Die digitale Gästeliste

Cloud-basierte und automatisierte Gästeverwaltung

Die digitale Gästeliste ist Dreh- und Angelpunkt einer Veranstaltung. Ob Kundenbindung, Imagepflege, Akquise oder Netzwerkveranstaltung: jedes Event hat andere Ziele, aber alle Events versammeln eine Zielgruppe. Und da ist sie: ordentlich gelistet, nach verschiedenen Kriterien filterbar und flexibel zu segmentieren. In der digitalen Gästeliste werden Zielgruppe und Buyer-Persona zu den realen Menschen, die mit einem geplanten Event erreicht werden sollen.

Offene und geschlossene Gästelisten

Sobald eine Veranstaltung geplant wird, für die sich die Gäste vorab registrieren sollen, ist die Einrichtung einer digitalen Gästeliste wesentlich. Zunächst wird zwischen einer offenen und einer geschlossenen Anmeldung unterschieden. Eine offene Anmeldung liegt dann vor, wenn die digitale Gästeliste vorab noch keine Teilnehmer enthält. Sie ist besonders geeignet für Veranstaltungen, die öffentlich kommuniziert werden. Die digitale Gästeliste bildet sich hier auf Grund der Anmeldungen. Wenn bereits im Vorfeld feststeht, wer zum Event eingeladen wird, spricht man von einer geschlossenen Registrierung. Hier wird eine Einladungsliste im System hinterlegt und dann auf Basis der Rückmeldung dynamisch verwaltet. Die Gastdaten werden schnell und einfach aus einer Excel- oder CSV Datei in das System importiert, manuelle Ergänzungen sind jederzeit möglich und Doublettenfilter verhindern unnötige Datenmengen. Die Personen auf der digitalen Gästeliste bekommen dann je nach Reaktion einen neuen Status, sobald sie sich zur Einladung verhalten.

Immer auf dem aktuellen Stand

In einer digitalen Gästeliste werden also Kontakte dynamisch und teilweise automatisiert verwaltet. Hier laufen alle teilnehmerbezogenen Informationen zusammen, alle Zu- und Absagen werden erfasst. Der große Vorteil gegenüber den bewährten Excellisten ist die cloud-basierte Speicherung der Gastdaten. So kann die digitale Gästeliste jederzeit von unterschiedlichen Geräten aus bearbeitet werden und jedes Mal liegt dabei der aktuelle Datensatz vor. Das vereinfacht insbesondere die Teamarbeit. Dank einer Changelog Funktion können gleichzeitig sämtliche Änderungen an der digitalen Gästeliste nachvollzogen werden und zusätzlich können Teammitgliedern ihren Aufgaben entsprechende Bearbeitungs-Berechtigungen zugewiesen bekommen. ‍

Kontingente und Filter

‍Über die digitale Gästeliste werden auch Kontingente und Wartelisten gesteuert und Teilnehmer in Teilnehmerkreisen gruppiert, sodass spezifische Informationen an die entsprechenden Gastgruppen weitergegeben werden können. Um die digitale Gästeliste sinnvoll zu strukturieren, werden Datenfelder und Tags eingerichtet, die jedem einzelnen Gast spezifische Informationen zuordnen. So kann schnell und einfach gefiltert werden und gruppenbezogene, personalisierte Inhalte werden individuell vermittelt. ‍

Die digitale Gästeliste in der Check In App

Während des Events wird die digitale Gästeliste über die Check In App laufend aktualisiert. Über die QR Codes auf ihren Tickets werden die Gäste eingecheckt. In der digitalen Gästeliste wird ihr Status sofort geändert. So zeigt die digitale Gästeliste jederzeit aktuell an, welche Gäste bereits eingecheckt wurden und wer noch fehlt. Wurden für einen Gast Notifications angelegt, so werden diese beim einchecken in der App angezeigt und die Einlasskräfte können danach handeln. Qualifiziertes VIP oder Speaker Management wird so komfortabel und effektiv.