Digitale Events als alternatives Veranstaltungsformat

Wie digitale Events die Eventbranche verändern

Zur Zeit befindet sich die Eventbranche in einer außergewöhnlichen Lage: die Corona-Pandemie hat ein Veranstaltungsverbot zur Folge. Um die Infektionskette zu unterbrechen und den exponentiellen Anstieg der Infektionen zu verlangsamen, werden unzählige Events verschoben oder abgesagt. 

Das ist wichtig und richtig und für die Branche trotzdem ein ernstes wirtschaftliches Problem. Um nicht in völligen Stillstand zu geraten, sind deshalb alternative Formate umso wichtiger. Können digitale Events hier eine Lösung sein? ‍

In Kontakt bleiben

‍Veranstaltungen sind Plattformen, die Menschen zusammenbringen. Hier werden Innovationen vorgestellt, Netzwerke gepflegt, Trends herausgebildet und Wissen ausgetauscht. Wenn keine Events stattfinden, entsteht eine Leerstelle. Deshalb sind die Fragen jetzt auch: Gibt es Alternativen zur persönlichen Begegnung? Können geplante Veranstaltungen in andere Formate transformiert werden? Können wir dank Digitalisierung und neuer Technologien aus analogen Events auch digitale Events machen? Und vor allem: Wie bleiben wir miteinander in Kontakt? 

Die gute Nachricht ist: die Branche ist vorbereitet und fängt nicht bei Null an. Digitalisierung ist im Eventbusiness ein fundierter und nachhaltiger Trend. Schon 2017 bestätigen 75% der Veranstalter in einer Xing Studie, dass die Digitalisierung eine Optimierung ihrer Eventmanagement-Prozesse mit sich bringt. Auch wenn wir bisher eher selten rein digitale Events veranstalten, so sind inzwischen zahlreiche Tools, die wir für die Organisation von Events verwenden digital: Digitales Teilnehmermanagement erleichtert die Verwaltung von Gästen, digitales Ticketing ermöglicht den Teilnehmern maximale Flexibilität, Event-Apps helfen den Besuchern bei der Planung und Orientierung. Außerdem erweitern Live-Übertragungen die Reichweite von Botschaften und vertiefen Webinare Wissen ohne Standortbindung. 

Bisher sind solche Tools Komponenten, mit denen wir analoge Events begleiten und unterstützen. In Zeiten wie diesen, können sie kompensieren und die Infrastruktur für digitale Events und alternative Formate bilden. AirLST bietet eine Plattformlösung für virtuelle Events mit umfangreichen Funktionen an und hat seinen Service für digitale Events erweitert.

Natürlich ist eine solche Verlegung in den digitalen Raum nicht für jedes Veranstaltungsformat geeignet, doch insbesondere Events, die Information und Netzwerk in den Vordergrund stellen, sind hier im Vorteil. Gemeinsamer Ausstausch im Vordergrund. Veranstaltungen wie Mitarbeiterschulungen, Workshops oder Panel Talks können deshalb relativ leicht in den virtuellen Raum verlegt werden. Wie sieht das aus? Welche Mittel werden für digitale Events benötigt? 

Vorraussetzungen

• Eine funktionierende Struktur für übersichtliche E-Mail Kommunikation
• Eine Landingpage, um Informationen strukturiert bereitzustellen
• Moderierte Social Media Kanäle 
• Bereitstellung von Videomaterial 
• Ein Umfrage-Tool, mit dem Stimmungsbilder eingeholt werden können
• Kommunikationstools mit Chat- und Videokonferenz-Funktionen 

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Wie können digitale Events und Veranstaltungsalternativen aussehen?

Fall 1: Die digitale Mitarbeiterschulung

‍Auf einer Landingpage stellen Sie Inhalte und Ziele des Kurses vor und ermöglichen eine Registrierung zum Kurs. Sobald Ihre Teilnehmer sich angemeldet haben, erhalten sie ihr Kursmaterial per Email. Ergänzende Videos können über die Landingpage zur Verfügung gestellt werden und mit einem Umfragetool fragen Sie Stimmungsbilder und das neue Wissen ab. Ergänzend können dazu Diskussionsgruppen auf Ihren Social Media Kanälen entstehen, die den Teilnehmern einen direkten Austausch miteinander erlauben. So schnell werden aus Ihren Mitarbeiterschulungen digitale Events.

Fall 2: Der Live Stream

‍Sie haben hochkarätige Experten für eine Panel Diskussion gewinnen können und jetzt fällt die Veranstaltung aus? Verlegen Sie die Diskussion in einen virtuellen Raum, lassen Sie die Runde diskutieren und streamen Sie die Diskussion live als digitales Event für Ihre Teilnehmer über Facebook, YouTube, die eigene Website oder andere Plattformen. Laden Sie Ihre Teilnehmer zu digitalen Events ein und sorgen Sie für leichte Zugangsmöglichkeiten. Chat-Funktionen ermöglichen Austausch und Fragen an die Experten. Live-Streams sind digitale Events par excellence.

Fall 3: E-Mail Kommunikation

‍So einfach und so bewährt. In einer E-Mail können Sie jeden Adressaten persönlich ansprechen. Stetige Kommunikation und Transparenz sind essentiell, auch wenn noch unklar ist, wie es weitergeht. Je nach Veranstaltungsformat, können Sie auch ihre Inhalte über diesen Weg vermitteln. Über E-Mail-Kommunikation bleiben Sie in Kontakt und können Ihre Nachrichten schnell und unkompliziert verbreiten. Sie haben einen direkten Draht zu Ihren Teilnehmern und können flexibel auf Fragen und Situationsänderungen reagieren. 

Fazit über digitale Events

‍Auch wenn die Atmosphäre einer Live-Veranstaltung und der persönliche Kontakt einzigartig sind, können digitale Technologien uns dabei helfen die aktuelle Situation zu meistern. Für eine – hoffentlich kurze – Weile verlagern sich Veranstaltungen in den digitalen Raum und können hier für Innovationen sorgen, sodass wir in Zukunft mit einer noch stärkere Verschmelzung von analog und digital in Feld der Veranstaltungsbranche rechnen können. Digitale Events und alternative Kommunikationsstrategien können jetzt für einen kontinuierlichen Kontakt sorgen, an den wir analog anknüpfen können, sobald die Situation es wieder zulässt.