Checkliste für virtuelle Events

Wichtige Fragen bei der Planung virtueller Events

Virtuelle Events zu planen ist auch für viele Profis Neuland. Die Transformation einer analogen Veranstaltung in ein virtuelles Event erfordert einige Umstellungen. Neben der Aufbereitung von Inhalten und der Koordination aller Beteiligten sind es insbesondere Fragen der Technik und Infrastruktur, die nicht mit der Planung eines physischen Events zu vergleichen sind. Wir haben einige spezifische Aspekte gesammelt, die es bei der Planung von virtuellen Events zu beachten gilt.

• Wieviel Serverkapazität steht zur Verfügung?
  Insbesondere dann, wenn viele Video-Chats geplant sind, ist die Serverkapazität schnell ausgelastet. Erfahrene Anbieter können anhand der erwarteten Teilnehmerzahl und Auslastung einschätzen, welches Volumen benötigt wird.
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• Brauche ich eine Plattformlösung?
  Kann ich von meiner Event-Landingpage aus, alle Prozesse zentral koordinieren? Ist das virtuelle Event so konzipiert, dass die Teilnehmer*innen viel interagieren sollen? Dann bieten sich Plattformlösungen mit integrierten Kommunikations-Tools definitiv an, denn das erleichtert die Navigation durch die virtuelle Veranstaltung.
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• Welche Speaker laden wir ein?
  Es empfiehlt sich Speaker, Moderator*innen oder Expert*innen einzuladen, die Erfahrung mit virtuellen Veranstaltung oder Kameraerfahrungen haben, damit der Funke überspringt und die Experience eine Live-Events ausgeglichen werden kann.
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• Brauche ich ein Support Tool?
  Insbesondere wenn die Zielgruppe wenig digitale Erfahrung hat, ist ein Support-Tool unerlässlich. Bei Fragen und technischen Problemen können persönliche Ansprechpartner*innen den Teilnehmer*innen weiterhelfen und so die Abruchquote niedrig halten und die Teilnehmeraktivität erhöhen.