7 gute Gründe für virtuelle Events

In virtuellen Events steckt Potenzial

Dass die Digitalisierung von Veranstaltungen durch die Einschränkungen der Corona Pandemie einen großen Sprung gemacht hat ist eindeutig. Neue digitale Formate und Lösungen für virtuelle Veranstaltungen werden ausprobiert und gefördert. Inhalte werden neu aufbereitet und werden auch langfristig in Form von virtuellen Events eine neue Veranstaltungskategorie bilden, die mehr als ein Substitut für physische Events ist. Die Vorteile sind nicht von der Hand zu weisen. Wir haben die sieben wichtigsten für euch zusammengestellt:

1. Planungssicherheit statt Absagen oder Verschiebungen

Das ist in unseren Augen einer der wichtigsten Punkte, insbesondere in Anbetracht der schwer vorauszusagenden Entwicklung von Infektionszahlen und der entsprechenden Maßnahmen. In den vergangenen Monaten haben wir diverse Auflagen und immer wieder die Begrenzung von zugelassenen Teilnehmerzahlen erlebt. Veranstaltungen, die im Frühjahr in den Herbst geschoben wurden, müssen ein weiteres Mal umdisponiert oder endgültig abgesagt werden, weil sie in die nächste Welle fallen. Das verunsichert Planer*innen, Unternehmen und Teilnehmer*innen. Virtuelle Events sind ohne drohende Absage oder Verschiebung für viele Veranstaltungsformate die bessere Alternative.

2. Reichweite steigern

Ein nicht zu unterschätzender positiver Faktor für virtuelle Events ist die große Reichweite, die eine Veranstaltung im digitalen Format erreichen kann. Ohne Reiseaufwand und -kosten können Unternehmen mehr Mitarbeiter*innen den Besuch einer Veranstaltung ermöglichen. Die Reichweite zum Beispiel einer Produktvorstellung kann so immens gesteigert werden. Teilnehmer sind weder an Zeit noch an den Ort gebunden, insbesondere wenn das Event langfristig in einer virtuellen Mediathek zur Verfügung gestellt wird. Und Unternehmen sparen nicht nur Reiskosten, sondern auch Zeit ihrer Mitarbeiter*innen, ein virtuelles Event kann vom Arbeitsplatz aus besucht werden: das reduziert Ausfallzeiten. Außerdem können mit virtuellen Events Zielgruppen erreicht werden, die physische Events zum Beispiel aus gesundheitlichen Gründen nicht besuchen können. In diesem Sinne fördern virtuelle Events auch die Barrierefreiheit und haben einen integrativen Charakter.

3. Kostenreduktion

Ja, auch virtuelle Events gibt es nicht zum Nulltarif und die Kosten für eine zuverlässige technische Infrastruktur, wie zum Beispiel Serverkapazitäten und ein überzeugendes Design sind wahrscheinlich oft höher als zunächst angenommen. Trotzdem lässt sich generell sagen, dass virtuelle Events weniger kostenintensiv sind als physische Veranstaltungen. Regulär nimmt die Miete für angemessene Veranstaltungslocations einen großen Teil des Budgets ein, insbesondere wenn spezielle Anforderungen bestehen oder eine Top Location in bester Lage gefragt ist. Diese Kosten entfallen oder werden zum Teil  in das Design und die Programmierung einer virtuellen Event-Location gesteckt. Auch Posten wie Reisekosten, Messebau, Catering, Veranstaltungstechnik, Dekomaterial und Printmaterialien fallen weg und sorgen für eine Kostenreduktion. Die Kosten werden allerdings nicht nur auf der Seite der Produzent*innen gesenkt, sondern auch auf der Seite der Besucher*innen, vor allem wenn es um Business-Events geht. Reise- und die Unterbringungskosten führen häufig dazu, dass nur einige wenige Mitarbeiter*innen eines Unternehmens an Veranstaltungen teilnehmen. Können Veranstaltungen virtuell besucht werden, so senkt das die Kosten für die Unternehmen, gleichzeitig können mehr Mitarbeiter*innen zu dem Event angemeldet werden.

4. Zeitliche und räumliche Flexibilisierung

Die Wunschlocation ist zum Termin nicht verfügbar oder fasst nicht die geplante Teilnehmerzahl? Es ist eine kurzfristige Veranstaltung ohne viel Vorlaufzeit geplant? Oder passen Location, Termine und alles andere, aber die Hotels vor Ort sind ausgebucht? Viele Hindernisse für ein erfolgreiches Event entstehen bei der Planung eines virtuellen Events gar nicht erst. Nie war die Veranstaltungsplanung flexibler. Virtuelle Event-Venues lassen sich bis ins Detail an die Anforderungen der Veranstaltung anpassen. Auch muss nicht jeder Inhalt allein im Live Stream transportiert werden, sodass die Veranstaltung flexibel und über Zeitzonen hinweg unkompliziert besucht werden kann. Virtuelle Events fördern somit die zeitliche und räumliche Flexibilisierung von Veranstaltungen.

5. Datenanalyse in Echtzeit

Je spezifischer die Daten, desto genauer die Evaluation. Wann ist der Live-Stream am besten besucht? Welche Videos werden in der Mediathek am häufigsten angeklickt? Wie lange werden Breakout-Rooms besucht und welcher virtuelle Messestand ist besonders beliebt? Gezielte Datenerhebung ist auf virtuellen Events ein großes Plus. Die Teilnehmeraktivität ist viel transparenter zu messen als bei physischen Events. Klar, eingeloggte Besucher und datentrackende Seiten ergeben zusammen eine produktive Synthese. Auf virtuellen Events werden zahlreiche Informationen zu Zielgruppen gesammelt. Über das Tracking und Reporting werden Seitenaufrufe, Teilnehmeraktivitäten, Interaktionen und Rankings erstellt, die von den Veranstalter*innen in erfolgreiche Leads umgewandelt werden. Der Erfolg des virtuellen Events kann so präzise gemessen werden.

6. Personalisierte Inhalte

Kaum ein Format eignet sich besser um personalisierte Inhalte zu vermitteln als virtuelle Events. Personalisierte Ansprache und individuelle, maßgeschneiderte Inhalte holen die Gäste ab und sorgen für längere Verweildauer auf der virtuellen Veranstaltung. Egal ob online oder offline, Gäste sollten immer persönlich angesprochen und eingeladen werden. Nach diesem grundlegenden Schritt gehören eine individuelle Agenda, Vorschläge für besonders relevante Vorträge, Messestände oder Produktpräsentationen zum Individualpaket. Über persönliche Einladungslinks und durch bei der Registrierung hinterlegte Informationen können Gäste spezifischen Gruppen zugeordnet werden, für die jeweils passende Informationen und Vorschläge hinterlegt werden. Auch geführtes Matchmaking und Netzwerken kann über genaue Teilnehmerprofile optimiert werden und geht auf die individuellen Anforderungen der Gäste ein.

7. Nachhaltige und innovative Formate entwickeln

Wer jetzt vorne mit dabei ist, kann Trends setzen. Virtuelle Events sind nichts völlig neues, ihre Frequenz, Verbreitung und ihr Impact erleben jedoch gerade einen Peak. Jetzt ist der beste Zeitpunkt, um mit Formaten zu experimentieren und herauszufinden, wie das beste virtuelle Event aussehen kann. Innovationen sind gefragt, nicht nur bei der technischen Umsetzung, auch im Design, das Look & Feel der virtuellen Events prägt und natürlich beim Content. Wie werden Inhalte bei virtuellen Events nachhaltig vermittelt? Wie wird Nähe virtuell erzeugt? Wie Netzwerken wir virtuell? Jetzt prägen wir die Veranstaltungen der Zukunft, eine Chance, die es zu nutzen gilt.