Eckdaten der Veranstaltung
Bevor Werkzeuge und Prozesse feststehen, braucht das Projekt einen klaren Rahmen.
Bei der Wahl des passenden Setups helfen die Lösungen nach Eventformat – vom Konferenz-Management bis zum VIP-Ticketing.
Checkliste
Checkliste Teilnehmermanagement: alle Punkte für Ihr Event
Diese Checkliste führt durch alle Entscheidungen eines professionellen Teilnehmermanagements – von den Eckdaten der Veranstaltung über Event-Webseite, Einladungsversand und Online-Anmeldung bis zu Hotelbuchung, Zusatzfeatures und der Organisation vor Ort. Punkt für Punkt abhakbar, direkt aus der AirLST-Projektpraxis.
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Event-Webseite / Landingpage
Die Event-Webseite ist Schaufenster und Anmeldeportal zugleich.
Wie der Aufbau funktioniert, zeigt die Funktionsseite zu den Event-Webseiten mit Webpage Builder.
E-Mails & Einladungsversand
Der Einladungsprozess entscheidet über Rücklaufquote und ersten Eindruck.
Alle Versandstufen steuert das Einladungsmanagement; die Rückmeldungen laufen in der digitalen Gästeliste zusammen.
Online-Anmeldung: Welche Daten werden erfasst?
Das Anmeldeformular bestimmt, wie gut Sie planen können – und wie schnell Gäste durchkommen.
Wie Sie das Formular zusammenstellen, zeigt die Seite zu den Online-Anmeldungen mit individuellen Formularen.
Hotelbuchung
Bei Events mit Übernachtung gehört die Hotelverwaltung in die Anmeldung – nicht in E-Mail-Schleifen.
Zusatzfeatures
Je nach Format sinnvoll – vorab entscheiden, was gebraucht wird.
Vor Ort: Einlass und Betreuung am Eventtag
Der Eventtag ist die Nagelprobe des Teilnehmermanagements.
Weiterarbeiten
Von der Checkliste zur Umsetzung
Einführungs-GuideDie Checkliste in der richtigen Reihenfolge umsetzen: sechs Schritte von den Zielen bis zur Auswertung.Guide lesen GlossarUnklare Begriffe? Kontingent, Warteliste, Akkreditierung & Co. kompakt definiert.Begriffe nachschlagen Weitere ChecklistenCheckliste Veranstaltung für die ganze Eventplanung und Checkliste Datenschutz für DSGVO-Fragen rund um Gäste und Fotos.Alle Checklisten und Vorlagen Alle FunktionenJeder Checklisten-Punkt als Software-Modul – vom Einladungsversand bis zum Check-in.Funktionen im Überblick
Wie andere Veranstalter diese Punkte gelöst haben, zeigen unsere Referenzen und Case Studies – unter anderem mit Zalando, Amazon und dem Flughafen München.
FAQ
Häufige Fragen zur Checkliste Teilnehmermanagement
Wie nutze ich die Checkliste für mein Event?
Gehen Sie die sieben Abschnitte in der Reihenfolge dieser Seite durch – von den Eckdaten bis zur Vor-Ort-Organisation – und haken Sie ab, was erledigt ist; was für Ihr Format nicht relevant ist, lassen Sie weg. Der Fortschritt bleibt in Ihrem Browser gespeichert. Jeder Punkt entspricht einer Entscheidung, die vor dem Einladungsversand getroffen sein sollte. Für die Reihenfolge der Umsetzung hilft der Guide „Teilnehmermanagement einführen in 6 Schritten“.
Welche Daten sollte ich bei der Online-Anmeldung abfragen?
So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Stammdaten wie Name, Firma und E-Mail sind fast immer sinnvoll; Reisedaten, Workshop-Wünsche, Rahmenprogramme und Ernährungswünsche nur, wenn Sie sie wirklich für die Planung brauchen. Welche Felder möglich sind, zeigt der Abschnitt „Online-Anmeldung“ auf dieser Seite und die Funktionsseite Online-Anmeldungen.
Kann ich alle Punkte der Checkliste mit einer Software abdecken?
Ja – die Checkliste ist entlang der AirLST-Plattform aufgebaut: Event-Webseite, Einladungsversand, Anmeldung, Hotelverwaltung, Bezahlung, Kontingente, Warteliste, Namensschilder und Check-in sind jeweils eigene Module. Den Überblick gibt die Seite Funktionen für das Teilnehmermanagement.
Ab welcher Gästezahl lohnt sich eine Teilnehmermanagement-Software?
Früher als viele denken: Sobald Rückmeldungen, Sonderwünsche und Änderungen manuell nachgehalten werden müssen, spart eine zentrale Gästeliste Zeit und Fehler. Bei AirLST sind Events mit bis zu 50 Gästen kostenlos – Details auf der Preisseite.
Gibt es die Checkliste auch als PDF?
Ja. Der Knopf „Drucken oder als PDF sichern“ neben der Checkliste druckt nur die sieben Abschnitte, mit den Punkten, die Sie schon abgehakt haben. Im Druckdialog wählen Sie „Als PDF sichern“. Ihre Haken bleiben außerdem in diesem Browser gespeichert, bis Sie sie entfernen.