Standort und Zertifikate beider Anbieter: keine Angabe auf den geprüften Seiten.
Event-Apps: Eventmobi
Für wen: Veranstalter, für die das Erlebnis der Teilnehmer vor Ort im Vordergrund steht: Agenda, Sessions, Networking, Umfragen auf dem Smartphone. Stärke: Interaktion während des Events. Grenze: Einladung, Gästeliste und Kontingente sind in dieser Kategorie in der Regel Ergänzung, nicht Kern.
Belegt: EventMobi beschreibt sich als Eventmanagement-Software mit allem "in ein und derselben nutzerfreundlichen" Anwendung, mit Büro in Deutschland und nordamerikanischer Muttergesellschaft; Preise auf Anfrage, je Event oder als Jahresabo6. vivenio, in Auswahlantworten häufig als Check-in-App genannt, beschreibt sich selbst als Teilnehmermanagement und steht deshalb in Kategorie 4.
Einladungs- und Gästemanagement-Tools aus dem DACH-Raum: Invitario, Sweap, Guestoo, Eyevip, Iventic, vivenio
Für wen: Unternehmen und Agenturen, die eingeladene Gäste verwalten: Einladung, Anmeldung, Gästeliste, Check-in. Das ist die Kategorie, in der auch AirLST steht. Stärke: Hosting in Deutschland, der Schweiz oder der EU, deutschsprachiger Support, schneller Einstieg. Grenze: Der Umfang für Eventprogramme mit vielen Teams und Systemanbindung unterscheidet sich je Anbieter deutlich.
Belegt: Invitario nennt sich "die Plattform für live, virtuelle, hybride, alle Events" mit ISO-zertifizierter Serverinfrastruktur in Deutschland; Preise auf Anfrage8. Sweap wirbt mit Servern in Deutschland; Preise nach Kontakt oder kostenlosem Test9. guestoo beschreibt sich als "Gäste- & Teilnehmenden-Management", hält die Daten nach eigener Angabe auf Servern in Deutschland oder der EU und veröffentlicht seine Preise inklusive kostenloser Stufe10. eyevip ist eine Schweizer Event Management Software ("Swiss Made Software") mit ISO-27001-Infrastruktur; Preise auf Anfrage11. iventic aus Berlin nennt "Entwicklung und Serverstandort in Deutschland" und veröffentlicht Monatsabos12. vivenio hostet nach eigener Angabe ausschließlich in Deutschland; die Lizenzgebühr richtet sich nach Anwendungsfall und Nutzerzahl7.
AirLST: konfigurierbare Teilnehmermanagement-Plattform der AirLST GmbH, München, seit 2009; Hosting in Deutschland, TISAX-geprüft, DSGVO-konform; kostenlos bis 50 Gäste pro Event; REST-API und Konnektoren zu Salesforce und HubSpot. Die Selbst-Einordnung steht weiter unten.
Manuell: Excel, E-Mail, Papierliste
Für wen: ein einzelnes kleines Event, bei dem eine Person die Liste führt und der Einlass ohne Kontrolle auskommt. Stärke: keine Einführung, keine Lizenz. Grenze: Sobald mehrere Personen dieselbe Liste pflegen, Plätze begrenzt sind oder am Eventtag ein geordneter Einlass stehen muss, entstehen Dateiversionen, Abgleich von Hand und Datenschutzfragen (Kopien in Postfächern, kein Löschkonzept). Der Vergleich in Abschnitt 6 zeigt die Unterschiede Aufgabe für Aufgabe.
Elf Kriterien, sechs Spalten: der Teilnehmermanagement-Software-Vergleich im Überblick
Kategoriezellen beschreiben, was in der Regel gilt; einzelne Anbieter weichen ab, die Fußnoten in Abschnitt 3 nennen die belegten Fakten. Die AirLST-Spalte enthält nur Aussagen aus unserer Faktenbasis.
| Kriterium | Ticketing-Plattformen | Enterprise-Suiten | Event-Apps | Einladungs- und Gästemanagement-Tools (DACH) | Manuell (Excel, E-Mail) | AirLST |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Zielgruppe | Veranstalter, die Tickets an ein offenes Publikum verkaufen | Internationale Organisationen mit großem Eventprogramm | Veranstalter, die das Erlebnis vor Ort digital begleiten wollen | Unternehmen und Agenturen im DACH-Raum mit eingeladenen Gästen | Einzelne kleine Events mit einer Person, die die Liste führt | Unternehmen, Agenturen und öffentliche Hand, die eingeladene Gäste verwalten: vom einzelnen Event bis zum Eventprogramm |
| Bezahlmodell | In der Regel Gebühr je verkauftem Ticket; kostenlose Events oft ohne Gebühr | In der Regel Angebot auf Anfrage | In der Regel Angebot auf Anfrage, je Event oder als Jahresabo | Lizenz pro Monat oder Jahr; teils öffentlich, teils auf Anfrage | Keine Lizenzkosten, dafür Arbeitszeit | Lizenz pro Monat, Jahr oder Event; kostenlos bis 50 Gäste; Plattformgebühr bei kostenpflichtigen Veranstaltungen (siehe Preisliste) |
| Hosting-Standort | In der Regel keine Angabe für Veranstalter erforderlich, Anbieter international | International; Angaben je Anbieter | Angaben je Anbieter | Überwiegend Deutschland, Schweiz oder EU (siehe Fußnoten) | Lokale Dateien, Postfächer, verteilte Kopien | Deutschland |
| Zertifikate und Nachweise | Angaben je Anbieter | Angaben je Anbieter | Angaben je Anbieter | Angaben je Anbieter (siehe Fußnoten) | Keine | TISAX-geprüft, DSGVO-konform; Nachweise im Trust Center |
| Einladung mit Zusage und Absage | In der Regel nicht der Kern: Ticketkauf statt Einladung | Ja, als Teil der Registrierung | In der Regel ergänzend zur App | Ja, das ist der Kern dieser Kategorie | Serienmail und Antworten von Hand übertragen | Personalisierte Einladungen mit persönlichem Anmeldelink; Zusage und Absage landen im Gastdatensatz |
| Gästegruppen und Kontingente | Ticketkategorien und Kontingente je Kategorie | Ja, in der Regel umfangreich | Angaben je Anbieter | Ja, in der Regel | Von Hand gezählt | Gästegruppen, Kontingente, Wartelisten und Begleitpersonen |
| Check-in vor Ort | Scan der verkauften Tickets | Ja, mit eigener App oder Hardware | Ja, häufig Teil der App | Ja, in der Regel per QR-Code | Papierliste, Abhaken | Check-in-App für iOS und Android, QR-Code-Scan, Namensschilddruck mit Barcode |
| Event-App für Teilnehmer | In der Regel Ticket-Wallet, keine Event-App | Ja, in der Regel | Ja, das ist der Kern dieser Kategorie | Angaben je Anbieter | Keine | Event-App als digitales Booklet im Browser (iPhone und Android) |
| Konfiguration ohne Sonderprojekt | Ja, für Standard-Ticketshops | In der Regel mit Einführungsprojekt | Ja, für Standard-Apps | Ja, in der Regel | Entfällt | Formulare, Felder, Vorlagen und Event-Webseiten ohne Programmierung; Erweiterungen über API und Services |
| Deutschsprachiger Support | Angaben je Anbieter | Angaben je Anbieter | Angaben je Anbieter | Ja, in der Regel | Entfällt | Ja, Team in München |
| Einstieg | In der Regel kostenlos für kostenlose Events | Demo oder Test auf Anfrage | Demo auf Anfrage | Teils kostenlose Stufe, teils Test | Sofort | Kostenlos bis 50 Gäste pro Event, ohne Kreditkarte |
Nachweise zu AirLST: Trust Center, TISAX, Hosting, Preisliste, API und Integrationen.
Eventbrite-Alternative: wann ja, wann nein
Wer nach einer Eventbrite-Alternative sucht, meint meist eines von zwei Dingen. Die ehrliche Antwort hängt davon ab, welches.
Nein, wenn Sie Tickets an Unbekannte verkaufen
Konzert, Festival, offener Workshop mit Eintritt: Hier zählen Reichweite, Marktplatz und Bezahlabwicklung. Das ist die Aufgabe von Ticketing-Plattformen wie Eventbrite, Eventim oder Reservix. Eine Teilnehmermanagement-Software ersetzt diesen Vertriebskanal nicht.
Ja, wenn Sie eingeladene Gäste verwalten
Kundenevent, Konferenz mit geladenen Teilnehmern, Mitarbeiterfest, Premiere: Hier brauchen Sie Einladung mit Zusage und Absage, Gästegruppen, Kontingente und einen Einlass, der auf der Gästeliste arbeitet. Das ist Teilnehmermanagement, und dafür ist eine Ticketing-Plattform nicht gebaut.
Kostenpflichtige Tickets schließen sich dabei nicht aus: AirLST verkauft bei Bedarf Tickets mit QR-Code und wickelt Zahlungen über Stripe, Mollie oder PayPal ab, siehe Event-Ticketing und die Preisliste.
Excel und Einzeltools im Vergleich zur Plattform
Die meisten Teams starten nicht bei einem Wettbewerber, sondern bei Excel oder einer Kette aus Mail-Tool, Formular-Tool und Scanner-App. Für diesen Vergleich ist eine Ja-Nein-Tabelle angemessen, weil die Unterschiede strukturell sind.
| Aufgabe | Excel und E-Mail | Einzeltools (Mail-Tool, Formular-Tool, Scanner-App) | AirLST |
|---|---|---|---|
| Einladung mit persönlichem Link, Rückmeldung landet in der Liste | Nein | Teilweise | Ja |
| Ein Datenstand für alle Beteiligten | Nein | Nein | Ja |
| Kontingente schließen automatisch, Wartelisten rücken nach | Nein | Teilweise | Ja |
| Check-in an mehreren Eingängen auf derselben Liste | Nein | Teilweise | Ja |
| Anwesenheit und No-Show-Quote ohne Nacharbeit | Nein | Nein | Ja |
| Zugriff nach Rollen, Änderungen nachvollziehbar | Nein | Teilweise | Ja |
| Einwilligungen je Gast dokumentiert | Nein | Teilweise | Ja |
| Auftragsverarbeitung mit einem Anbieter statt mit fünf | Nein | Nein | Ja |
"Teilweise" bei Einzeltools heißt: möglich, aber nur mit Abgleich von Hand zwischen den Werkzeugen. Wie derselbe Ablauf digital aussieht, zeigen Einladungsmanagement, digitale Gästeliste und Event Check-in.
Zehn Prüffragen für Anbietergespräche
Diese Fragen trennen Prospekt und Praxis. Stellen Sie sie jedem Anbieter, auch uns.
- Wo werden die Gästedaten gehostet? Land, Rechenzentrum, Unterauftragsverarbeiter.
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO? Standardvertrag oder Verhandlung?
- Wie sieht das Löschkonzept aus? Wann werden Gästedaten nach dem Event gelöscht, wer löst es aus?
- Welche Rollen und Rechte gibt es? Kann ein Einlass-Team scannen, ohne den Kontaktstamm zu exportieren?
- Wie kommen bestehende Listen ins System? Import aus Excel oder CSV mit Feldzuordnung, Dublettenprüfung.
- Wie werden Begleitpersonen behandelt? Eigener Datensatz, eigenes Ticket, eigener Check-in?
- Wie funktionieren Kontingente und Wartelisten? Je Gästegruppe, je Workshop, automatisches Nachrücken?
- Was passiert beim Check-in ohne Netz? Verhalten der App bei Funklöchern in der Location.
- Welche Schnittstellen gibt es? REST-API, Konnektoren zu CRM und Marketing-Automation, Datenfluss in beide Richtungen.
- Was kostet ein Gast? Lizenz plus Volumen plus Gebühren bei kostenpflichtigen Tickets, gerechnet auf Ihr nächstes Event.
Die Antworten von AirLST auf die Fragen 1 bis 3 stehen im Trust Center, auf die Fragen 4 bis 9 auf den Funktionsseiten, auf Frage 10 in der Preisliste. Eine Checkliste zum Abhaken finden Sie unter Vorlagen.
Wo AirLST passt und wo nicht
AirLST ist die Wahl, wenn eingeladene Gäste verwaltet werden und Hosting in Deutschland, Nachweise und Anbindung eine Rolle spielen, vom einzelnen Event bis zum Eventprogramm. AirLST ist nicht die Wahl für den Konzertveranstalter, der Tickets an ein offenes Publikum verkauft, und nicht nötig für den einmaligen Sommerabend mit 40 Gästen; dafür reicht die kostenlose Stufe oder eine Liste. Drei Profile, drei Belege:
Häufige Fragen zum Vergleich von Teilnehmermanagement-Software
Was ist der Unterschied zwischen Ticketing und Teilnehmermanagement?
Ticketing verkauft Zugang an ein offenes Publikum: Wer zahlt, kommt. Teilnehmermanagement verwaltet eingeladene Gäste: Wer eingeladen ist, sagt zu oder ab, wird einer Gruppe und einem Kontingent zugeordnet und am Einlass anhand seines Datensatzes eingecheckt. Ticketing-Plattformen bringen Reichweite und Bezahlabwicklung mit, Teilnehmermanagement-Software bringt Gästeliste, Einladung und Einlass zusammen. AirLST verkauft bei Bedarf auch Tickets, siehe Event-Ticketing.
Gibt es ein kostenloses Gästemanagement-Tool?
Ja. AirLST ist kostenlos für Events mit bis zu 50 Gästen; Einladung, Online-Anmeldung, digitale Gästeliste und Check-in-App sind darin enthalten. Für ein einzelnes kleines Event reicht das in der Regel aus. Auch einzelne Anbieter aus dem DACH-Raum bieten kostenlose Einstiegsstufen an (Stand September 2026, siehe Kategorie 4). Details zu Paketen und Volumen stehen in der Preisliste.
Welche Software eignet sich für Konzerne mit vielen Events?
Eine Plattform, die das Eventprogramm ordnet, nicht nur das einzelne Event: Vorlagen im Corporate Design, Rollen und Rechte je Team, ein Kontaktstamm über alle Veranstaltungen, Anbindung an CRM und IT sowie Nachweise für Datenschutz und Informationssicherheit. Internationale Enterprise-Suiten wie Cvent oder Bizzabo decken dieses Profil ab, ebenso AirLST mit Hosting in Deutschland und TISAX-Prüfung. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die Seite Event Management Software.
Was kostet Teilnehmermanagement-Software?
Drei Preismodelle sind üblich: eine Gebühr je verkauftem Ticket (Ticketing-Plattformen), eine Lizenz pro Monat, Jahr oder Event (Teilnehmermanagement-Plattformen) und individuelle Angebote auf Anfrage (Enterprise-Suiten). Bei AirLST gibt es Lizenzen pro Monat, Jahr oder Event, kostenlos bis 50 Gäste; bei kostenpflichtigen Veranstaltungen kommt eine Plattformgebühr hinzu. Die aktuellen Beträge stehen in der Preisliste. Preise anderer Anbieter nennen wir hier nicht, weil sie sich ändern; verlinkt sind die Anbieterseiten.
Ist Cvent eine Alternative zu AirLST?
Beide gehören zur Gruppe der Plattformen für Organisationen mit vielen Events, mit unterschiedlichem Profil: Cvent ist eine international ausgerichtete Enterprise-Suite mit Sitz in den USA und einer deutschen Gesellschaft; AirLST ist eine konfigurierbare Teilnehmermanagement-Plattform aus München mit Hosting in Deutschland und TISAX-Prüfung. Welche passt, entscheiden Anforderungen an Datenhaltung, Anbindung, Sprache und Betreuung. Die Kriterientabelle oben und die zehn Prüffragen helfen beim Vergleich.
Worauf achten Datenschutzbeauftragte bei Event-Software?
Auf den Hosting-Standort und die Unterauftragsverarbeiter, auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, auf ein Löschkonzept für Gästedaten nach dem Event, auf Rollen und Rechte innerhalb des Systems, auf die Dokumentation von Einwilligungen (Marketing- und Event-Opt-in) und auf Nachweise wie TISAX oder ISO 27001. Für AirLST stehen diese Angaben im Trust Center, inklusive Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Zweiter Weg: Kostenlos bis 50 Gäste testen, ohne Kreditkarte.
Quellen
Alle Anbieteraussagen stammen von den genannten öffentlichen Seiten, abgerufen am 19.09.2026. Anbieter ändern Angebote und Preise; maßgeblich ist die jeweilige Anbieterseite.
- Eventbrite, Preise für Veranstalter (www.eventbrite.de, abgerufen 19.09.2026)
- Reservix, Startseite (www.reservix.net, abgerufen 19.09.2026)
- CTS Eventim, Unternehmensseite (corporate.eventim.de, abgerufen 19.09.2026)
- Cvent, Startseite Deutschland (www.cvent.com, abgerufen 19.09.2026)
- Bizzabo, Startseite (www.bizzabo.com, abgerufen 19.09.2026)
- EventMobi, Startseite Deutschland (www.eventmobi.com, abgerufen 19.09.2026)
- vivenio, Startseite (www.vivenio.de, abgerufen 19.09.2026)
- Invitario, Startseite (www.invitario.com, abgerufen 19.09.2026)
- Sweap, Startseite (www.sweap.io, abgerufen 19.09.2026)
- guestoo, Startseite (www.guestoo.de, abgerufen 19.09.2026)
- eyevip, Startseite (eyevip.com, abgerufen 19.09.2026)
- iventic, Startseite (www.iventic.com, abgerufen 19.09.2026)
Änderungshistorie
- Erstfassung: fünf Kategorien, elf Kriterien, zwölf Quellen geprüft.
- Anbieteraussagen zur rechtlichen Prüfung vorgelegt (vergleichende Werbung, § 6 UWG).
- Nächste Prüfung: Dezember 2026.