Optimales Einladungsmanagement

In fünf Schritten zum perfekten Einladungsmanagement

Auch das Einladungsmanagement wird zunehmend digital. Papierkarte und Einladungen, die per Post versendet werden gelten jedoch weiterhin als hochwertig und werden deshalb mit wachsender digitalen Kommunikation zum Mittel der Wahl bei besonderen Veranstaltungen und Gästen. Regulär werden Einladungen inzwischen zu einem großen Teil per E-Mail versendet. Doch auch postalische Einladungen können in das digitale Einladungsmanagement eingebunden und mit einer digitalen Registrierung verknüpft werden. Ein gedruckter Link oder QR-Code bringt die Eingeladenen dann auf die Online Anmeldung. Doch blicken wir an dieser Stelle auf die wichtigsten Punkte im digitalen Einladungsmanagement per E-Mail.

Mit der Einladung bekommen eure Gäste einen ersten Eindruck von der bevorstehenden Veranstaltung. Aussagekräftiges Einladungsmanagement ist deshalb ein wichtiger Baustein der Veranstaltungsplanung. Übersichtliche Informationen und ein ansprechendes Design sprechen die Gäste an und erhöhen deren Bereitschaft zuzusagen. Ein Grund mehr, sich diese fünf Punkte zum perfekten Einladungsmanagement anzuschauen.

1. Save the Date
   Egal, ob ihr einen Mitarbeiterworkshop, eine Sommerfest oder eine Messe plant, integriert einen Save-the-Date-Versand in euer Einladungsmanagement. Die Terminkalender eurer Teilnehmer füllen sich schnell, so stellt ihr sicher, dass der Termin bereits vorgemerkt wird, wenn eurer Planung noch ganz am Anfang ist.
2. Corporate Design
   Achtet auf ein ansprechendes Design, das die Stimmung, Atmosphäre und Intention eurer Veranstaltung widerspiegelt. Sowohl das Save the Date, als auch die Einladung und die Event Landingpage sollten durch einen roten Faden miteinander verbunden sein. Dieser rote Faden im Einladungsmanagement ist die Corporate Design eurer Veranstaltung. Die Gäste erkennen sofort von welcher Veranstaltung sie kontaktiert werden.
3. Einfaches Zu- und Absagemanagement
   Die Eingeladenen sollten mit wenigen Klicks zusagen oder absagen können. Am besten wird ein gut sichtbarer Button in die Einladungs-E-Mail integriert, der die potenziellen Teilnehmer auf eine Event Landingpage weiterleitet. Hier stehen die Optionen Ich nehme teil oder Ich nehme nicht teil zur Verfügung. Erst nach einer Zusage öffnet sich ein Registrierungsformular, um die erforderlichen Daten der Teilnehmer*innen abzufragen. So bleibt das Einladungsmanagement ebenso wie die Registrierung übersichtlich und effizient.
4. Schnelle Registrierung
   Mit der Registrierung wird das Einladungsmanagement zum Teilnehmermanagement. Alle Gäste, die an der Veranstaltung teilnehmen möchten, tragen die erforderlichen Daten im Registrierungsformular ein: So wisst ihr gleich, ob ihr beim Catering auch vegetarische Optionen einplanen müsst und wieviele Begleitpersonen eingeplant werden müssen. Die Informationen werden in der digitalen Gästeliste gespeichert und erleichtern eine Automatisierung des gesamten Prozesses.
5. QR-Code Tickets
   Nach der erfolgreichen Registrierung wird bereits alles für einen geregelten Einlass zur Veranstaltung vorbereitet. Mit der Registrierungsbestätigung werden QR-Code-Tickets versendet, die einen schnellen Check-in ermöglichen und die digitale Gästeliste immer up-to-date halten.
   

Mit diesen fünf Schritten integriert sich euer Einladungsmanagement optimal in euren Eventplanungsprozess. Automatisiertes Einladungsmanagement, das auf einer Software für digitales Teilnehmermanagement beruht, erleichtert die Verwaltung von Zu- und Absagen und dient der Planungssicherheit. Gleichzeit wird der Prozess auch für die Gäste übersichtlich und leicht zu bedienen.