Wie organisiert man eine Jahreshauptversammlung online

Wie organisieren Aktiengesellschaften die jährliche Hauptversammlung während einer Pandemie? Einige unserer Kunden machen es vor und laden ihre Aktionäre zu Online-Versammlungen ein. 

Aktien oder Kommanditgesellschaften berufen einmal im Jahr ihre Aktionäre ein, um zentrale Entscheidungen zu treffen, den Aufsichtsrat zu wählen, Restrukturierungen zu beschließen oder Dividenden auszuschütten. Covid-19 und die pandemiebedingten Einschränkungen werden Unternehmen, aber auch Vereine 2022 wie schon 2020 und 2021 dazu zwingen, alternative Formate für ihre Hauptversammlung oder Mitgliederversammlungen zu finden. 

Die Rechtsgrundlage

Bereits Ende März 2020 hat der deutsche Bundestag mit Covid-19-G ein Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht verabschiedet. Im Artikel 2 § 1 sind hier Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie festgelegt. Vorerst bis zum 31.08.2022 dürfen Versammlungen ohne die physische Präsenz der Aktionäre als virtuelle Hauptversammlung abgehalten werden. Dabei müssen einige Bedingungen erfüllt werden:

• Die gesamte Versammlung muss in Bild und Ton übertragen werden
• Die Aktionäre müssen ihr Stimmrecht ausüben können (oder eine Vollmacht dazu erteilen können)
• Die Aktionäre müssen Fragen stellen können 
• Es muss in bestimmten Fällen die Möglichkeit zum Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung eingeräumt werden
  
  

Wie wird eine Jahreshauptversammlung virtuell durchgeführt? 

Zunächst werden alle Aktionäre oder Mitglieder fristgerecht zur Hauptversammlung eingeladen. Über einen Link in ihrer Einladung können die Teilnehmer sich mit ihrer persönlichen Identifikationsnummer registrieren oder einen Vertreter festlegen. 

Über unsere virtuelle Plattform werden Redebeiträge und Präsentationen an die Aktionäre übertragen. Kommt es zur Abstimmung, öffnet sich ein Fenster, in dem der abzustimmende Punkt erläutert wird. Die Abstimm-Möglichkeiten werden in Form von drei gut sichtbaren Buttons angezeigt: Zustimmung | Ablehnung | Enthaltung. Ausschüsse, Vorstände oder Gremien werden über Wahllisten mit Ankreuzverfahren gewählt.
Selbstverständlich ist die Abstimmung anonym. Damit die Wahl satzungskonform ist, können nur eingeloggte und authentifizierte Aktionäreihre Stimme jeweils einmal abgeben. Damit Abstimmungen und Wahlen auch im Virtuellen geheim und langfristig sicher sind, ist die DSGVO-konforme Datenverarbeitung ein Keyfeature. Die AirLST-Server stehen in Deutschland, sodass sensible Daten wie solche bei Hauptversammlungen erhobenen den höchsten Datenschutzbestimmungen genügen. 

Fallstricke

Hauptversammlungen sind komplexe Prozesse, die die Unternehmens-Zukunft maßgeblich prägen und strengen rechtlichen Vorgaben folgen müssen. Deshalb muss die Hauptversammlung exakt und satzungskonform vorbereitet werden. Wo kann es Stolperfallen geben? 

• Gewichtung von Stimmen
  In detaillierter Feinabstimmung muss vorab geklärt werden, wessen Stimme wie gewichtet wird. Denn je nach Anteilsvolumen kann die Stimme eines Aktionärs unterschiedliche Gewichtung erfahren. 
• Möglichkeiten für Rückfragen einrichten
  Damit Abstimmungen rechtssicher angenommen werden können, muss den Aktionären die Möglichkeit eingeräumt werden, Rückfragen zu stellen. Am einfachsten geht das über ein Live-Chat-Tool. Fragen können aber auch vorab eingefordert werden. 
• Dokumentation sicherstellen
  Damit die Beschlüsse der Hauptversammlung revisionssicher sind, muss eine Dokumentation den Prozess nachvollziehbar machen. 
• Auf eine zuverlässige virtuelle Plattform setzen
  Hauptversammlungen haben eine hohe Teilnehmerzahl und während der Abstimmungen generieren diese Teilnehmer viel Traffic auf den Servern. Deren Kapazitäten müssen auf die geplante Hauptversammlung ausgerichtet sein und ausfallsicher funktionieren.
  

Fazit

Der Gesetzgeber hat die Voraussetzungen für virtuelle Hauptversammlungen geschaffen und damit eine unkomplizierte Möglichkeit, Aktionäre auch während Kontaktbeschränkungen oder Lockdown zusammenzubringen. Für die Organisierenden von Hauptversammlungen gilt es auf ein professionelles und zuverlässiges System zu setzen, das eine rechts- und revisionssichere Abwicklung gemäß der DSGVO garantiert. Die Bedingungen und Voraussetzungen für physische Versammlungen lassen sich mit anderen Mitteln auch im Virtuellen umsetzen. Die Erfahrungen aus den letzten beiden Jahren zeigen zudem, dass virtuelle Hauptversammlungen effizienter organisiert sind und die Programmpunkte in kürzerer Zeit abgehandelt werden können.