Teilnehmermanagement-Software kostenlos: was hinter Gratis-Tools steckt
Wer nach kostenloser Teilnehmermanagement-Software sucht, findet Gratistarife, Ticketplattformen und Formularwerkzeuge. Dieser Guide zeigt, wie sich solche Angebote finanzieren, was Datenschutz und IT-Sicherheit bei Gästedaten kosten und wann kostenlos tatsächlich genügt.
| Prüfpunkt | Frage an den Anbieter |
|---|---|
| Geschäftsmodell | Wer zahlt, wenn ich nicht zahle? |
| AV-Vertrag | Vertrag nach Art. 28 DSGVO? |
| Serverstandort | Wo liegen die Daten? |
| Export | Alle Daten exportierbar? |
| Support | Wer hilft am Eventtag? |
Teilnehmermanagement-Software kostenlos gibt es als Gratistarif mit Grenzen, als Ticketplattform, die an bezahlten Tickets verdient, und als zeitlich begrenzten Test. Dauerhaft kostenlos und zugleich sicher für Gästedaten passt selten zusammen: Hosting in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Sicherheitsmaßnahmen, Updates und Support kosten Geld, und die Verantwortung für die Daten bleibt beim Veranstalter. Für Kunden- und Firmenevents ist kostenlos deshalb vor allem eines: ein Test, bevor man sich entscheidet.
Wie sich kostenlose Teilnehmermanagement-Tools finanzieren
Software, die nichts kostet, hat trotzdem Kosten: Server, Entwicklung, Mailversand, Support. Die Frage ist nicht, ob jemand zahlt, sondern wer und womit. Fünf Modelle begegnen Eventteams bei der Suche nach einem kostenlosen Tool:
| Modell | Was kostenlos ist | Wer zahlt, und womit |
|---|---|---|
| Gratistarif (Freemium) | Ein Event, wenige Gäste, Grundfunktionen | Kunden im Bezahltarif; Grenzen und Branding des Anbieters sollen zum Upgrade führen |
| Ticketplattform | Kostenlose Events | Käufer oder Veranstalter über Gebühren je verkauftem Ticket; Events erscheinen oft auf dem Marktplatz des Anbieters |
| Formular- oder Umfragetool | Anmeldeformular mit Antwortliste | Bezahltarife; Einladung, Gästeliste und Check-in fehlen meist ganz |
| Werbefinanziert oder datengetrieben | Das ganze Werkzeug | Werbekunden oder die Nutzung von Daten; was genau, steht in Datenschutzhinweis und Nutzungsbedingungen |
| Test | Voller Funktionsumfang auf Zeit | Niemand während des Tests; danach entscheidet der Veranstalter, ob er bezahlt |
Keines dieser Modelle ist für sich unseriös. Ein Gratistarif kann für ein einzelnes kleines Event genügen, eine Ticketplattform ist für ein öffentliches Konzert oft die richtige Wahl. Problematisch wird es, wenn das Modell nicht zum Event passt: wenn die Gästeliste eines Kundenevents auf dem Marktplatz eines Ticketportals landet oder wenn ein Werkzeug ohne Auftragsverarbeitungsvertrag die Daten von Vorständen und Partnern speichert.
Was Datenschutz und IT-Sicherheit bei Gästedaten kosten
Eine Gästeliste ist eine Sammlung personenbezogener Daten: Namen, Firmen, E-Mail-Adressen, oft Telefonnummern, Hotel- und Reisedaten. Wer sie für Veranstalter verwaltet, muss sie schützen, und das verursacht laufende Kosten, die bei einem Gratisangebot jemand anderes tragen oder jemand weglassen muss.
- Hosting und Betrieb. Server in der EU, Verschlüsselung, Backups und Überwachung, damit die Anmeldung auch am Tag mit den meisten Zugriffen funktioniert.
- Vertrag und Dokumentation. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter und klare Löschfristen.
- Updates und Sicherheitslücken. Software und Abhängigkeiten werden laufend aktualisiert; Lücken müssen geschlossen werden, bevor jemand sie ausnutzt.
- Prüfungen. Nachweise wie TISAX oder ISO 27001 verlangen Audits, Prozesse und Personal; ohne sie bleibt nur die Selbstauskunft des Anbieters.
- Support. Wenn am Einlass ein Gerät hakt oder eine Einladung nicht ankommt, braucht es Menschen, die erreichbar sind.
- Mailversand. Einladungen und Bestätigungen müssen ankommen; zuverlässige Zustellung braucht eigene Infrastruktur und Pflege.
Die Risiken bleiben beim Veranstalter
Der wichtigste Punkt steht in der DSGVO selbst: Verantwortlich für die Gästedaten ist der Veranstalter, nicht das Tool (Art. 24 DSGVO). Er darf nur Dienstleister einsetzen, die hinreichende Garantien für den Schutz der Daten bieten, und muss mit ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag schließen (Art. 28 Abs. 1 und 3 DSGVO). Das gilt unabhängig davon, ob das Tool etwas kostet.
| Risiko | Was passieren kann | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Kein Auftragsverarbeitungsvertrag | Die Verarbeitung der Gästedaten ist nicht rechtlich abgesichert | AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO vor dem ersten Import |
| Daten außerhalb der EU | Übermittlung in ein Drittland ohne ausreichende Grundlage | Serverstandort, Unterauftragsverarbeiter, Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO |
| Daten für andere Zwecke | Gästedaten fließen in Werbung, Marktplatz oder Profile des Anbieters | Datenschutzhinweis und Nutzungsbedingungen des Anbieters |
| Kein Export | Gästeliste und Historie bleiben im Tool, wenn Sie wechseln | Export aller Daten als CSV oder Excel, auch im Gratistarif |
| Kein Support am Eventtag | Einladung, Anmeldung oder Check-in stehen still, niemand antwortet | Erreichbarkeit, Reaktionszeit, Ansprechpartner |
| Fremdes Branding | Einladung und Anmeldeseite tragen das Logo des Anbieters | Eigene Absenderadresse, eigenes Design, eigene Domain |
Datenübermittlung in die USA. Für US-Anbieter gilt seit dem 10. Juli 2023 das EU-U.S. Data Privacy Framework, wenn der Anbieter danach zertifiziert ist. Die beiden Vorgänger, Safe Harbor und Privacy Shield, hat der Europäische Gerichtshof 2015 und 2020 für ungültig erklärt. Wer Gästedaten in die USA gibt, sollte die Zertifizierung prüfen und im Blick behalten, ob die Grundlage hält.
Besondere Daten. Angaben zu Allergien, Unverträglichkeiten oder Barrierefreiheit können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO sein. Für sie gelten strengere Regeln; ein Tool ohne Vertrag und ohne dokumentierte Schutzmaßnahmen ist dafür ungeeignet.
Bußgelder und Haftung. Verstöße gegen die Pflichten aus Art. 28 und Art. 32 können mit Bußgeldern belegt werden (Art. 83 DSGVO), und betroffene Gäste können Schadensersatz verlangen (Art. 82 DSGVO). Mehr zur Datenerhebung bei Veranstaltungen steht im Guide Datenschutz bei Veranstaltungen.
Wann kostenlos genügt, und wann nicht
Ehrlich gesagt: Nicht jedes Event braucht eine Plattform. Entscheidend sind Zahl und Art der Gäste, die Daten, die Sie erheben, und das, was am Einlass passieren muss.
| Event | Was genügt | Warum |
|---|---|---|
| Internes Teamtreffen mit 20 Kolleginnen und Kollegen | Formular und Tabelle | Wenige, bekannte Gäste, keine sensiblen Daten, kein Einlass |
| Öffentliches Konzert oder Meetup mit freiem Eintritt | Ticketplattform | Reichweite des Marktplatzes ist erwünscht, Gäste kaufen selbst |
| Kundenevent oder Partnerabend mit Einladung | Teilnehmermanagement-Software | Persönliche Einladung, Zu- und Absagen, Begleitung, Markenauftritt, AV-Vertrag |
| Konferenz, Hauptversammlung, Konzernveranstaltung | Teilnehmermanagement-Software | Viele Gäste, Check-in, Nachweise für IT und Datenschutz |
| Event mit Allergien, Hotel- oder Reisedaten | Teilnehmermanagement-Software | Besondere und umfangreiche Daten brauchen Vertrag und Schutzmaßnahmen |
Wie der Schritt von der Liste zur Software gelingt, beschreibt der Guide Teilnehmermanagement einführen. Welche Kategorien von Software es gibt und wie sie sich unterscheiden, zeigt der Vergleich von Teilnehmermanagement-Software.
Zehn Fragen an jedes kostenlose Tool
Test statt Gratis: so testen Sie fair
Der ehrlichste Weg zu einem kostenlosen Teilnehmermanagement ist ein Test: voller Funktionsumfang auf Zeit, danach eine bewusste Entscheidung. Damit der Test etwas aussagt, sollte er ein echtes Event nachbilden.
01Ein reales Event wählenEin kleineres Event mit echten Abläufen, etwa ein Kundenabend oder ein internes Treffen mit Einladung.
02Einladung bis Check-in durchspielenEinladung versenden, Anmeldung mit Begleitung, Erinnerung, Check-in am Einlass mit der App.
03Vertrag und Nachweise anfordernAV-Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Zertifikate.
04Export und Löschung prüfenGästeliste exportieren und Daten löschen; so wissen Sie, dass Sie jederzeit wechseln können.
05Support ansprechenEine echte Frage stellen und messen, wie schnell und wie gut die Antwort kommt.
AirLST lässt sich 30 Tage kostenlos mit bis zu 50 Gästen testen, ohne Kreditkarte: Einladung, Online-Anmeldung, digitale Gästeliste und Check-in-App. Die Daten liegen in Rechenzentren in Frankfurt am Main, AirLST ist nach TISAX geprüft, und den Auftragsverarbeitungsvertrag mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter gibt es im Vertragsprozess. Details stehen im Trust Center.
Kostenlos testen, ohne bei den Daten zu sparen.
Mit AirLST testen Sie Teilnehmermanagement 30 Tage kostenlos mit bis zu 50 Gästen, ohne Kreditkarte. Gehostet in Deutschland, TISAX-geprüft, mit Auftragsverarbeitungsvertrag; danach entscheiden Sie, ob ein Paket zu Ihren Events passt.
- 30 Tage, bis zu 50 Gäste, ohne Kreditkarte
- Einladung, Anmeldung, Gästeliste und Check-in
- Hosting in Deutschland, TISAX-geprüft
- Export Ihrer Daten jederzeit
Häufige Fragen zu kostenloser Teilnehmermanagement-Software
Gibt es kostenlose Teilnehmermanagement-Software?
Ja, in drei Formen: als Gratistarif mit Grenzen bei Gästen, Events oder Funktionen, als Ticketplattform, die kostenlose Events gebührenfrei abwickelt und an bezahlten Tickets verdient, und als zeitlich begrenzter Test. Dauerhaft kostenlos ohne Gegenleistung ist selten, weil Hosting, Sicherheit und Support laufend Geld kosten.
Ist ein kostenloses Teilnehmermanagement-Tool DSGVO-konform?
Das hängt nicht vom Preis ab, sondern von Vertrag und Technik: Bietet der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, nennt er Serverstandort, Unterauftragsverarbeiter und Sicherheitsmaßnahmen, und lassen sich Daten exportieren und löschen? Fehlen diese Angaben, ist das Tool für Gästedaten nicht geeignet, auch wenn es nichts kostet.
Brauche ich auch bei einem Gratis-Tool einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Sobald ein Anbieter Gästedaten in Ihrem Auftrag verarbeitet, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag mit ihm, unabhängig davon, ob Sie zahlen. Sie bleiben als Veranstalter verantwortlich und dürfen nur Anbieter einsetzen, die hinreichende Garantien für den Schutz der Daten bieten.
Kann ich AirLST kostenlos testen?
Ja. Sie testen AirLST 30 Tage kostenlos mit bis zu 50 Gästen, ohne Kreditkarte, mit Einladung, Online-Anmeldung, digitaler Gästeliste und Check-in. Danach beginnen die Pakete bei 89 Euro im Monat bei jährlicher Zahlung; Details stehen in der Preisliste.
Reicht für ein kleines Event nicht eine Excel-Liste?
Für ein internes Treffen mit wenigen Gästen oft ja. Eine Liste wird schwierig, sobald Einladungen verschickt, Zu- und Absagen nachgehalten, Begleitpersonen erfasst und Gäste am Einlass abgehakt werden. Eine Vorlage für den Anfang ist die Teilnehmerliste.