Online Anmeldungen und Online Formulare für deine Veranstaltung

So ist die Einladungsliste immer ein dynamisches Konstrukt: Zu beginn der Veranstaltungsplanung ist sie eine umfangreiche Liste potenzieller Gäste, aus der diejenigen gefiltert werden, die tatsächlich eine Einladung erhalten. Während der Online Anmeldung verwandelt sich die Liste mit jeder Rückmeldung. Und auch wenn die Veranstaltung bereits begonnen hat, erfasst die Teilnehmerliste kurzfristige Absagen oder Änderungen.
Die Online Registrierung für eine Veranstaltung muss deshalb als dynamischer Prozess gedacht werden. Eine Software für Teilnehmermanagement, dass diese Dynamik abbilden und erfassen kann ist deshalb besonders hilfreich für das Veranstaltungsmanagement.
Der Prozess der Online Registrierung beginnt mit der Weiterleitung auf eine Event Landingpage, die das Online Anmeldeformular beinhaltet. Hier ist eine klare Strukturierung des Online Formulars besonders wichtig. Die Gäste müssen sich barrierefrei und Schritt für Schritt zurechtfinden und dürfen nicht von komplizierten Online Formularen überfordert werden. Deshalb bieten sich bei umfassender Datenabfrage zur Registrierung mehrschnittige Abfragefelder an. Auch wenn Begleitpersonen erfasst werden müssen, sind mehrschrittige Online Formulare die richtige Wahl.
Für viele Veranstalter ist es wichtig, dass bei sehr beliebten Veranstaltungen eine Warteliste automatisch erstellt werden kann. Die Online Anmeldung wird dann nicht sofort automatisch abgeschlossen, sondern die Teilnehmer werden auf eine Liste gesetzt. Dann kann entweder der Veranstalter auswählen, wer direkt zugelassen wird – und wer auf der Warteliste verbleibt bis die erste Wahl gegebenenfalls abgesagt hat -, oder wir richten ein einfaches first come - first serve ein, sodass die Warteliste erst ab einer vorab festgelegten Anzahl an Registrierungen geöffnet wird.
Online Anmeldungen können offen oder geschlossen konzipiert werden, d.h. bei einer offenen Online Anmeldung gibt es keine Zugangsbeschränkung zum Registrierungsformular. Zunächst kann sich jeder als Interessent für die Veranstaltung anmelden. Auch hier ist es so: Erst im zweiten Schritt und nach Überprüfung der Event-Registrierung durch die Event Manager*innen, werden die Gäste zur Veranstaltung zugelassen und eingeladen. Bei einer geschlossenen Online Registrierung legen die Event Manager vorab fest, wer eingeladen wird. Die Einladungsliste wird in das Teilnehmermanagement-System übertragen, dann werden die Einladungen mit personalisiertem Link oder Code per E-Mail an ihre Gästeliste versendet. Auch postalische Einladungen können mit einem digitalen Registrierungsformular verknüpft werden.
Auf der Basis einer Einladungsliste werden individuelle QR-Codes erstellt und an eine Druckerei gesendet. Mit den postalisch versendeten QR-Codes können die Gäste auf die Landingpage und zur Online Anmeldung gelangen, um dort Rückmeldung geben.