Teilnehmermanagement
Auch: Gästemanagement, Gästelistenverwaltung. Teilnehmer meint dabei alle, die verwaltet werden: Gäste, Besucher, Referenten, Künstler.
Teilnehmermanagement bezeichnet die Organisation aller Teilnehmerdaten und -prozesse einer Veranstaltung – von der Einladung über Anmeldung und Gästeliste bis zum Check-in und zur Auswertung.
Die vier Phasen
- 01Einladen
Gäste einladen und Zu- und Absagen erfassen.
- 02Anmelden
Strukturierte Daten erheben, etwa Kontaktdaten, Reisedaten oder Workshop-Wünsche.
- 03Einlass
Am Veranstaltungstag die Anwesenheit beim Check-in registrieren.
- 04Auswerten
Statistiken und Umfragen liefern die Grundlage für das Follow-up.
Was an den Teilnehmerdaten hängt
Die Anmeldungen erzeugen einen Informationsfluss, der an viele Stellen im Planungsteam geht. Typische Entscheidungen, die direkt von den Daten abhängen:
- Location: Die Brandschutzverordnung zählt alle Personen im Raum, also auch Team und Referenten.
- Catering: Ernährungswünsche aus der Anmeldung bestimmen Mengen und Auswahl.
- Unterkunft und Anreise: Hotelkontingente und Transfers richten sich nach den Zusagen.
- Rechnung: Bei Geschäftskunden gehört eine abweichende Rechnungsadresse in die Anmeldung.
- Einlass und Personal: Besucherführung, Sicherheitskonzept und Personal für die Betreuung.
Liste oder Software
| Merkmal | Excel und E-Mail | Software |
|---|---|---|
| Datenstand | mehrere Versionen im Umlauf | eine Gästeliste, in Echtzeit aktuell |
| Rückmeldungen | von Hand übertragen | fließen direkt in die Liste |
| Einlass | ausgedruckte Liste abhaken | QR-Scan, Status sofort sichtbar |
| Zugriff im Team | Datei per Mail | mehrere Nutzer gleichzeitig |
Teilnehmermanagement in AirLST
AirLST bündelt alle vier Phasen in einer zentralen Gästeliste.
- Einladungsmanagement mit personalisierten E-Mails
- Online-Anmeldung mit eigenen Feldern
- Check-in-App mit QR-Scan
- Eventstatistiken und No-Show-Quote