Wiesn Zeit – eigentlich die schönste Saison in München

Der September steht ja in München bekanntlich ganz im Zeichen des Oktoberfests. Doch in diesem Jahr ist leider alles ein wenig anders. Statt Wiesn-Spaß stehen weiterhin Social Distancing und Kontaktverfolgung auf dem Plan. Wie so viele trifft die Corona-Krise das Oktoberfest und alle Beteiligten besonders hart. Auch wenn die Absage 2020 ein notwendiger und verantwortungsbewusster Schritt war, so tut er in diesen Wochen doch besonders weh. Keine Mass, keine gebrannten Mandel, kein Teufelsrad und keine Geselligkeit. Leider. Ein wenig trösten können wir uns mit Koa-Wiesn-Krügen und T-shirts (alle Einnahmen werden für einen guten Zweck gespendet), einer kontrovers diskutierten Serie (Oktoberfest 1900) und natürlich mit den Wirtshaus-Wiesn im kleinen Rahmen und unter Einhaltung der aktuellen gesetzlichen Hygienebestimmungen inklusive Kontaktverfolgung aller Besucher.

Als Münchner Unternehmen sind wir der Wiesn natürlich besonders verbunden, insbesondere weil wir seit 2016 ein Reservierungssystem für die Festzelte auf dem Oktoberfest entwickeln und betreiben. Wir bilden die gesamten Prozesse eines Reservierungsbüros digital ab: von der Tisch-Verfügbarkeit über Online-Reservierungen und Rechnungsversand bis zur Verzehrgutschein-Verwaltung und dem Einlassmanagement vor Ort. Auch wir bedauern, dass das Oktoberfest nicht wie geplant stattfinden kann – trotzdem müssen wir nach vorne schauen, jetzt erst Recht.

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Zuverlässige Kontaktverfolgung für coronakonforme Eventplanung

Weil wir positiv in die Zukunft blicken, bereiten wir uns schon jetzt auf die Wiesn 2021 vor und passen unsere Software den aktuellen Anforderungen an. Denn nicht nur das Oktoberfest, auch andere Veranstaltungsformate werden wohl noch eine ganze Weile spezifischen Hygienebedingungen unterliegen und Veranstalter*innen vor besondere Herausforderungen stellen. Deshalb integrieren wir eine lückenlose Kontaktverfolgung sämtlicher Reservierungen – gerne auch bis auf die Einzelperson – in das bestehende System.

Digitales Teilnehmermanagement erleichtert die Kontaktverfolgung. Die Gästeliste hält sämtliche Teilnehmer der Veranstaltung fest und durch den digitalen Check-in kann kontaktlos und DSGVO-konform nachvollzogen werden, dass die Gäste angekommen sind. Bei größeren Veranstaltungen können gesonderte Check-ins für Teilbereiche des Events eingerichtet werden, sodass im Falle einer Infektion nachvollziehbar ist, welche Gäste miteinander in Kontakt gekommen sein könnten.

Erfolgt der Check-in über einen QR-Code Scan sind weder Stift noch Papier nötig – eindeutig die hygienischere Lösung und definitiv diskreter als offene Listen in denen Gäste sich untereinander eintragen können.

Nicht nur während des Einlassprozesses bewährt sich die digitale Kontaktverfolgung, sollte es tatsächlich nötig sein auszumachen, wer mit wem in einem Raum oder an einem Tisch gesessen hat und und zur Kontaktperson eines potenziellen Covid-19-Überträgers geworden sein könnte, so muss kein Wust von Papierzetteln oder Listen sortiert und gesichtet werden. In der digitalen Gästeliste lassen sich Räume, Personen, Check-in Zeiten je nach Anlage und Bedarf filtern. So sind wichtige und zeitkritische Informationen innerhalb weniger Minuten verfügbar.

Mit AirLST bieten wir ein zuverlässiges und innovatives System für Teilnehmermanagement und Reservierungen an, das auch auf kurzfristige Herausforderungen – wie neue Sicherheitskonzepte und Hygienemaßnahmen – flexibel reagieren kann. Da zur Zeit nicht absehbar ist, wie sich Virus und die entsprechenden Gegenmaßnahmen entwickeln, sind dynamische anpassbare Konzepte, Systeme und Hilfsmittel essenziell. Das gibt Veranstalter*innen Planungssicherheit und erweitert ihren Handlungsspielraum.

Wir freuen uns, wenn es im September 2021 dann endlich wieder heißt: „O'zapft is“ und wir auch in Sachen Wiesn wieder durchstarten können. Bis dahin werden wir noch einige Erfahrungen mit hygienekonformen Events sammeln und auf eine enge und dynamische Zusammenarbeit mit Veranstaltungsprofis aus allen Branchen setzen.