Teilnehmermanagement für Messen

Die Herausforderung: Teilnehmermanagement für Messen

Gerade erst ist die Internationale Automobil Ausstellung (IAA), auf der sich gut 500.000 Besucher und 1.000 Aussteller begegneten, vorbei, da hat in der vergangenen Woche die Frankfurter Buchmesse begonnen. Hier werden rund 280.000 Besucher erwartet, 7.500 Aussteller aus der Buchbranche präsentieren Ihre Neuvorstellungen und ca. 10.000 Journalisten und Blogger haben sich akkreditiert. Die Buchmesse selbst nennt außerdem über 4.000 Veranstaltungen, die während der Messe geplant sind.

Eine Herausforderung für jeden, der für Teilnehmermanagement verantwortlich ist.

Die hohen Teilnehmerzahlen und die unterschiedlichen Gastgruppen sind dabei die offensichtlichsten Challenges. Messe bedeutet immer auch Masse: riesige Ausstellungsflächen, mehrere Eingänge, viele Besucher, viele Aussteller. All das muss fehlerfrei und aufeinander abgestimmt koordiniert werden. Messemanagement ist deshalb immer auch Teilnehmermanagement. Digitalisierung und Automatisierung erleichtern die komplexen Prozesse.

Auch wenn viele Satellitenprojekte extern verwaltet und abgewickelt werden, bleiben mehr als genug Aufgaben in der Hand des zentralen Messemanagements.

Welche Anforderungen werden im Rahmen von Messen an das Teilnehmermanagement gestellt? Zusammengefasst lassen sich folgende Anforderungen und Aufgaben bündeln:

• Einladungsmangement
• Online Registrierung von Fachpublikum
• Akkreditierung von Journalisten
• Ausstellerverwaltung
• Gutscheinverwaltung
• Ticketverkauf
• Ticketmanagement für verschiedene Gastkategorien (Fachpublikum, Privatbesucher, VIPs, Studenten, Aussteller, Speaker, Journalisten etc.)
• Flexibles Payment
• Registrierung vor Ort
• Einlassmanagement
• Namensschild-Druck
• Verwaltung von Workshops und Satellitenveranstaltung
• Kontingentverwaltung und Wartelisten
• Umfragen
• Statistiken und Reporting

Ohne strukturierte und präzise Planung ist optimales Teilnehmermanagement in diesem Zusammenhang nicht vorstellbar. Digitalisierung und Automatisierung erleichtern die komplexen Prozesse. Die verschiedenen Teilnehmergruppen, wie Aussteller, Fachpublikum, Besucher, Journalisten und Ehrengäste können in einer sorgfältig strukturierten Teilnehmermanagement Software problemlos kategorisiert und verwaltet werden.

Die Einladungen

Bereits der Einladungsversand erfordert eine Segmentierung der Gästeliste in verschiedene Gastkategorien. Eine sorgfältig aufgesetzte und gepflegt Gästeliste in einem effizienten Tool für Teilnehmermanagement, trägt durch die gesamte Veranstaltungsplanung.

Der Rückmelde- und Registrierungsprozess

Mit der Einladung werden die Teilnehmer aufgefordert, sich für die Veranstaltung anzumelden. Bei einer Messe wird häufig zudem abgefragt, ob die Gäste über den gesamten Messezeitraum anreisen oder nur an ausgewählten Tagen da sein werden. Das Fachpublikum kann im Gegensatz zu Privatbesuchern häufig bereits an der Eröffnung oder einer Preview teilnehmen. Außerdem können sich Journalisten zur Pressekonferenz oder spezifischen Presseterminen anmelden.

Rückläufige Besucherzahlen machen es auch für Messen erforderlich, sich mit ihrer No-Show-Rate auseinanderzusetzen. Sorgfältiges Einladungs- und Teilnehmermanagement, gut terminierte und aufbereitetet Reminder helfen dabei, diese Rate zu reduzieren.

Payment Lösungen

Viele Besucher bevorzugen einen online Kauf von Tickets vor dem Ticketkauf an der Kasse. Die Einbindung eines flexiblen Payment Tools ist für die meisten Teilnehmermanagement Systeme kein Problem.

Das Einlassmanagement

Tickets und Einladungen zu einer Messe oder ihren Satellitenveranstaltungen müssen einfachen und schneller Zugang zum Event ermöglichen. Messe bedeutet für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter immer auch Stress, dieser sollte am Einlass nicht erhöht werden.

Freundliches Personal, dass die Besucher willkommen heißt, schnell und bedacht die Tickets prüft, Namensschilder verteilt und eine schöne Veranstaltung wünscht – ganz ohne Zeitverzögerungen durch eine Warteschlange oder die Suche nach dem passenden Namensschild: so soll effizientes Teilnehmermanagement aussehen.

Je mehr Besucher erwartet werden und je mehr Gastgruppen diese bilden, desto aufwändiger wird der Registrierungs- und Einlassprozess. Kurze Wartezeiten und reibungsloser Check-in bestätigen die Professionalität einer Veranstaltung.

Flotter Einlass und gut gelauntes Personal erhöhen den Komfort für die Besucher und Teilnehmer sofort und ebnen den Weg für ein erfolgreiches Event. Ein effizientes, digitales Teilnehmermanagement, das einen reibungslosen Ablauf ermöglicht ist dafür essentiell. Das System muss schnell sein, denn das Gastvolumen ist hoch. Zufriedene Besucher, die schnell und unkompliziert Zutritt bekommen, stehen hier im Fokus.

Statt vorproduzierter und alphabetisch sortierter Namensschilder, erspart ein professioneller, automatisierter und vor allem schneller Vor-Ort-Druck lange Wartezeiten.

Private Besucher, die ihr Ticket bereits online gezahlt haben, gehen gleich zum Einlass, scannen ihren QR Code und bekommen Zugang zur Messe, ohne dass sie die Wartezeiten der Fachbesucher verlängern, die sich vor Ort registrieren und beim Erstbesuch ihr Namensschild abholen müssen.

Und schließlich bedeutet die Nutzung einer Software für Teilnehmermanagement auch, dass nach der Veranstaltung alle erhobenen Daten ausgewertet werden können. Wieviele Gäste waren tatsächlich auf dem Event, an welchen Tagen waren sie da? Welche Gäste wurden über das System nicht erreicht? Wichtige Daten, um das Teilnehmermanagement in Zukunft weiter zu optimieren.