Cvent-Alternative: Event-Plattform richtig auswählen
Wer eine Cvent-Alternative sucht, sollte jede Event-Plattform an den eigenen Anforderungen prüfen. Für Firmenevents und Konferenzen mit eingeladenen Gästen entscheiden neun Fragen: Hosting, Sicherheitsnachweise, Einladung und Gästemanagement, Check-in, eigenes Design, Schnittstellen, Rollen, Preismodell und Support. Diese Seite stellt die Fragen, zeigt die Antworten von AirLST und sagt offen, wann AirLST nicht die richtige Wahl ist.
Warum Eventteams ihre Plattform prüfen
Eine Plattformprüfung beginnt selten bei einem Anbieter, sondern wenn sich Anforderungen ändern: eine neue Datenschutzvorgabe, ein neues Eventformat, ein neuer Budgetzyklus. Drei Anforderungen tauchen in deutschen Unternehmen fast immer auf.
DSGVO und Hosting in Deutschland
Datenschutz und IT fragen, wo Teilnehmerdaten liegen, welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind und welche Nachweise vor dem ersten Event vorliegen.
Eingeladene Gäste statt offenem Ticketverkauf
Kundenevents, Vorstandstreffen und Konferenzen brauchen Einladung mit Zusage, Gästegruppen, Kontingente und einen Check-in, der mit derselben Gästeliste arbeitet.
Selbst einrichten, planbar zahlen
Eventteams wollen Formulare, E-Mails und Event-Webseiten selbst anlegen, klein anfangen und wissen, was ein weiteres Event oder ein weiterer Gast kostet.
Neun Fragen an jeden Anbieter einer Event-Plattform
Stellen Sie allen Anbietern auf Ihrer Liste dieselben Fragen, auch uns. Lassen Sie sich Unterlagen und eine Live-Vorführung zeigen statt Folien.
- Hosting: In welchem Land liegen die Teilnehmerdaten, und welche Unterauftragsverarbeiter sind beteiligt?
- Sicherheitsnachweise: Welche Prüfungen oder Zertifikate gibt es, und wie kommen wir an die Unterlagen für unsere Sicherheitsprüfung?
- Einladung und Gästemanagement: Liegen personalisierte Einladungen, Zusagen, Gästegruppen, Kontingente, Wartelisten und Begleitpersonen in einer Gästeliste?
- Check-in: Wie kommen Gäste am Eingang hinein, funktioniert der Scan ohne Netz, und lassen sich Namensschilder vor Ort drucken?
- Eigenes Design: Tragen Event-Webseite, E-Mails und Tickets unser Corporate Design, unsere Domain und unseren E-Mail-Absender?
- Schnittstellen: Gibt es eine REST-API, und welche Konnektoren gibt es für unser CRM und unsere Marketing-Automation?
- Rollen: Wie viele Backend-User sind enthalten, und kann ein Check-in-Team ohne Zugriff auf den ganzen Kontaktbestand arbeiten?
- Preismodell: Pro Monat, Jahr oder Event? Was ist enthalten, und was kosten ein weiterer Gast oder ein verkauftes Ticket?
- Support: In welcher Sprache, über welche Kanäle und mit welchen Reaktionszeiten?
Wie AirLST die neun Fragen beantwortet
AirLST ist eine konfigurierbare Plattform für Teilnehmermanagement der AirLST GmbH aus München, gegründet 2009, mit mehr als 20 Millionen verwalteten Teilnehmern. Die Antworten betreffen nur AirLST; jede Zeile verlinkt auf die Seite mit den Details.
| Frage | AirLST | Details |
|---|---|---|
| Wo liegen die Teilnehmerdaten? | Ausschließlich in Deutschland, bei AWS in Frankfurt. AirLST ist DSGVO-konform und schließt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. | Hosting |
| Welche Sicherheitsnachweise gibt es? | AirLST ist TISAX-geprüft, nach dem Sicherheitsstandard der Automobilindustrie. Die Unterlagen für Ihre Sicherheitsprüfung stehen im Trust Center. | TISAX |
| Wie funktionieren Einladung und Gästemanagement? | Personalisierte E-Mail-Einladungen im eigenen Design mit persönlichem Anmeldelink; Zu- und Absagen laufen in einer digitalen Gästeliste mit Gruppen, Kontingenten, Wartelisten und Begleitpersonen zusammen. | Einladungsmanagement |
| Wie läuft der Check-in vor Ort? | Check-in-App für iOS und Android mit QR-Code-Scan online und offline, Anwesenheit und No-Shows in Echtzeit, Namensschilder mit Barcode aus dem Drucker vor Ort. | Check-in-App |
| Wie weit geht das eigene Design? | Event-Webseiten, E-Mails und Tickets im Corporate Design; White-Label ab Advanced, eigene Domain und eigener E-Mail-Absender ab Professional. | Event-Webseiten |
| Welche Schnittstellen gibt es? | REST-API und Konnektoren für Salesforce und HubSpot; SAP, Microsoft Dynamics und Marketing-Automation lassen sich anbinden. API-Zugang ab Professional. | API und Integrationen |
| Welche Rollen und Rechte gibt es? | Backend-User je Paket (1, 3 oder 5, bei Enterprise nach Bedarf) mit Rollen und Rechten je Team; Single Sign-on bei Enterprise. | Digitale Gästeliste |
| Wie funktioniert das Preismodell? | Lizenz pro Monat, Jahr oder Event. Die Suite beginnt bei 89 € pro Monat bei jährlicher Zahlung oder 219 € pro Event zzgl. Gästepaket; kostenlos bis 50 Gäste pro Event; bei kostenpflichtigen Events 4 % Plattformgebühr. Alle Preise zzgl. USt. | Preisliste |
| Wie schnell antwortet der Support, und in welcher Sprache? | Support auf Deutsch aus München; Reaktionszeit an Werktagen unter 24, 12 oder 8 Stunden je nach Paket; bei Enterprise ein fester Customer Success Manager. | Kontakt |
Unterlagen zu Sicherheit und Datenschutz: Trust Center, mit der Liste der Unterauftragsverarbeiter und den Angaben zur DSGVO. Pakete, enthaltene Mengen und Support-Level: Preisliste.
Wann AirLST nicht die richtige Wahl ist
AirLST passt zu Unternehmen, Agenturen und öffentlichen Einrichtungen, die eingeladene Gäste verwalten, vom einzelnen Event bis zum ganzen Eventprogramm. In diesen Fällen ist es die falsche Wahl.
Sie verkaufen Tickets an ein breites Publikum
Konzerte und Festivals leben von einem Marktplatz mit Reichweite und Ticketverkauf in großer Menge. AirLST kann kostenpflichtige Tickets verkaufen, ist aber für eingeladene Gäste gebaut, nicht für öffentliche Verkaufskanäle.
Sie brauchen Support rund um die Uhr
Der Support antwortet an Werktagen innerhalb der Reaktionszeit Ihres Pakets. Wer Telefon-Support am Wochenende oder in der Nacht braucht, sollte das im ersten Gespräch klären.
Ihr Einkauf verlangt ein bestimmtes Zertifikat
Der Sicherheitsnachweis, den AirLST selbst vorlegt, ist TISAX. Verlangt Ihr Prozess ausdrücklich ein anderes Zertifikat für den Anbieter, sprechen Sie es früh an, damit Sie es rechtzeitig prüfen können.
Wie ein Wechsel zu AirLST abläuft
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Ein Wechsel kann mit einem einzigen Event beginnen und wachsen.
- Termin vereinbaren: Ihre Prüffragen mit unserem Team durchgehen und Ihren eigenen Anwendungsfall konfiguriert sehen. Termin vereinbaren
- Kostenlos starten: AirLST ist kostenlos für Events bis 50 Gäste, ohne Kreditkarte, und lässt sich 30 Tage unverbindlich testen.
- Gästelisten importieren: bestehende Kontakte als Excel- oder CSV-Datei übernehmen; sie landen in der digitalen Gästeliste und stehen für spätere Events bereit.
- Pilot-Event fahren: Einladung, Anmeldung, Check-in und Auswertung bei einem kleineren Event, parallel zum bisherigen Werkzeug.
- Mit Unterstützung ausrollen: Event Setup (mit Import der Gästeliste) und ein dreistündiges persönliches Onboarding gibt es als Leistung laut Preisliste; größere Organisationen nutzen die Enterprise-Implementierung.
AirLST für Firmenevents und Konferenzen
Häufige Fragen zum Wechsel der Event-Plattform
Wie ziehen wir bestehende Gästelisten auf eine neue Event-Plattform um?
Sie exportieren Kontakte und frühere Gästelisten als Excel- oder CSV-Datei und importieren sie in die Gästeliste von AirLST; Ihre Spalten ordnen Sie dabei den Feldern zu. Die Kontakte stehen über das Event-CRM auch für spätere Events bereit. Wer das abgeben will: Das Event Setup laut Preisliste enthält den Import der Gästeliste.
Können wir eine neue Event-Plattform parallel zum bisherigen Tool testen?
Ja. AirLST ist kostenlos für Events bis 50 Gäste, ohne Kreditkarte, und lässt sich 30 Tage unverbindlich testen. Bewährt hat sich ein kleineres Event, etwa ein Kundenabend oder ein internes Treffen, das komplett auf der neuen Plattform läuft. Danach entscheiden Sie.
Wo liegen unsere Gästedaten, und gibt es einen AV-Vertrag?
Ausschließlich in Deutschland: AirLST läuft bei AWS in Frankfurt, DSGVO-konform, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Unterlagen für Ihre Datenschutz- und IT-Prüfung, auch die Liste der Unterauftragsverarbeiter, stehen im Trust Center.
Welches Paket passt zu einem Konferenzprogramm im Konzern?
Für mehrere Konferenzen im Jahr ist Professional der Einstieg: 5 Backend-User, 5.000 Gäste inklusive, eigene Domain und eigener E-Mail-Absender, API-Zugang und Reaktionszeit unter 8 Stunden, für 549 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. Enterprise ergänzt Single Sign-on, einen festen Customer Success Manager und die Begleitung beim Rollout, auf Anfrage. Alle Preise in der Preisliste.
Eignet sich AirLST für mehrtägige Konferenzen mit Sessions und Anreise?
Ja. Das Anmeldeformular fragt Workshop-Runden, Rahmenprogramm, Ernährung und Anreisedaten ab; Kontingente und Wartelisten gelten je Session; die Hotelverwaltung deckt Hotels, Zimmerarten und Kontingente ab. Agenda, Referenten und Lageplan stehen in der Event-App, die im Browser auf iPhone und Android läuft. Mehr unter Konferenzen.
AirLST im Vergleich zu Tabellen, Ticket-Plattformen und Enterprise-Suiten
Was eine konfigurierte Plattform für Teilnehmermanagement gegenüber den drei üblichen Alternativen leistet. Details unterscheiden sich je Anbieter, bitte dort prüfen.
| Kriterium | AirLSTkonfiguriert für Ihre Organisation | Tabellen und E-MailExcel, Google Sheets, Serienmail | Ticket-PlattformenÖffentlicher Ticketverkauf, Self-Service | Enterprise-SuitenGroße internationale Suiten, auf Angebot |
|---|---|---|---|---|
| Gästeliste mit Einladung, Zusage und Begleitperson | Einladung, RSVP, Begleitpersonen, Kontingente | Von Hand, Serienmail | Ticketkauf, keine Einladungslogik | Enthalten |
| Sitzplan und Kontingente | Drag-and-drop aus der Gästeliste | Zeichnung nebenher | Sitzplatzwahl beim Kauf, je nach Anbieter | Modul, je nach Anbieter |
| Check-in-App, auch offline | QR online und offline, Namensschilder vor Ort | Liste abhaken | Scanner-App, offline je nach Anbieter | Oft Zusatzmodul |
| Event App für Teilnehmer | Digitales Booklet im Browser, ohne App-Store | Nicht vorhanden | Ticket-App, kein Event-Booklet | Meist Zusatzmodul |
| Namensschilder und Einlass-Team vor Ort | Druck vor Ort, Team buchbar | Nicht vorhanden | Nicht Teil des Angebots | Über Partner, je nach Anbieter |
| Persönlicher Service | Fester Ansprechpartner, Einrichtung durch AirLST, Support auf Deutsch | Sie selbst | Self-Service, Support je Tarif | Account Management je Vertrag |
| Konfiguriert statt Standard | Formulare, Abläufe und Branding richtet AirLST ein, White-Label | Frei, aber Handarbeit | Vorlagen, Branding je Tarif | Umfangreich, mit Projektaufwand |
| Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, TISAX | AWS Frankfurt, TISAX-geprüft | Je nach Office-Vertrag | Standort je nach Anbieter | EU-Rechenzentren auf Anfrage |
| KI-Anbindung über MCP | AirLST MCP Server für Claude, ChatGPT, Copilot | Nur über Office-Assistenten | Kein MCP-Server bekannt (10/2026) | Kein MCP-Server bekannt (10/2026) |
| Preismodell | Paket je Monat oder Event, bis 50 Gäste kostenlos | Kostenlos, aber Handarbeit | Gebühr je verkauftem Ticket | Angebot und Jahresvertrag |
Stand Oktober 2026. Gattungsvergleich ohne Anbieternamen; Details je Anbieter ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. Prüfliste und Quellen: Teilnehmermanagement-Software im Vergleich
Oder direkt ausprobieren: AirLST kostenlos testen bis 50 Gäste, ohne Kreditkarte.
Cvent ist eine Marke des jeweiligen Inhabers. AirLST steht in keiner Verbindung zu Cvent und wird von Cvent nicht unterstützt.