Von der Rückmeldequote bis zur No-Show Rate

Eventstatistiken im Teilnehmermanagement

Wie viele Anmeldungen sind bereits eingegangen? Wer hat abgesagt? Wie viele Begleitpersonen wurden registriert? Und wie hoch ist die No-Show Rate? Zu einer gelungenen Veranstaltung zählt immer auch die Beobachtung und Evaluation der einzelnen Prozessschritte. Statistiken versammeln und visualisieren die Daten, die während der Veranstaltungsplanung erhoben werden.

Insbesondere das Teilnehmermanagement generiert einen nützlichen Datensatz, der die Arbeit von EventmanagerInnen erleichtert und unterstützt.

Mit AirLST habt ihr die wichtigsten Statistiken zu eurer Veranstaltung immer im Blick: sie werden euch gleich über der Gästeliste angezeigt. Nach dem Versand eurer Einladungen könnt ihr so zum Beispiel sehen, wie viele eurer Nachrichten nicht zugestellt werden konnten. Außerdem könnt ihr euch anzeigen lassen, aus welchem Grund die Zustellung nicht erfolgreich war, sodass ihr regulierend eingreifen könnt.

Die Statistiken liefern also einen schnellen Überblick über wichtige Zahlen und Prozesse, anhand derer ihr euer Projekt justieren könnt. Ist die Rückmeldequote während des Einladungsprozesses gering, kann dann zum Beispiel ein zusätzlicher Reminder versendet werden. Auch nach der Veranstaltung sind die erhobenen Statistiken Grundlage für eine umfassende Evaluation der Veranstaltung.

No-Show Raten im Blick behalten

Insbesondere die No-Show Rate sollte in Hinblick auf zukünftige Events sorgfältig ausgewertet werden. Diese Rate erfasst die Teilnehmer, die nicht zu eurer Veranstaltung erscheinen. Damit sind allerdings nicht diejenigen gemeint, die absagen oder sich nie zurückmelden, sondern diejenigen die zusagen und dann nie eingecheckt werden.

Gründe dafür gibt es viele und eine hohe No-Show Rate schadet langfristig dem Event. Leere Sitze machen keinen guten Eindruck auf die anwesenden Gäste, möglicherweise wurde potenziellen Gästen unnötigerweise abgesagt oder das Catering hätte weniger umfangreich kalkuliert werden können. Die Auswirkungen einer hohen No-Show Rate sind nicht zu unterschätzen. Deshalb gilt es die beeinflussbaren Faktoren in den Blick zu nehmen und zu beheben.

Gründe für und Mittel gegen hohe No-Show Raten

Die höchste No-Show Rate haben Events, die keinen Eintritt kosten. Hier melden sich viele Teilnehmer an, um dann spontan zu entscheiden, ob sie tatsächlich hingehen. In Bezug auf kostenfreie Events wird von No-Show Raten zwischen 40 und 60% gesprochen. Die beiden naheliegenden Mittel dagegen sind: Überbuchung und Eintrittspreise.

• Bei der Überbuchung kalkulieren Veranstalter vorab, mit wie vielen Leuten sie trotz Anmeldung nicht rechnen und vergeben entsprechend mehr Plätze. Solange die Überbuchung im Rahmen gehalten wird, ist das ein sinnvolles Mittel, um No-Show Gäste auszugleichen. Kompliziert wird es bei Events, die auf den Teilnehmer genau kalkuliert werden, weil es zum Beispiel feste Sitzplätze gibt. Je besser die EventmanagerInnen ihre Veranstaltung kennen, desto leichter wird es Überbuchungen zu kalkulieren. Dieses Mittel eignet sich deshalb vor allem für regelmäßige, wiederkehrende Veranstaltungen, bei denen das Zielpublikum bekannt ist und zu denen Erfahrungswerte vorliegen.
  
• Dass Ticketpreise die No-Show Rate verringern, lässt sich leicht erklären. Haben Menschen für eine Veranstaltung bezahlt, steigt der Wert des Events und es wird obligatorisch. Während kostenfreie Veranstaltungen als optional eingeordnet werden, bekommen bezahlte Events einen festen Eintrag im Terminkalender und werden nur aus triftigen Gründen abgesagt. Außerdem werden Tickets in einem solchen Fall ggf. an Kollegen, Freunde oder Familie weitergegeben, um nicht zu verfallen und die Absage Rate steigt, sodass die Veranstalter mit Wartelisten arbeiten und ausgleichen können.
  

Weitere Gründe für hohe No-Show Raten sind die Erreichbarkeit der Eventlocation, die Zielgruppe, das Wetter oder Konkurrenzveranstaltungen.

• Ist die Eventlocation schlecht angebunden oder in einem unattraktiven Stadtteil, erhöht das die No-Show Rate immens. Ein Aufbruch zur Veranstaltung erscheint den Gästen spontan doch zu aufwendig oder unbequem, andere Angebote werden attraktiver. Deshalb Augen auf bei der Wahl der Eventlocation, sie sollte an die öffentlichen Verkehrsmittel angebunden sein oder gute Parkmöglichkeiten bereitstellen.
  
• Das Wetter kann zu gut oder zu schlecht sein. Dies ist wohl der unberechenbarste Faktor für Eventmanager. Im Sommer hält schönstes Wetter die Menschen länger am See als ursprünglich geplant und ein Picknick im Park ist spontan attraktiver als ein Indoor Event. Gleichzeitig überlegen die meisten Leute sehr genau, ob sie bei strömendem Regen noch einmal vor die Tür gehen oder Wolldecke und Sofa nicht doch die verlockenderen Optionen sind. Bis auf das Angebot von Outdoor Optionen bei schönem Wetter lassen sich Wetter und die Reaktion der Teilnehmer darauf kaum beeinflussen.
  
• Auch die Zielgruppe spielt eine Rolle bei der No-Show Rate, so sinkt die Rate bei Business Events und steigt bei Freizeitveranstaltungen. Die Gründe sind offensichtlich: berufliche Veranstaltungen sind verpflichtend durch Arbeitgeber vorgegeben, beeinflussen Geschäfte oder Karrierefragen, sodass sie nur aus triftigen Gründen abgesagt werden und noch seltener geschieht das ohne Rückmeldung an den Veranstalter.
  
• Konkurrenzveranstaltungen können spontan Gäste abziehen, weil zum Beispiel deren Freundeskreis die andere Veranstaltung bevorzugt und den Gast mitzieht, oder einfach, weil die Lage der anderen Eventlocation günstiger und das Programm zu ähnlich ist. Deshalb lohnt sich ein Blick in den Veranstaltungskalender bei der Terminfindung für eine Veranstaltung immer.
  

Die Erhebung von Statistiken spielt bei der Eventplanung also eine entscheidende Rolle, um kurzfristige Justierungen vornehmen zu können und langfristig Prozesse zu optimieren.