Was ist Teilnehmermanagement?

Teilnehmermanagement: Eine Definition

Als Entwickler und Dienstleister im Bereich Teilnehmermanagement müssen wir uns immer wieder damit beschäftigen, woran wir eigentlich arbeiten. Was verstehen wir unter Teilnehmermanagement? Welche Schritte gehören dazu? Was verstehen unsere Kunden darunter und was erwarten sie von uns?

Wir wollen, dass unser Tool unterstützt, hilft und wirkliche Erleichterung eines komplexen Arbeitsprozesses ist. Deshalb tauschen wir uns rege mit Veranstaltungsplanern und Teilnehmermanagern darüber aus, was AirLST abbilden muss, um Gästelisten konstruktiv und effizient zu verwalten. Eine Grundvoraussetzung dafür ist eine gemeinsame Definition von Teilnehmermanagement. Gehen wir zunächst von der folgenden Basisdefinition aus:

Als Teilnehmermanagement wird der Prozess definiert, der sämtliche Aufgaben rund um Teilnehmer und Gäste einer Veranstaltung erfasst.‍

Je nach Veranstaltungsformat wird auch von Gästemanagement gesprochen. Andere Begriffe für diesen Prozess sind: Gästelistenverwaltung, Besuchermanagement, Teilnehmerverwaltung oder Einladungsmanagement. ‍

Schnittstellen zwischen Event- und Teilnehmermanagement ‍

Bereits diese Vielzahl von Benennungsmöglichkeiten zeigt, dass wir die Basisdefinition für eine gemeinsame Ausgangsbasis noch stärker eingrenzen müssen. Denn wer wird hier eigentlich verwaltet?
AirLST spricht von Teilnehmern einer Veranstaltung, denn in diesen Begriff sind Gäste, Besucher, Referenten, Künstler etc. inkludiert.
Es zeigt sich außerdem bereits, dass Teilnehmermanagement viel mehr bedeutet, als Einladungen zu versenden und am Veranstaltungstag alle Gäste auf einer Liste abzuhaken. Denn welche Prozesse das Teilnehmermanagement umfasst und wo es Anknüpfungspunkte zu anderen Bereichen gibt, bleibt zunächst offen.

Veranstaltungen leben von und für ihre Teilnehmer. Sie sind der zentrale Fokus auf den das Programm, die Gestaltung, das Catering und die Location abgestimmt werden:

• Wer wird eingeladen?
• Wie groß muss der Raum sein?
• Welche Redner, Live-Acts oder Referenten werden engagiert?
• Wo werden die Teilnehmer untergebracht?
• Müssen für die Unterbringungen Kontingente organisiert werden?
• Wie wird die Anfahrt organisiert?
• Müssen Speisevorschriften oder Ernährungsgewohnheiten berücksichtigt werden? 
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Diese Fragen spiegeln die Verflechtungen von Teilnehmermanagement und anderen Bereichen der Eventplanung wider und zeigen: Teilnehmermanagement ist ein komplexer Prozess und hat Schnittstellen zum gesamten Planungsteam.

Vor, während und nach einem Event fallen verschiedene to dos an, die die Teilnehmer und Gäste einer Veranstaltung betreffen. Neben allen Aufgaben, die der Realisation des Events dienen, ist deshalb eine reibungslose Koordination und Verwaltung sämtlicher Teilnehmer essentiell für ein gelungenes Event.

Je komplexer die Programmstruktur einer Veranstaltung, desto größer ist die Herausforderung an das Teilnehmermanagement. Die erfassten Registrierungsdaten liefern die Grundlage für weitere organisatorische Entscheidungen.
So wirkt sich die Anzahl der Teilnehmer auf andere Bereiche der Veranstaltungsplanung aus. Die Brandschutzverordnung zum Beispiel unterscheidet nicht zwischen geladenen Gästen, Veranstaltungsteam und den Menschen, die vor dem Publikum stehen. Das wiederum hat Auswirkungen auf die Wahl des passenden Veranstaltungsortes.
Oder haben sich zum Beispiel sehr viele Vegetarier registriert? Dann hat das Einfluss auf die Wahl des Caterers.
Werden vor allem Geschäftskunden eingeladen? Dann sollte abgefragt werden, ob die Rechnungsadresse abweichend ist, so dass die Finanzbuchhaltung des Arbeitgebers eine korrekte Rechnung bekommt.
Mit Hilfe der erhobenen Teilnehmerdaten werden außerdem Fragen zu Besucherführung, Sicherheitskonzepten und Personalplanung für die Besucherbetreuung frühzeitig geplant.

Wir stellen fest: Die Anmeldungen der Teilnehmer generieren einen Informationsfluss, der an unterschiedliche Positionen weitergeleitet werden muss.
Teilnehmermanagement ist also ausgesprochen eng mit anderen Teilbereichen des Eventmanagements verknüpft und zieht sich durch den gesamten Prozess der Veranstaltungsplanung.
Ein Tool in dem sämtliche Teilnehmer gelistet und Kategorien zugeordnet werden können, schafft einen strukturierten Überblick über diese Planungsfaktoren.‍

Was kann digitales Teilnehmermanagement?

Eventmanager von heute kommen am digitalen Teilnehmermanagement kaum mehr vorbei. Wo früher Excel-Listen in mehreren Versionen kursierten und ausgedruckte Listen für lange Warteschlangen am Einlass sorgten, kann ein digitales und automatisiertes Teilnehmermanagement diesen Prozess heute effizienter und unkomplizierter gestalten.
Als Datenverwaltungssystem koordiniert eine Software für Teilnehmermanagement sämtliche Gastdaten. Ein cloudbasiertes Tool kann dabei jederzeit von mehreren Nutzern eingesehen werden und synchronisiert sich in Echtzeit, so dass alle Daten permanent aktuell sind.
Je nach Frage und Planungsbereich kann die Teilnehmerliste mit einer guten Software nach spezifischen Kriterien gefiltert und ausgespielt werden. Sie liefert so genau die Daten, die für den jeweiligen Bereich signifikant sind.

Mit Hilfe eines solchen Tools können so verschiedene Funktionen erfüllt werden wie:

• CRM und Kontaktverwaltung
• Teilnehmerbezogene Eventplanung
• Einbindung einer Landingpage für die Veranstaltung
• Kommunikation der Veranstaltung nach Außen
• In die Landingpage integriertes Registrierungstool
• Einladungsversand
• Rückmeldung und Akkreditierung
• Ticketing
• Einlassmanagement
• Erstellung von Statistiken
• After-Sales-Management

Die Vorteile liegen auf der Hand: die Verwaltung von Teilnehmer- und Gästelisten lässt sich flexibel an spezifische Anforderungen anpassen. Der Versand von Einladungen, die Registrierung über ein digitales Formular und QR Code Ticketing lassen sich automatisieren und werden so effizient und übersichtlich. Der Zugang zu relevanten Informationen ist flexibel und schnell möglich. Die Verknüpfung zwischen den Teilnehmern und den Kommunikationsmitteln ist ergonomisch. Statistiken machen die Veranstaltung auswertbar und determinieren das After-Sales-Management. Mit einem professionellen Tool, lässt sich so aktiv eine erfolgreiche Veranstaltung realisieren.

Die oben festgelegte Basisdefinition erklärte die Reichweite und Komplexität des Begriffes also nur unzureichend. Zusammenfassend und vertiefend definieren wir Teilnehmermanagement deshalb wie folgt:

Teilnehmermanagement ist nicht nur auf das Einladungsmanagement und die Betreuung vor Ort begrenzt, sondern:
Teilnehmermanagement zeigt sich als komplexer Prozess rund um Teilnehmer und Gäste einer Veranstaltung, der das Fundament der Veranstaltungsplanung bildet und einen Informationsfluss generiert, der die Logistik des Eventmanagements steuert.