Event Check-in App.Gäste per QR-Code in Sekunden einchecken.
Die Check-in App für iOS und Android liest das QR-Ticket, zeigt den Gast und setzt seinen Status in der Gästeliste, live für jede Station. Begleitpersonen, Walk-ins, Namensschild-Druck und Anwesenheit in Echtzeit gehören dazu.
Eine Check-in App, die keine zweite Liste braucht.
Die App liest und schreibt den Datensatz, den Sie wochenlang vorbereitet haben. Kein Export für den Einlass.
Scan, Anzeige, Status: der Gast ist eingecheckt, bevor er die Tasche abgestellt hat.
Jedes iPhone, iPad oder Android-Gerät ist eine Station, alle live auf einer Liste.
Die QR-Verifikation läuft auch ohne Netz weiter und gleicht ab, sobald es zurück ist.
QR-Code Check-in: ein Scan, ein Gast, ein Status.
Der QR-Code auf Ticket, PDF oder Wallet ist der Buchungscode des Gastes. Die App liest ihn, zeigt Name, Gästegruppe, Begleitpersonen und Hinweise und setzt den Status auf eingecheckt. Ein Code gilt einmal; der zweite Scan wird erkannt.
- Vom Display oder PapierPDF-Ticket, Wallet-Ticket oder Ausdruck: der Scan liest alle drei.
- Begleitpersonen mitAngemeldete Begleitung wird mit dem Hauptgast eingecheckt oder einzeln, wenn sie später kommt.
- Hinweise am GastVIP-Betreuung, Rollstuhl, Sperrvermerk oder Sitzplatz: die App zeigt, was das Team wissen muss.
- NamenssucheOhne Ticket in der Hand: Gast suchen, antippen, eingecheckt, mit Protokoll.
Zwanzig Eingänge. Eine Gästeliste.
Jedes Gerät meldet sich als Station an: Eingang Nord, VIP, Presse, Workshop A. Alle scannen dieselbe Liste, jeder Scan steht sofort überall. Die Projektleitung sieht im Cockpit, wie voll es ist, je Station und je Gästegruppe.
| Station | Gerät | Eingecheckt | Status |
|---|---|---|---|
| Eingang Nord | iPad · Nord-1 | 236 | Online |
| Eingang Süd | iPhone · Süd-1 | 142 | Online |
| VIP-Lounge | iPhone · VIP-1 | 58 von 64 | Online |
| Workshop A | Android · WS-A | 34 von 40 | Offline · 12 Scans wartend |
Name der Station im Protokoll jedes Check-ins; Gästegruppen je Station einschränken, etwa nur VIP an der Lounge.
Zweiter Scan am Zonen-Eingang prüft Gruppe oder Ticketklasse; Drehkreuze und Scanner für Großveranstaltungen über das Einlassmanagement.
Catering, Speaker und Projektleitung sehen dieselbe Anwesenheit im Cockpit, ohne am Eingang zu stehen.
Gedruckt beim Eintreffen. Nicht vorsortiert.
Der Scan löst den Druck aus: Name, Firma, Gästegruppe und Barcode auf dem Namensschild, in Sekunden, am Drucker der Station. Es gibt keinen Abholtisch mit alphabetisch sortierten Schildern, keinen Ausschuss durch No-Shows und keine Schlange vor dem Buchstaben M.
- Vorlage je GästegruppeVIP, Presse, Teilnehmer mit eigenem Layout, aus derselben Liste.
- Barcode für späterSession-Check-in, Garderobe, Lead-Scan am Stand: der Code auf dem Schild ist der Gastcode.
- Walk-ins inklusiveVor Ort registriert, sofort gedruckt, in der Liste wie jeder andere.
- Mehr zum DruckVorlagen, Formate und Drucker unter Namensschilder drucken.
Gäste einchecken heißt auch: die Fälle, die nicht im Plan standen.
Der Gast ohne Ticket, die Begleitung, die nicht angemeldet war, der Kollege, der für den Chef kommt, der Journalist mit Termin: Die App hat für jeden Fall einen Weg, und jeder Weg landet in derselben Liste, mit Uhrzeit, Station und Bearbeiter.
Ein Code gilt einmal. Der zweite Scan zeigt, wann und wo der erste war, und checkt nicht erneut ein.
Wer geht, kann ausgecheckt werden; die Anwesenheit im Raum bleibt für Catering und Sicherheit korrekt.
Das Einlass-Team checkt ein und legt Walk-ins an, ändert aber keine Stammdaten: Rollen und Rechte aus der Gästeliste.
Das WLAN in der Halle ist nicht Ihr Problem.
Die QR-Verifikation der Check-in App arbeitet online und offline. Fällt die Verbindung aus, scannt die Station weiter, hält die Check-ins fest und gleicht sie ab, sobald das Netz zurück ist. Am Eingang entsteht keine Schlange, nur weil ein Router hängt.
- 18:03Scan Lea Hartwig · Workshop A · verifiziert · wartet auf Abgleich
- 18:01Scan Erik Brandt · Workshop A · verifiziert · wartet auf Abgleich
- 17:58Verbindung verloren · Station arbeitet offline weiter
- 17:55Scan Miriam Falkner · Workshop B → Workshop A? · Hinweis: andere Gruppe
Der Code wird gegen die geladene Gästeliste geprüft; fremde Codes fallen auch ohne Netz auf.
Sobald die Verbindung steht, stehen die Check-ins in der Liste, mit der Uhrzeit des Scans.
Eigene Netze, Scanner und Personal für Großveranstaltungen liefert das Einlassmanagement.
Wer da war, steht fest. Ohne Zählen.
Jeder Scan ist ein Datenpunkt: Gast, Uhrzeit, Station, Begleitung. Daraus entstehen Anwesenheit, No-Show-Quote und Verlauf je Gästegruppe, während des Events im Cockpit und danach in den Eventstatistiken. Der Export geht an Catering, Sicherheit oder Controlling.
- Shows und No-ShowsJe Gästegruppe, je Station, je Stunde; wer nicht kam, ist eine Filterabfrage für das Follow-up.
- Anwesenheit belegtUhrzeit und Station je Gast, für Compliance, Hospitality-Nachweise und Teilnahmebescheinigungen.
- Weiter im CRMAnwesenheit bleibt am Kontakt im Event-CRM für die nächste Einladung.
| Gästegruppe | Bestätigt | Anwesend |
|---|---|---|
| Teilnehmer | 318 | 309 |
| VIP | 64 | 61 |
| Workshop A | 40 | 36 |
| Presse | 6 | 6 |
Am Eingang sieht das Team, was es für den Eingang braucht.
Die Check-in App zeigt Name, Gruppe, Begleitung und Hinweise, nicht die Einwilligungen, nicht die Rechnung, nicht die Adresse. Was eine Station sehen und ändern darf, regeln Rollen und Rechte; jeder Check-in steht im Änderungsprotokoll des Gastes.
- Hosting in DeutschlandGäste- und Anwesenheitsdaten auf deutschen Servern.
- DSGVO-konformAuftragsverarbeitung und Löschkonzept im Trust Center.
- TISAX-geprüftDer Sicherheitsstandard der Automobilindustrie, geprüft für AirLST.
Beispielrollen. Rechte vergeben Sie je Nutzer; Stationen können auf Gästegruppen eingeschränkt werden.
Der Check-in ist der Moment, in dem die Gästeliste wahr wird.
Einladung, Anmeldung, Ticket und Sitzplan haben den Gast vorbereitet. Der Scan bestätigt ihn, und Auswertung und CRM arbeiten mit dem Ergebnis weiter. Deshalb gibt es keine Einlassliste, es gibt die Gästeliste.
Event-CRMKontakte über alle Events
Digitale GästelisteEin Datenstand für das ganze Team
Event-WebseitenLandingpages ohne Programmierung
EinladungsmanagementDigitale Einladungen in Ihrem Design
Online-AnmeldungenFormulare, Zusagen, Begleitpersonen
Event-TicketingFälschungssichere QR-Tickets
Sitzplan & SeatingTische und Plätze aus der Gästeliste
Workflow-AutomationAbläufe automatisieren
Event-AppProgramm und Ticket auf dem Handy- Sie sind hier
Event Check-inScan statt Suche am Einlass 
EinlassmanagementCheck-in, Badges, Gates: der ganze Einlass
NamensschilderDrucken beim Eintreffen
LeaderfassungLeads am Stand scannen
Online-UmfragenFeedback nach dem Event
EventstatistikenAnwesenheit, No-Shows, Auswertung
API & IntegrationenCRM und IT anbinden
KI-Anbindung (MCP)Claude, ChatGPT oder Copilot anschließen
Für Anwesenheit je Raum und Runde passt die Seminar-Software, für Scan am Zelt die Festzelt-Software. Drehkreuze, Scanner, Drucker und Personal für Großveranstaltungen liefert das Einlassmanagement: Der Flughafen München hat damit 80.000 Teilnehmer über 20 Check-in-Points eingecheckt. Session-Scans, aus denen Leads für Aussteller werden, gehören zur Leaderfassung.
Was ist eine Event Check-in App?
Eine Event Check-in App ist eine Anwendung für Smartphone oder Tablet, die Gäste am Einlass einer Veranstaltung erfasst: Sie liest den QR-Code auf dem Ticket, findet den Gast in der Gästeliste, setzt seinen Status auf anwesend und zeigt dem Einlass-Team, was es wissen muss, etwa Gästegruppe, Begleitpersonen oder Sitzplatz. Sie ersetzt die Papierliste und den Abholtisch, weil jede Station dieselbe Liste in Echtzeit liest und schreibt.
Bei AirLST ist die Check-in App für iOS und Android Teil der Plattform: Sie arbeitet auf der Gästeliste, die Einladung, Anmeldung und Ticketing befüllt haben. Neben dem Scan kann sie Gäste per Namenssuche einchecken, Walk-ins registrieren, Namensschilder beim Eintreffen drucken, Unterschriften einholen und die Anwesenheit live auswerten. Die QR-Verifikation funktioniert online und offline. Die App ist kein Airline-Check-in und kein Hotel-Check-in, sondern das Werkzeug des Veranstalters am Eingang seines Events.
Die App liest und schreibt die Gästeliste. Es gibt keine Einlassliste daneben.
iOS · AndroidCheck-in App im App Store und bei Google Play
20Check-in-Points beim Flughafen München für 80.000 Teilnehmer1Gästeliste für alle Stationen, live und offline verifiziertWie funktioniert der QR-Code Check-in mit AirLST?
- Vorbereiten. Die Gästeliste ist gefüllt, jeder Gast hat seinen Buchungscode; Ticket, PDF oder Wallet tragen ihn als QR-Code. Namensschild-Vorlagen und Stationen sind angelegt.
- Stationen einrichten. App auf iPhone, iPad oder Android-Gerät installieren, mit dem AirLST-Konto anmelden, Event und Stationsnamen wählen, Drucker verbinden, falls Namensschilder gedruckt werden.
- Scannen. Der Scan zeigt Gast, Gruppe, Begleitung und Hinweise; ein Tipp checkt ein, mit Uhrzeit und Station. Begleitpersonen werden mit oder einzeln eingecheckt, das Namensschild druckt.
- Sonderfälle lösen. Namenssuche für Gäste ohne Ticket, Walk-ins registrieren, Begleitung nachtragen, Unterschrift einholen; der zweite Scan eines Codes wird erkannt.
- Live sehen. Cockpit und App zeigen erwartet, eingecheckt, offen, Walk-ins, je Station und Gästegruppe; bei Netzausfall scannt die Station weiter und gleicht später ab.
- Auswerten. Anwesenheit, No-Shows und Verlauf in den Eventstatistiken, Export für Catering und Controlling, Anwesenheit am Kontakt im Event-CRM.
Was unterscheidet die Check-in App von Papierliste und Scanner-Gerät?
Die Papierliste kennt nur einen Stand: den vom Druckzeitpunkt. Absagen vom Vormittag, Nachrücker, kurzfristige Begleitpersonen fehlen; zwei Eingänge haben zwei Listen; am Ende zählt jemand Häkchen. Ein Scanner-Gerät ohne Gästeliste prüft nur, ob ein Code gültig ist, weiß aber nicht, wer der Gast ist, ob er Begleitung hat oder in welchen Bereich er darf.
Die Check-in App verbindet beides: Sie prüft den Code und kennt den Gast, weil sie die Gästeliste ist.
Deshalb sieht jede Station denselben Stand, deshalb kann sie Walk-ins anlegen und Namensschilder drucken, deshalb ist die Anwesenheit nach dem Event ohne Nacharbeit da. Und deshalb ist der Check-in fälschungssicher: Ein Code gilt einmal, der zweite Scan wird erkannt, ein fremder Code gehört nicht zur Liste. Für Großveranstaltungen mit Drehkreuzen, Zutrittskontrolle und Personal ergänzt das Einlassmanagement die App um Technik und Service vor Ort.
Ist die Check-in App auch ein Ticket-Scanner?
Ja. Die Check-in App ist die Ticket-Scanner-App von AirLST: Sie liest den QR-Code eines Tickets mit der Kamera von iPhone, iPad oder Android-Gerät, vom Ausdruck, vom PDF auf dem Handy-Display oder aus dem Wallet. Ein eigenes Scanner-Gerät brauchen Sie dafür nicht, jedes Smartphone mit der App ist ein Ticket-Scanner, und alle arbeiten auf derselben Gästeliste.
Anders als ein reiner Ticket-Scanner prüft die App nicht nur, ob ein Code gültig ist. Sie zeigt den Gast hinter dem Ticket mit Gruppe, Begleitung und Hinweisen, erkennt den zweiten Scan desselben Codes und weist Codes ab, die nicht zur Liste gehören. Die QR-Verifikation läuft online und offline. Die Tickets selbst entstehen im Event-Ticketing; für Großveranstaltungen mit Hardware-Scannern, Drehkreuzen und Personal ergänzt das Einlassmanagement die App vor Ort.
Womit arbeitet der Check-in zusammen?
Mit allem, was den Gast vorbereitet hat, und allem, was mit seiner Anwesenheit weiterarbeitet: der Gästeliste als Datensatz, dem Event-Ticketing für den QR-Code auf PDF und Wallet, den Online-Anmeldungen für Begleitpersonen und Zusatzfelder, dem Sitzplan, den Namensschildern, den Eventstatistiken und dem Event-CRM.
- Seminar-Software: Anwesenheit je Raum und Runde, Teilnahmebescheinigung
- Konferenzen: Badge am ersten Tag, Scan je Tag und Session
- Filmpremieren: Scan oder Namenssuche am roten Teppich, Gruppe entscheidet den Bereich
- Nachweis und § 37b: Anwesenheit je Platz als Nachweis
Der Flughafen München hat Sommerfest, Music Days und Airport Days mit 80.000 Teilnehmern, QR-Code-Tickets und 20 Check-in-Points über AirLST organisiert. Weitere Projekte in den Referenzen.