Ihr Team am Einlass, AirLST im Hintergrund.
Sie richten Stationen, Geräte und Berechtigungen selbst ein und checken mit Ihrem Personal ein. Die Check-in-App ist dafür gebaut, auch ohne Netz.
Zu den Funktionen
Einlassmanagement
Einlassmanagement für Events.Scanner, Badges und smarte Gates.
Einlassmanagement mit AirLST: Die Check-in-App prüft den QR-Code, setzt den Gast auf eingecheckt und druckt sein Namensschild, an jeder Station auf demselben Stand. Für den Empfang im Firmenevent genauso wie für Zutrittskontrolle mit Smart Gates.
Veranstalter, die ihren Einlass mit AirLST organisieren
Vom Einlassmanagement zur Zutrittskontrolle.
01Gästemanagement & Ticketing
Steuert die gesamte Datenbasis, von der digitalen Einladung bis zur Ticketvalidierung. Einladungen, Ticketing, RSVP: ein zentrales System für alle Gästedaten.
02Check-in-App & QR-Scanner
Reibungsloser Check-in vor Ort, mobil oder am Counter, offline-fähig. Passend für jedes Eventformat.
03Badge-Printing & Zutrittskontrolle
Namensschilder beim Check-in, kombiniert mit Smart Gates von Axess: Zutrittskontrolle auf Enterprise-Niveau.
01Bausteine
Alles, was zwischen Ankunft und Zutritt passiert.
Vom einfachen Scan am Counter bis zum Drehkreuz für Großveranstaltungen: Sie kombinieren die Bausteine, die Ihr Event braucht. Alle arbeiten auf derselben Gästeliste.
- Der Gast kommt anTicket auf dem Handy oder ausgedruckt
-
Schritt 01 · Ankunft
QR-Verifikation, online und offline
Wenn Millisekunden entscheiden und Warteschlangen verschwinden. Erprobt für große Besucherströme; ohne Netz scannt die Station weiter.
Zum Event Check-in -
Schritt 02 · Am Counter
Check-in-App
Shows und No-Shows in Echtzeit auf dem Gerät. Suche, Scan, Status und Auswertung für iOS und Android, am Counter oder mobil.
Zur Check-in-App -
Schritt 03 · Am Counter
Badge-Printing
Namensschilder in nahezu Echtzeit drucken, mit Rolle, Zone oder Gruppe für die sofortige Zuordnung. Flexible Formate.
Zum Namensschilder-Druck -
Schritt 04 · Vor dem Zutritt
Digitale Unterschriften
Einwilligungen, NDAs und andere Dokumente rechtssicher unterschreiben und sicher ablegen, integrierbar in Ihre Systeme.
Zur Zutrittskontrolle -
Schritt 05 · Am Drehkreuz
Zutrittskontrolle mit Smart Gates
Für Großveranstaltungen ab mehreren tausend Personen: Smart Gate 600 von Axess, vernetzt mit der AirLST-Gästeliste.
Zur Zutrittskontrolle -
Schritt 06 · Nach dem Einlass
Digitale Garderobe
Schneller für Gäste, einfacher für alle Beteiligten. Für Großveranstaltungen und besondere Anforderungen an Garderobe und Gepäck.
Zur digitalen Garderobe -
Schritt 07 · Im Event
Event-App
Webbasierte App mit Programm, Live-Inhalten und Interaktion, damit der Gast nach dem Einlass weiß, wohin.
Zur Event-App -
Schritt 08 · Durchgehend
Team vor Ort
Akkreditierung, Aufbau der Stationen, Betrieb des Einlasses und ein Trouble-Counter für alles, was nicht auf der Liste steht.
Zum Einlass vor Ort - Der Gast ist drinAlles auf derselben Gästeliste
Zutrittskontrolle · Axess
Smart Gate 600 für Großveranstaltungen ab 8.000 Personen.
Integrierte Smart Gates 600 von Axess für Großveranstaltungen ab 8.000 Personen: sicher und vernetzt mit der AirLST-Gästeliste, für maximale Performance am Eingang.
- Ab 8.000 Personen
- Vernetzt mit der Gästeliste
- Zonen und Bereiche
02Einlass live
Sechs Stationen, ein Drehkreuz, eine Gästeliste.
Jede Check-in-Station, jeder Drucker und jedes Gate arbeitet auf demselben Gaststatus. Die Eventleitung sieht in Echtzeit, wie viele Gäste da sind, wo es sich staut und welche Station gerade offline scannt. Nach dem Event steht der Check-in-Verlauf in den Eventstatistiken.
Geräte-MonitorHändlerkonferenz 2026 · liveAlle StationenStation hinzufügen
Eingecheckt2.871von 3.240 bestätigt
Scans pro Minute64Spitze 18:02 · 112
Badges gedruckt2.804Nachdruck: 9
No-Shows bisher36911,4 %
| Station | Scans | Verbindung |
|---|---|---|
| Eingang Nord | 1.412 | Online |
| Eingang Süd | 1.288 | Online |
| VIP-Lounge | 86 | Online |
| Presse | 54 | Online |
| Halle B · Gate | 2.612 | Online |
| Backstage | 31 | Offline · 12 Scans gepuffert |
6 Stationen·Beispieldaten
Offline-Station puffert und gleicht später ab
Keine zweite Liste
Der Einlass arbeitet auf der Gästeliste, nicht auf einem Export von gestern Abend.
Stationen statt Schlange
Mehrere Geräte checken parallel ein; Presse und VIP bekommen eigene Stationen mit eigenen Berechtigungen.
Zahlen am Tag danach
Anwesenheit, No-Show-Quote und Check-in-Verlauf je Station stehen ohne Nacharbeit bereit.
03Zutrittskontrolle
Vom Counter bis zum Drehkreuz. Für Werkschutz und Großveranstaltung.
Wo Sicherheit den Ablauf bestimmt, reicht ein Scan am Tisch nicht. AirLST steuert abgestufte Zutrittsberechtigungen für Bereiche und bindet Zutrittskontrollsysteme an, damit Ticket, Check-in und Gate auf denselben Daten arbeiten.
- Zonen und BerechtigungenVIP-Lounge, Backstage, Pressebereich, Werksgelände: Wer wohin darf, steht am Gast und auf dem Badge.
- Smart Gates von AxessIntegrierte Smart Gate 600 für Großveranstaltungen mit mehreren tausend Personen, vernetzt mit der AirLST-Gästeliste.
- Digitale UnterschriftenEinwilligungen, NDAs und Sicherheitsunterweisungen werden am Einlass unterschrieben und sicher abgelegt.
- NachweisJeder Check-in ist mit Uhrzeit und Station dokumentiert; für Werkschutz und Audit nachvollziehbar.
BereichGastVIPPresseCrew
Plenum
VIP-Lounge––
Pressebereich––
Backstage–––
Parkhaus P2–
Beispielzonen. Berechtigungen vergeben Sie je Gästegruppe oder je Gast; das Gate prüft sie beim Scan.
Ihre Wahl
Selbst betreiben oder mit Team vor Ort.
Die Software ist in beiden Fällen dieselbe. Sie entscheiden, wer am Eventtag am Einlass steht.
AirLST übernimmt den Einlass.
Das AirLST-Team baut die Stationen auf, betreibt den Einlass und löst Sonderfälle am Trouble-Counter. Sie kümmern sich um Ihre Gäste.
- Aufbau, Einlassbetrieb und Trouble-Counter
- Akkreditierung und Badge-Druck beim Eintreffen
- Scanner, Druckstationen und Smart Gates
04Mit Team vor Ort
Wir übernehmen Ihren Einlass. Auch für alles, was nicht auf der Liste steht.
Von der Akkreditierung bis zum Massen-Check-in, vom VIP-Empfang bis zur Integration in Werkschutzsysteme: AirLST bringt Technik und Erfahrung aus tausenden Veranstaltungen seit 2009 mit. Das Team arbeitet mit derselben Gästeliste wie Ihr Büro, es gibt keinen zweiten Datenstand für den Eventtag.
Leistungsumfang
Was das Team übernimmt
Aufbau der StationenCheck-in-Counter, Druckstationen und Gates werden vor dem Einlass aufgebaut und getestet.- EinlassbetriebCheck-in und Ticketprüfung, solange die Gäste ankommen.
- Akkreditierung mit BerechtigungenGäste, Presse und Crew werden geprüft, freigegeben und mit ihrer Zone ausgestattet.
- Badge-Druck beim EintreffenNamensschilder mit Barcode, gestaltet nach Ihrem Design und gedruckt im Moment des Check-ins.
- Barcode-Scanning, RFID und ZutrittskontrolleJeder Zutritt wird geprüft und mit Uhrzeit und Station dokumentiert.
Trouble-CounterSonderfälle werden abseits des Haupteingangs gelöst, damit die Schlange dort nicht steht.
Technik und Equipment
Welche Technik mitkommt
Geräte, Drucker und Gates bringt das Team mit und stimmt sie vorab auf Ihre Gästeliste ab.
- Scanner und Check-in-GeräteFür QR- und Barcode-Tickets, mit der Check-in-App für iOS und Android, online und offline.
- DruckstationenFür Namensschilder mit Barcode direkt am Counter.
- Smart Gate 600 von AxessZutrittskontrolle für Großveranstaltungen ab 8.000 Personen, vernetzt mit der AirLST-Gästeliste.
Wie groß das Team ist und welche Rollen es besetzt, legen wir je Projekt fest.
So läuft der Einlass ab
- 01Planung des Einlass-Szenarios
Location, Gästezahl, Zonen und Sicherheitsanforderungen: Daraus entstehen Stationen, Berechtigungen und der Ablauf an der Tür.
- 02Aufbau
Stationen, Geräte, Drucker und Gates werden vor Ort aufgebaut und mit der Gästeliste getestet.
- 03Eventtag
Akkreditierung, Check-in und Badge-Druck laufen mit dem AirLST-Team; der Trouble-Counter hält den Haupteingang frei.
- 04
AuswertungAnwesenheit, No-Show-Quote und Check-in-Verlauf je Station stehen direkt danach in den Eventstatistiken.
Im Einsatz bei Messen Corporate Hospitality Automotive Events Filmpremieren
Referenzen
Einlass-Erfahrung aus anspruchsvollen Projekten.
20 Check-in-Points
Sommerfest, Music Days, Airport Days
80.000 Teilnehmer mit QR-Code-Tickets und 20 Check-in-Points, organisiert auf einer Plattform.
Zur Referenz
IHK Ulm
900 Check-ins an einem Abend
Absolventenfeier mit 900 Check-ins
Beim QR-Scan am Einlass startet automatisch der Namensschild-Druck. 900 Teilnehmende, 900 Check-ins an einem Abend.
Zur Referenz
Mercedes-Benz
3 s pro Namensschild
Supplier Award mit 900 Teilnehmern
Differenzierte Registrierung, Stellvertreter-Funktion und Badge-Druck beim Eintreffen in 3 Sekunden pro Schild.
Zur ReferenzWeitere Beispiele, von Uhlmann bis zum Flughafen München, unter Referenzen und Case Studies.
Teil von AirLST
Am Einlass trifft die Planung auf die Gäste.
Gästeliste, Tickets und Namensschilder kommen aus derselben Plattform; was am Eingang passiert, steht sofort in Auswertung und CRM.
Event-CRMKontakte über alle Events
Digitale GästelisteEin Datenstand für das ganze Team
Event-WebseitenLandingpages ohne Programmierung
EinladungsmanagementDigitale Einladungen in Ihrem Design
Online-AnmeldungenFormulare, Zusagen, Begleitpersonen
Event-TicketingFälschungssichere QR-Tickets
Sitzplan & SeatingTische und Plätze aus der Gästeliste
Workflow-AutomationAbläufe automatisieren
Event-AppProgramm und Ticket auf dem Handy
Event Check-inScan statt Suche am Einlass- Sie sind hier
EinlassmanagementCheck-in, Badges, Gates: der ganze Einlass 
NamensschilderDrucken beim Eintreffen
LeaderfassungLeads am Stand scannen
Online-UmfragenFeedback nach dem Event
EventstatistikenAnwesenheit, No-Shows, Auswertung
API & IntegrationenCRM und IT anbinden
KI-Anbindung (MCP)Claude, ChatGPT oder Copilot anschließen
Was Einlassmanagement umfasst
Die Planung und Umsetzung des Zugangs zu einer Veranstaltung fällt unter das Einlassmanagement: das Prüfen von Tickets und Einladungen, das Sicherstellen der Sicherheit und das Steuern des Besucherflusses. Ein durchdachter Einlass lässt Gäste schnell und unkompliziert hinein, minimiert Wartezeiten und hebt die Stimmung, bevor das Programm beginnt.
Das gilt nicht nur für Events mit tausenden Besuchern. Auch bei kleinen Firmenveranstaltungen zeigt ein professioneller Empfang, dass Sicherheit und Wohlbefinden der Gäste ernst genommen werden.
Zutrittssysteme
Zutrittssysteme verwalten den Zugang zu Events mit Technik: elektronische Ticketkontrolle per QR-Code, mobile Check-in-Apps, Badges mit Barcode oder Drehkreuze und Smart Gates für Großveranstaltungen. Sie erlauben eine schnelle Ticketkontrolle und erhöhen die Sicherheit, indem nur autorisierte Personen Zugang erhalten, und zwar nur zu den Bereichen, für die sie berechtigt sind.
Schnelligkeit, Sicherheit, Daten
Ein gutes Einlassmanagement verbessert drei Dinge zugleich. Schnelligkeit: Der Scan ersetzt das Suchen auf Papierlisten, Gäste erhalten sofort Zugang. Sicherheit: Berechtigungen werden beim Scan geprüft, unerwünschter Zugang wird verhindert, jeder Zutritt ist dokumentiert. Daten: Ankunftszeiten, Besucheraufkommen je Station und No-Show-Quoten stehen für die Auswertung und die Planung des nächsten Events bereit.
Wer den Einlass als Teil des Teilnehmermanagements plant, nicht als eigenes Projekt am Eventtag, spart die zweite Liste, den zweiten Datenstand und den Stau an der Tür.
FAQ
Häufige Fragen zum Einlassmanagement
Was gehört zum Einlassmanagement bei einem Event?
Alles zwischen Ankunft und Zutritt: die Prüfung des Tickets oder der Einladung, der Check-in des Gastes, das Namensschild, die Zutrittsberechtigung für Bereiche und die Steuerung des Besucherstroms. Bei AirLST liegt das auf einer Datenbasis: Die digitale Gästeliste liefert den Gaststatus, die Check-in-App scannt, der Badge-Drucker druckt, und jede Station sieht denselben Stand.
Funktioniert der Check-in auch ohne stabiles Netz?
Ja. Die QR-Verifikation der Check-in-App arbeitet online und offline. Fällt das WLAN in der Halle aus, scannt die Station weiter und gleicht die Check-ins ab, sobald die Verbindung zurück ist. Für große Besucherströme ist das die Voraussetzung, damit am Eingang keine Schlange entsteht.
Wie schnell geht ein Check-in mit QR-Code?
Der Scan selbst dauert einen Augenblick; entscheidend ist der Ablauf drumherum. Der Gast zeigt den QR-Code aus Ticket oder Bestätigung, die App prüft ihn gegen die Gästeliste, setzt den Status auf eingecheckt und löst bei Bedarf den Badge-Druck aus. Mehrere Stationen arbeiten parallel auf derselben Liste, ohne Doppelerfassung.
Können Namensschilder direkt beim Einlass gedruckt werden?
Ja. Beim Check-in wird das Namensschild mit Barcode in nahezu Echtzeit gedruckt, in Ihrem Design und mit den Merkmalen, die vor Ort zählen: Rolle, Zone, Gruppe, Workshop. Es gibt keinen Vorabdruck für Gäste, die nicht kommen, und keine Schachtel mit übrig gebliebenen Badges.
Was ist der Unterschied zwischen Check-in und Zutrittskontrolle?
Der Check-in registriert, dass ein Gast angekommen ist. Zutrittskontrolle regelt zusätzlich, wer welchen Bereich betreten darf: VIP-Lounge, Backstage, Werksgelände. Für Großveranstaltungen bindet AirLST Zutrittskontrollsysteme wie Smart Gates von Axess an, sodass Ticket, Check-in und Drehkreuz auf denselben Daten arbeiten.
Übernimmt AirLST den Einlass auch vor Ort?
Auf Wunsch ja. Mit dem Team vor Ort übernimmt AirLST Aufbau der Stationen, Akkreditierung, Badge-Druck, Betrieb des Einlasses und einen Trouble-Counter, der Sonderfälle am Eventtag löst. Der Umfang wird je Projekt vereinbart; viele Veranstalter wickeln den Einlass mit der App auch komplett selbst ab.
Was bedeutet Akkreditierung bei einem Event?
Akkreditierung ist die Prüfung und Freigabe von Personen für den Zutritt, häufig mit unterschiedlichen Berechtigungen für Presse, VIPs oder Crew. Bei AirLST beruht sie auf der digitalen Gästeliste: Wer eingecheckt wird, erhält sein Namensschild und die passende Zutrittsberechtigung, die das Gate oder die Station beim Scan prüft.
Wie sicher sind die Daten am Einlass?
AirLST ist TISAX-geprüft, arbeitet DSGVO-konform und hostet in Deutschland. Die Check-in-App zeigt am Einlass nur, was am Einlass gebraucht wird; wer welche Gästedaten sieht, regeln Rollen und Rechte. Die Nachweise für IT und Datenschutz stehen im Trust Center.